In der Verwaltung des Landkreises Märkisch-Oderland ist eine Stelle als
Schulsekretär*in
Oberstufenzentrum Märkisch-Oderland
im Schulverwaltungs-, Kultur- und Sportamt
am Dienstort Strausberg schnellstmöglich zu besetzen.
Ihr Aufgabengebiet:
Sekretariatsarbeit
- Posteingang, Postausgang bearbeiten, einschließlich E-Mails Bearbeitung
- Führung des Schriftverkehrs, einschließlich Diktate
- Durchführung von Kopierarbeiten, Archivierung, Fahrkartenausgabe
- Gewährleistung von Datensicherheit und Datenschutz
- Erstellen von Meldungen spezieller Art (Unfälle, Diebstähle, Einbrüche)
- Ausfertigung von beglaubigten Zeugniskopien
- Telefondienst, Abstimmen von Terminen, Gesprächsnotizen, Registratur und Ablage
- Führung der Urlaubslisten/Krankenlisten für das technische Personal und das staatliche Schulamt, Führung des Archivs, Erste Hilfe Maßnahmen
- Protokollführung
- Anliegen / Anfragen Lehrer/Schüler/Eltern, Besucherverkehr koordinieren
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Anliegen und Anfragen von Mitarbeitenden beantworten ggf. weiterleiten
- Zusammenarbeit mit dem Gesundheitsamt (alle Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Infektionsschutz, u.a. Abfrage Masernimpfung)
- Auskünfte allgemeiner Art, Sicherstellung Betriebsfähigkeit der Multifunktionsgeräte
- Erstellung der Urlaubsplanung für das technische Personal einschl. Bundesfreiwilligendienst
- Führen der Urlaubspendelliste für alle Mitarbeitenden der Einrichtung
- Schlüsselbuch führen, Herausgabe von Schlüsseln und Kontrolle
- Verbandsmaterialien für den Schulbetrieb, Ersthelfer, Verbandsbuch führen (Unfalltagebuch)
- Zählerstandsliste digital führen und weiterleiten
Unterstützung der Schulleitung / Abteilungsleitung
- Nutzung der Online-Anwendungen der Schule (bspw. moodle, next-Cloud, Schul-Cloud, webb-Schule, untis)
- Schülerverwaltung, Unterricht- und Kurszuordnung,
- Eintragen von Fehlzeiten, Erstellen von Schuldokumenten und Zertifikaten
- Pflege der Schülerdaten, Führen der digitalen Schülerakte
- Erarbeiten und Übermitteln von Statistiken an das staatliche Schulamt (u.a. ZENSOS)
- Einrichtung des neuen Schuljahres (weBBschule)
- Schuljahresplan einstellen (Schul-Cloud)
- Sicherung von Noten und Kursbüchern (digital)
- Datenpflege und Bereinigung, Internetrecherche zu aktuellen Meldungen MBJS und Staatliches Schulamt
- Organisatorische Vorbereitung und Mitwirkung bei Schulveranstaltungen, z. B. Tag der offenen Tür, Beratung und Unterstützung Schüler/Eltern
- Meldung landkreisfremder Schüler
- Bearbeitung von Schülerangelegenheiten (Führen der Schülerakten, An- und Abmeldungen)
- Prüfung schulärztliche Untersuchung
- Regelung Besucherverkehr, Zeugnisdruck, Ablage in Schülerakten
- Führung Terminplan Schulleiter (u.a. Termine koordinieren mit Mitarbeitenden und Externen)
- Abiturprüfung, sonstige Abschlüsse (Vorbereitung der Protokolle und anderen Unterlagen)
- Zusammenstellung der Schulanmeldungen und Erstellung Ranking-Liste, Fertigung Abwicklung Schriftverkehr, Anlage Schülerakten, Überwachung der Schulpflicht
- Organisation der Einsichtnahme von Prüfungsarbeiten
- Unterstützung der Gremienarbeit
- Ausstellung und Verlängerung von Schülerausweisen
- Information/Beratung (von Eltern) allgemeiner Art
- Beantragung / Planung / Verwaltung des Budgets Honorarverträge
Schulverwaltungsaufgaben
- Kassen- und Rechnungswesen sowie Arbeit mit dem Haushalt
- Führung der Bürokasse, Rechnungen prüfen, Zahlstellen sowie Abrechnung
- Mitwirkung bei der Beschaffung von Mobiliar, Lehr- und Lernmitteln und weiteren Materialien für den Schulbetrieb
- Haushaltswesen, Haushaltsüberwachung im HKR, RWF, Gebühren kassieren
- Bestätigung der sachlichen Richtigkeit auf Rechnungen und sofortige Weiterleitung
- Mitwirkung bei der Erarbeitung des Haushaltsplanvorschlages (Büromaterial, Lehr- und Lernmittel, etc.)
