Als Office Manager / Teamleitung Shared Services bist du die organisatorische Schnittstelle unseres zentralen Dienstleistungszentrums und gestaltest unsere internen Abläufe aktiv mit:
- Digitales Post- & Dokumentenmanagement: Du übernehmst eigenverantwortlich den täglichen Posteingang für die Gruppengesellschaften, scannst Dokumente rechtssicher und ordnest sie digital in unserem Dokumentenmanagement-System zu.
- Office & Facility Management: Du betreust unser modernes Shared Office, bist Ansprechpartner/in für Mitarbeiter, Untermieter sowie Gäste und sorgst für eine erstklassige Büroinfrastruktur (Verbrauchsmaterialien, Empfang, Wohlfühlatmosphäre).
- Provider- & Schnittstellenmanagement: Du bist die zentrale Kontaktperson für externe Dienstleister (IT-Systemhaus, Telekommunikation, Drucker-Leasing, Gebäude-Services) und steuerst Verträge sowie Störungsmeldungen lösungsorientiert.
- Prozessgestaltung: Du arbeitest eng mit unserer internen Finanzbuchhaltung zusammen und optimierst kontinuierlich administrative Abläufe hin zu einem papierarmen, voll digitalen Büro.
Das bringst du mit
- Qualifikation: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Immobilienkaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Erfahrung: Mindestens 2–3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Office Management, Assistenz, Verwaltung oder Shared Services.
- IT-Affinität: Sehr sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie Erfahrung im Umgang mit digitalen Dokumentensystemen und IT-Dienstleistern.
- Persönlichkeit: Du bist ein Organisationstalent mit hoher Dienstleistungsmentalität, arbeitest strukturiert, selbstständig und diskret.
- Haltung: Eine pragmatische „Hands-on“-Einstellung – du siehst, wo angepackt werden muss, und bringst eigene Ideen gerne ein.
Das bieten wir dir
- Gestaltungsspielraum: Die Chance, eine zentrale Service-Einheit in einer wachsenden Unternehmensgruppe aktiv mitaufzubauen und eigene Standards zu setzen.
- Planbare Flexibilität: Eine attraktive Teilzeitstelle (ca. 20 Std./Woche), die sich ideal mit Familie oder anderen Lebensentwürfen vereinbaren lässt (z. B. feste Arbeitszeiten im Vormittagsbereich).
- Moderne Arbeitswelt: Ein digitalisiertes, papierarmes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen direkt zur Unternehmensführung.
- Sicherheit & Perspektive: Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem stabilen Gruppenverbund.
- Fairness: Eine attraktive, leistungsgerechte Vergütung sowie eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre auf Augenhöhe.
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Leistungen:
Arbeitsort: Vor Ort
