Wir suchen einen Mitarbeiter Entgeltabrechnung / Payroll Administration (m/w/d) für unsere Firmenzentrale in Gelsenkirchen.
Ziel der Funktion
Als Mitarbeiter Entgeltabrechnung / Payroll Administration (m/w/d) sind Sie für die korrekte und termingerechte Vorbereitung, Kontrolle und administrative Begleitung der Entgeltabrechnung verantwortlich. Sie bilden die Schnittstelle zwischen den Mitarbeitenden, den operativen Abteilungen, HR und dem externen Payroll-Dienstleister. Sie sorgen dafür, dass Personalstammdaten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und abrechnungsrelevante Änderungen vollständig und korrekt in unseren Systemen erfasst und verarbeitet werden.
Vorbereitung und Kontrolle
- Vorbereitung und administrative Begleitung der monatlichen Entgeltabrechnung
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Erfassung und Kontrolle aller abrechnungsrelevanten Änderungen
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Prüfung von Arbeitszeiten, Überstunden, Zuschlägen, Spesen und sonstigen Vergütungsbestandteilen
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Durchführung der Stundenkontrolle und Klärung festgestellter Abweichungen
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Kontrolle der Abrechnungsergebnisse und Weiterleitung von Korrekturen an Infoniqa
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Überwachung der monatlichen Payroll-Termine und Einhaltung der vereinbarten Fristen
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Unterstützung bei Korrekturabrechnungen sowie Ein- und Austrittsabrechnungen
Personaladministration
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Erfassung neuer Mitarbeitender sowie Pflege und Aktualisierung von Personalstammdaten
- Verarbeitung von Eintritten, Austritten und Vertragsänderungen
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Erfassung beziehungsweise Kontrolle von Änderungen bei Arbeitszeit, Vergütung, Bankverbindung, Steuer- und Sozialversicherungsdaten
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Prüfung der Vollständigkeit der für die Entgeltabrechnung erforderlichen Unterlagen
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Pflege der digitalen und, soweit erforderlich, physischen Personal- und Abrechnungsunterlagen
Arbeitszeit und Abwesenheiten
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Kontrolle der erfassten Arbeits- und Abwesenheitszeiten
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Prüfung der Urlaubsbuchungen
- Abstimmung und Klärung von Differenzen zwischen den verschiedenen Systemen
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Durchführung beziehungsweise Überwachung der AU-Abfragen
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Verarbeitung von Krankmeldungen und sonstigen Fehlzeiten
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Abstimmung unklarer oder fehlender Zeitbuchungen mit Mitarbeitenden und Führungskräften
Kommunikation und Service
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Ansprechpartner für Mitarbeitende und Führungskräfte bei Fragen zur Entgeltabrechnung, Arbeitszeit und zu Abwesenheiten
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Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonanrufen und E-Mails
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Beantwortung allgemeiner abrechnungsbezogener Fragen
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Weiterleitung komplexer lohnsteuer- oder sozialversicherungsrechtlicher Fragestellungen an unseren Dienstleister beziehungsweise die zuständigen Fachstellen
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Nachverfolgung offener Anfragen und Tickets bis zur vollständigen Klärung
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Zusammenarbeit mit HR, Finance, Controlling und den operativen Abteilungen
Zusammenarbeit Payroll-Dienstleister
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Vollständige und termingerechte Übermittlung der monatlichen Payroll-Mutationen
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Prüfung und Nachverfolgung der übermittelten Anfragen und Tickets
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Kontrolle, ob vereinbarte Aufgaben, Abfragen und Korrekturen vollständig durchgeführt wurden
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Dokumentation und Eskalation von Abweichungen oder nicht fristgerecht bearbeiteten Vorgängen
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Abstimmung über besondere Abrechnungsfälle und erforderliche Folgemaßnahmen
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Eine sichere Anstellung in einem wachsenden Familienunternehmen
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Eine fundierte Einarbeitung sowie ein eigenverantwortlicher Aufgabenbereich
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Ein kollegiales Betriebsklima, flache Hierarchien und Freiraum zur Mitgestaltung an Prozessen und Weiterentwicklungen
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Für diese Position ist eine Einstiegs-Gehaltsspanne von 40.800 €/brutto bis 48.000 €/brutto pro Jahr vorgesehen – abhängig von Ihrer Erfahrung und Ihren Qualifikationen
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Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise mit Schwerpunkt Personal, Entgeltabrechnung oder Finanzbuchhaltung
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Erste Berufserfahrung in der Personaladministration oder Entgeltabrechnung ist wünschenswert
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Grundkenntnisse im deutschen Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht
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Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook
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Erfahrung mit AFAS, Dynamics NAPA und FleetHours sind von Vorteil, aber kein Muss
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Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
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Englisch- oder Niederländischkenntnisse sind von Vorteil
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Sehr sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein
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Diskretion, Vertraulichkeit und die Fähigkeit Fristen und Prioritäten zu überwachen
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Serviceorientierte und klare Kommunikation sowie ausgeprägte Teamfähigkeit
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Eigeninitiative und konsequente Nachverfolgung offener Vorgänge
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Analytisches Denkvermögen und ein gutes Verständnis für Zahlen und Zusammenhänge
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Belastbarkeit, insbesondere während der monatlichen Abrechnungsphase
Contact persons: Julia Wallraf
Location: Gelsenkirchen
Type: DE Office