- Verwaltung des Büromaterials, Zuarbeiten zur Schülerbeförderung (Vorbereitung und Weiterleitung der Anträge), Zuarbeiten Lernmittelfreiheit
- Zusammenstellung von Abrechnungen und Weiterleitung an das Schulverwaltungsamt
- Zusammenarbeit mit dem Bauverwaltungsamt (Anträge stellen, Sachstand erfassen, Teilnahme an Bauberatungen)
- Anträge BuT / BaFöG (aufnehmen, prüfen, Richtigkeit feststellen, weiterleiten)
- Ausfertigung und Überwachung der Leihverträge für Tablets
- Zuarbeit Schulverwaltungsamt (Bestelllisten, Rechnungen, Lieferscheine, Anträge von Schülern)
Unterstützung bei der Inventarisierung und Pflege der Ausstattung (Lehr- und Lernmittel, Bücher, Möblierung)
- Führung der Inventurunterlagen analog bzw. digital und Anfertigung von Inventarisierungsvermerken, Aufnahme und Abgangsprotokolle
- Abstimmung mit dem Inventarverantwortl. SVKSA
- Materialplanung & Beschaffung
Ihr Profil:
Für unseren Landkreis Märkisch-Oderland, einem der größten und attraktivsten Arbeitgeber im Kulturerbe Oderbruch und im Berlin nahen Raum wünschen wir uns eine neue motivierte Arbeitskraft, die
- eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- einen Nachweis zur Masernimmunisierung gemäß IfSG
- einen Führerschein der Klasse B
- Bereitschaft zur Ausbildung als Ersthelfer*in
- Fachkenntnisse in der Anwendung der DIN 5008
- Kaufmännische Kenntnisse (wünschenswert)
und folgende Kompetenzen:
- Kommunikationsfähigkeit, Einfühlungsvermögen, Eigenmotivation, Flexibilität,Stressresistenz, Zeitmanagement sowie Informationsfähigkeit
mitbringt.
Darauf können Sie sich freuen:
Eine anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit in einem erfahrenen und engagierten Team.
- Gut aufgestellt: einen unbefristeten, zukunftssicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst, mit Tarifgehalt, einer betrieblichen Altersvorsoge sowie jährlichen Sonderzahlungen
- Stets flexibel: 30 Tage jährlicher Erholungsurlaub und zusätzlich am 24.12 und 31.12. frei
- Gesund am Arbeitsplatz: Angebote im Rahmen des Gesundheitsmanagements (z. B. betriebliches Eingliederungsmanagement, bei Erfordernis Beschaffung ergonomischer Hilfsmittel, Teilnahme an Firmenläufen) sowie wechselnd das Angebot zur Teilnahme an einem Team- oder dem Gesundheitstag
- Gute Perspektiven: zahlreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (interne und externe fachliche sowie persönlichkeitsorientierte Seminare, längerfristige Entwicklungsqualifizierungen z.B. fachbezogene Fortbildungsreihen je nach Aufgabengebiet)
- Darüber hinaus: die Anerkennung Ihrer Erfahrungsstufe bei einer unmittelbaren Anschlussbeschäftigung innerhalb des öffentlichen Dienstes, Nutzung des hauseigenen Fuhrparks für Außendiensttätigkeiten
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!*
Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Übersenden Sie uns bitte Ihr aussagefähiges Bewerbungsschreiben zusammen mit Lebenslauf, Zeugnissen über Schul- und Berufsabschluss, einem Nachweis zur Masernimmunisierung sowie ggf. Qualifikationsnachweisen und Arbeitszeugnissen an:
Anschrift
Landkreis Märkisch-Oderland
Amt für Digitalisierung, Organisation u. Personal
Puschkinplatz 12
15306 Seelow
Haben Sie noch Fragen?
Für allgemeine Fragen rufen Sie uns gerne an oder schreiben uns eine E-Mail.
Rückfragen zum Bewerbungsprozess?
„Ich bin für Sie da!“
Herr Fertig
SB Personal
03346 850 7716
[email protected]
- Mit Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass Ihre Daten bis zur Beendigung des Auswahlverfahrens gespeichert und verarbeitet werden.
