Sie unterstützen die Hausleitung in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben im Vorzimmer und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Ministerbüro.
Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:
- Vertretung der Vorzimmerkräfte des Ministers und der Staatssekretäre.
- Vorbereiten, Koordinieren und Überwachen von Terminen der Hausleitung.
- Organisation und Nachverfolgung des Posteingangs sowie Fristenüberwachung.
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen.
- Organisation und Planung von Dienstreisen.
- Reisemanagement der Hausleitung und Mitreisender.
- Erstellung von Schreiben, Glückwunschkarten etc.
- Aufbau und Pflege von Verteilern.
- Allgemeine Büroorganisation und Unterstützung bei administrativen Aufgaben.
Der Arbeitsplatz erfordert zeitweise die Bereitschaft zum Einsatz auch außerhalb der üblichen Dienstzeiten.
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Abgeschlossene verwaltungsnahe oder kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/ Verwaltungsfachangestellter oder vergleichbar).
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Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Vorzimmerbereich, idealerweise im öffentlichen Dienst.
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Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel) sowie in Kommunikations- und Videokonferenzsystemen.
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Organisationsgeschick, ausgeprägte Serviceorientierung und Diskretion.
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Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
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Freundliches, sicheres und professionelles Auftreten – persönlich und telefonisch.
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Teamfähigkeit sowie hohe Belastbarkeit und Flexibilität.
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Attraktive fachliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten, Coaching- und Mentoringangebote im Rahmen der Personalentwicklung, zielgerichtete Weiterbildungsangebote, Möglichkeit zur fachlichen Weiterentwicklung des eigenen Aufgabengebietes
- Zukunftssicherer Arbeitgeber, Zukunftssicherer und krisensicherer Arbeitgeber mit tariflichen Leistungen, Teilzeit möglich, Gütesiegel Familienfreundlicher Arbeitgeber Land Hessen
- Attraktive Leistungen und Vergünstigungen, LandesTicket: kostenfreie Nutzung des ÖPNV in ganz Hessen, Angebote der Gesundheitsvorsorge, Betriebliche Altersvorsorge (VBL), Vergünstigter Zugang zu Gesundheits- und Sporteinrichtungen, Parkhausnutzung inkl. E-Ladesäulen
HABEN WIR IHR INTERESSE GEWECKT?
Bitte senden Sie Ihre vollständige Bewerbung bis zum 24.09.2026 per E-Mail an: [email protected]. Bitte fügen Sie folgende Unterlagen in einem PDF-Dokument bei:
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Bewerbungsschreiben,
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Lebenslauf,
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Qualifikationsnachweise,
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ein aktuelles Zwischenzeugnis (nicht älter als ein Jahr).
Alternativ ist eine Bewerbung auch über das Bewerberportal des Landes Hessen möglich.
WISSENSWERTES
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Eine Besetzung kann bis in die Entgeltgruppe 9b TV-H (je nach Qualifikation und Erfahrung) erfolgen.
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Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
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Unser Ziel ist eine Erhöhung des Frauenanteils. Bewerbungen von Frauen sind daher besonders erwünscht.
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Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
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Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten finden Sie hier.
Für fachliche Rückfragen steht Ihnen Herr Bennighof, Tel.: 0611/815-1057, bei Fragen zum Verfahren Frau Schneider, Tel.: 0611/815-1119, zur Verfügung.
