Über uns
Die Fokus MSP GmbH ist ein spezialisierter Software-Distributor für Managed Service Provider und Systemhäuser in der DACH-Region. Von Hannover aus betreuen wir mit unserem Team über 1.300 Partner und vertreiben führende IT-Security- und Software-Lösungen namhafter Hersteller.
Ihre Rolle
Wir suchen eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die unseren Geschäftsführer im Tagesgeschäft entlastet und zugleich unser Rechnungswesen aktiv unterstützt. In dieser vielseitigen Doppelrolle sind Sie zentrale Schnittstelle im Unternehmen: Sie koordinieren Termine, bereiten Meetings vor, halten der Geschäftsführung den Rücken frei – und sorgen im Rechnungswesen dafür, dass Forderungen, Verbindlichkeiten und Zahlungsverkehr zuverlässig laufen.
Ihre AufgabenAssistenz der Geschäftsführung
- Terminmanagement 360°: Proaktive Planung, Koordination und Überwachung aller geschäftlichen sowie privaten Termine der Geschäftsführung, inklusive Reiseplanung und -abrechnung.
- Meeting-Organisation: Vor- und Nachbereitung von internen Besprechungen sowie Terminen mit Herstellern und Partnern, inklusive Unterlagen und Protokollen.
- Entlastung im operativen Tagesgeschäft: Eigenverantwortliche Übernahme von Sonderaufgaben und Projekten zur direkten Unterstützung der Geschäftsleitung.
- Schnittstellenfunktion & Kommunikation: Professionelle schriftliche und telefonische Korrespondenz mit Partnern, Herstellern und Dienstleistern – auf Deutsch und Englisch.
- Privatsekretariat: Koordination privater Verpflichtungen und Besorgungen zur Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs.
Rechnungswesen & Verwaltung
- Debitoren- und Kreditorenmanagement: Verwaltung von Forderungen und Verbindlichkeiten sowie Abwicklung des Zahlungsverkehrs.
- Mahnwesen: Überwachung offener Posten und eigenverantwortliche Durchführung des Mahnwesens.
- Kontenklärung: Selbstständige Klärung von Differenzen und Unstimmigkeiten auf Kundenkonten.
- Kundenkommunikation: Schriftliche und telefonische Betreuung unserer Partner bei Rückfragen zu Rechnungen und Mahnungen.
- Vorbereitende Buchhaltung: Aufbereitung von Belegen und Unterlagen sowie Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater.
Ihre Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Steuerfachangestellte/r) oder vergleichbare Qualifikation
- Nachweisbare Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Verwaltungsfunktion, idealerweise mit Berührungspunkten zum Rechnungswesen
- Grundkenntnisse in der Buchhaltung; Erfahrung in Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung und Mahnwesen wünschenswert
- Kenntnisse in DATEV, einem ERP- oder Warenwirtschaftssystem von Vorteil
- Gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams
- Fließende Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke und ausgeprägte Serviceorientierung
Ihr Profil
- Organisationstalent: Sie behalten auch in stressigen Situationen den Überblick und setzen Prioritäten sicher.
- Diskretion & Loyalität: Absolut vertrauenswürdiger Umgang mit sensiblen geschäftlichen, finanziellen und privaten Informationen.
- Zahlenaffinität: Sie arbeiten gerne genau und haben Freude am Umgang mit Rechnungen, Konten und Zahlen.
- Kommunikationsstärke: Verbindliches Auftreten am Telefon und Freude am direkten Kontakt mit unseren Partnern.
- Eigeninitiative: Sie denken mit, erkennen Handlungsbedarf und packen selbstständig an.
Wir bieten
- Eine abwechslungsreiche Doppelrolle mit direktem Draht zur Geschäftsführung und echtem Gestaltungsspielraum
- Kurze Entscheidungswege in einem wachsenden, inhabergeführten Unternehmen
- Ein kollegiales Team und einen modernen Arbeitsplatz in Hannover
- Strukturierte Einarbeitung in unsere Prozesse und Systeme
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, wenn Sie eine proaktive Persönlichkeit mit Organisationstalent und Zahlenverständnis sind und Freude daran haben, Geschäftsführung und Verwaltung tatkräftig zu unterstützen.
Gehalt: 36.000,00€ - 42.000,00€ pro Jahr
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Firmenevents
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenlose Getränke
- Verkehrsanbindung
Arbeitsort: Vor Ort
