Assistenz der Geschäftsführung / Büro- & Projektassistenz (m/w/d)
Für unser wachsendes Bau- und Handwerksunternehmen in Berlin suchen wir eine zuverlässige, selbstständige und organisationsstarke Assistenz, die die Geschäftsführung sowohl im Büro als auch bei organisatorischen Aufgaben auf unseren Baustellen unterstützt.
Wir suchen ausdrücklich jemanden, der mitdenkt, Verantwortung übernimmt und den Überblick behält.
Deine Aufgaben
- Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
- Bearbeitung und Koordination von E-Mails, Telefonaten und Kundenanfragen
- Terminplanung und Organisation von Besichtigungen
- Kundenanfahrten und Vor-Ort-Termine
- Aufmaße bei Kunden und auf Baustellen durchführen und dokumentieren
- Aufnahme und Dokumentation der gewünschten Arbeiten als Grundlage für Angebote und Kostenvoranschläge
- Vor- und Nachbereitung von Kunden- und Baustellenterminen
- Unterstützung bei der Erstellung und Vorbereitung von Angeboten, Rechnungen und Nachträgen
- Kontrolle von Arbeitszeiten, Baustellendokumentationen und eingehenden Unterlagen
- Kontrollfunktion bei laufenden Projekten und organisatorische Nachverfolgung offener Aufgaben
- Kommunikation mit Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Bauleitern
- Vorbereitung und Zusammenstellung von Belegen, Rechnungen und weiteren Unterlagen für den Steuerberater
- Überwachung von Fristen, offenen Angeboten, Rechnungen und Zahlungseingängen
- Allgemeine Büroorganisation und strukturierte Dokumentenablage
- Unterstützung bei Materialbestellungen und Baustellenorganisation
- Direkte Rückmeldung an die Geschäftsführung bei Problemen oder Abweichungen
Das solltest du mitbringen
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
- Selbstständige, gewissenhafte und strukturierte Arbeitsweise
- Sicheres und freundliches Auftreten gegenüber Kunden
- Keine Scheu davor, auch Baustellen und Kunden vor Ort zu besuchen
- Technisches Verständnis bzw. Interesse am Bau- und Handwerksbereich
- Sicherer Umgang mit PC, E-Mail und den gängigen Office-Anwendungen
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
- Führerschein Klasse B
- Erfahrung im Baugewerbe, Handwerk, in der Immobilienbranche oder als kaufmännische Assistenz ist von Vorteil, aber kein Muss
Was uns besonders wichtig ist
Wir suchen keine reine Empfangs- oder Telefonkraft. Die Position soll die Geschäftsführung aktiv entlasten. Du solltest Aufgaben selbstständig verfolgen, fehlende Informationen einholen, Termine und Fristen im Blick behalten und auch darauf hinweisen, wenn etwas vergessen wurde oder nicht nach Plan läuft.
Du bekommst dafür einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit viel Eigenverantwortung und direkten Einblick in die kaufmännische und operative Führung eines Bauunternehmens.
Arbeitsort: Berlin und Umgebung
Position: Büro- & Projektassistenz / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Arbeitszeit: Nach Vereinbarung
Wir freuen uns über eine kurze Bewerbung mit einigen Informationen zu dir, deinem bisherigen beruflichen Werdegang, deiner möglichen Arbeitszeit und deinem frühestmöglichen Starttermin.
Gehalt: 13,90€ - 25,85€ pro Stunde
Leistungen:
- Firmenevents
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Weiterbildungsprogramme
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 12169 Berlin
