Fokus: Büroorganisation & Vorbereitende Buchhaltung (Projekt-Aufräumung)
Arbeitsort: Berlin-Mitte (Direkt am S-Bahnhof Friedrichstraße) / Flexibel (Homeoffice-Anteil möglich)
Anstellungsart: Vollzeit, Teilzeit oder auf Freelance-Basis (Projektvertrag)
Dauer: Befristet für 1 Jahr (ab sofort) – mit ausdrücklicher Option auf eine langfristige Fortführung bei gegenseitiger Zufriedenheit.
Probezeit: 6 Monate (bzw. entsprechend der Projektlaufzeit)
Über das Projekt:
Im Zuge von internen Umstrukturierungen und Gesellschaftsverschmelzungen konsolidieren wir aktuell unsere Finanz- und Büroprozesse. Während die laufende Buchhaltung und die Erstellung der Jahresabschlüsse vollständig durch unser externes Steuerberatungsbüro betreut werden, suchen wir für die systematische Aufarbeitung und Strukturierung historischer Datenbestände eine organisierte, beharrliche Unterstützung.
Wir suchen keine theoretischen Strategen, sondern eine verlässliche, fleißige Kraft – ein Organisationstalent, das keine Angst vor einem großen Belegberg hat, strukturiert anpackt und wieder eine klare Linie in unsere Administration bringt.
Ihre Aufgabenbereiche (Projektschwerpunkte):
- Belegrecherche, Digitalisierung & Drive-Pflege: Systematische Sichtung und Aufbereitung von Belegen aus verschiedenen digitalen Kanälen (z. B. dedizierten E-Mail-Postfächern) sowie Digitalisierung physischer Dokumente. Strukturierte Ablage und Benennung der Daten im Google Drive (Google Docs / Google Sheets), damit alles fehlerfrei auffindbar ist.
- Rekonstruktion und Prüfung von Reisekosten: Vollständige Aufbereitung, Prüfung und logische Zuordnung historischer Reisekostenabrechnungen (Hotels, Transportbelege, Bewegungsdaten) in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung.
- Klärung der Offenen-Posten-Liste (OPOS): Systematische Analyse und Bereinigung der OPOS-Listen, Abgleich von Differenzen und lückenlose Vorbereitung der Daten für den externen Steuerberater.
- Schnittstellenarbeit & Sekretariat: Strukturierte Zuarbeit für die Steuerberatung zur Gewährleistung reibungsloser Jahresabschlüsse sowie Dokumentation der aufgearbeiteten Vorgänge. Allgemeine administrative Unterstützung im Büroalltag. (Post, Buchungen, Termine usw.)
Ihr Profil – Fundiert & Verlässlich:
- Solide kaufmännische Basis: Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Sekretär/in, Sachbearbeiter/in) und bringen idealerweise langjährige, fundierte Berufserfahrung im Backoffice oder Finanzwesen mit.
- Sicherer Umgang mit EDV & IT-Systemen: Absolute Routine im Umgang mit MS Excel und MS Word sowie PDF-Anwendungen und gängigen Scan-Lösungen. Erfahrung mit Google Drive ist von Vorteil, aber kein Muss.
- Strukturierte & ausdauernde Arbeitsweise: Ein hohes Maß an Eigenorganisation, Detailgenauigkeit und ausgeprägte Ausdauer bei der systematischen Aufarbeitung größerer Datenmengen. Sie lieben es, Ordnung in eine Zettelwirtschaft zu bringen.
- Sprachkenntnisse: Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich.
Was wir bieten – Flexibilität & Top-Standort:
- Hohe zeitliche Flexibilität: Freie Zeiteinteilung und flexible Absprache der Arbeitsstunden (ob Vollzeit oder Teilzeit ab 20 Stunden), solange die Projektziele termingerecht erreicht werden.
- Homeoffice-Anteil möglich: Die initiale Sichtung und Digitalisierung physischer Belege erfordert zu Projektbeginn eine zeitweise Präsenz vor Ort. Nach der Einarbeitungsphase ist die Bearbeitung bei entsprechender technischer Ausstattung flexibel im Homeoffice möglich.
- Zentrale Lage: Ein modern ausgestattetes Büro direkt im Zentrum von Berlin-Mitte, perfekt angebunden direkt am S-Bahnhof Friedrichstraße.
- Kurze Entscheidungswege: Direkte, unkomplizierte und unbürokratische Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung.
- Vergütung: Leistungsgerechte, attraktive Bezahlung basierend auf Ihrer Qualifikation und der gewählten Anstellungsart (Festgehalt bei Befristung oder Stundensatz auf Freelance-Basis).
Interesse?
Wenn Sie Lust haben, ab sofort mit anzupacken und dieses Projekt strukturiert zum Erfolg zu führen, freuen wir uns auf Ihre Kurzbewerbung über Indeed. Ein aktueller Lebenslauf und ein kurzer Dreizeiler, ab wann Sie starten können und welches Arbeitsmodell Sie bevorzugen, genügen vollkommen.
Gehalt: 2.500,00€ - 3.300,00€ pro Monat
Leistungen:
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in Berlin-Mitte
