Über uns
Wir bei Global Business Strategies (GBS) unterstützen Unternehmen in ganz Deutschland dabei, staatliche Förderprogramme optimal zu nutzen, von der ersten Beratung bis zur digitalen Antragstellung und Begleitung des gesamten Prozesses.
Dabei arbeiten wir digital, pragmatisch und mit einem hohen Anspruch an gute Prozesse. Automatisierung, moderne Tools und KI gehören für uns genauso zum Arbeitsalltag wie persönlicher Austausch, kurze Wege und ein Team, auf das man sich verlassen kann.
Unser Operations-Team besteht aktuell aus zwei Kolleginnen, die eng zusammenarbeiten und gemeinsam dafür sorgen, dass im Tagesgeschäft alles strukturiert und zuverlässig läuft. Jetzt suchen wir Verstärkung – jemanden, der gut zu uns passt, mitdenkt, Verantwortung übernimmt und Lust hat, unser Team und unsere Prozesse aktiv mitzugestalten.
Auch wenn wir remote arbeiten, ist uns ein echtes Teamgefühl wichtig. Wir tauschen uns regelmäßig aus, unterstützen uns gegenseitig und arbeiten eng miteinander, unabhängig davon, von wo aus wir gerade arbeiten.
Deine Aufgaben
Als Operations Coordinator (m/w/d) bist du ein wichtiger Teil unseres Operations-Teams und begleitest unsere laufenden Kunden- und Förderprozesse im Tagesgeschäft.
Du behältst den Überblick, koordinierst offene Themen und sorgst dafür, dass Unterlagen, Informationen und nächste Schritte zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:
- Begleitung und Koordination laufender Fördermittelprozesse
- Vorbereitung, Prüfung und Nachverfolgung von Antragsunterlagen
- Einholung fehlender Dokumente und Informationen bei unseren Kunden
- Follow-ups und Statusabfragen zu laufenden Vorgängen
- Kommunikation mit Kunden und internen Ansprechpartnern
- Dokumentation und Pflege unserer Vorgänge und Kundendaten im CRM (Pipedrive)
- Koordination von Fristen, offenen Aufgaben und nächsten Schritten
- allgemeine organisatorische und administrative Aufgaben im Tagesgeschäft
- Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Abläufe und Strukturen
- Mitarbeit bei der Einführung und Nutzung neuer digitaler Tools
- Unterstützung bei Automatisierungen und KI-basierten Prozessen
Wir wünschen uns jemanden, der mitdenkt, Verantwortung übernimmt, offene Themen selbstständig im Blick behält und Verbesserungspotenziale erkennt. Wenn dir auffällt, dass ein Prozess besser, schneller oder einfacher funktionieren könnte, freuen wir uns, wenn du deine Ideen einbringst.
Das bringst du mit: Uns ist nicht wichtig, dass dein Lebenslauf jeden einzelnen Punkt perfekt erfüllt. Viel wichtiger ist uns, dass du strukturiert arbeitest, zuverlässig bist und gut in unser Team passt.
Idealerweise bringst du Folgendes mit:
- erste oder mehrjährige Erfahrung in Operations, Assistenz, Administration, Kundenbetreuung oder einem vergleichbaren Bereich
- einen sicheren Umgang mit MS Office und digitalen Tools
- eine sehr strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Organisationsstärke und die Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig im Blick zu behalten
- Freude an Kommunikation und Kundenkontakt
- Eigeninitiative und eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität
- Interesse an Digitalisierung, Automatisierung und neuen Technologien
- Offenheit dafür, dich schnell in neue Themen und Prozesse einzuarbeiten
- Verlässlichkeit und ein gutes Gespür dafür, wann etwas selbstständig gelöst werden kann und wann eine Abstimmung sinnvoll ist
Erfahrung im Bereich Fördermittel ist ein Plus, aber keine Voraussetzung. In unsere Prozesse und Themen arbeiten wir dich selbstverständlich ein.
So arbeiten wir
Wir suchen bevorzugt Unterstützung auf Freelancer-Basis, sind bei der konkreten Ausgestaltung der Zusammenarbeit aber flexibel.
Da wir im Operations-Team eng zusammenarbeiten, ist uns vor allem eines wichtig: Verlässlichkeit und eine planbare Erreichbarkeit im Tagesgeschäft. Idealerweise bist du von Montag bis Freitag für etwa 4 bis 5 Stunden pro Tag für uns verfügbar.
Die genaue Einteilung deiner Arbeitszeit stimmen wir flexibel miteinander ab. Wichtig ist lediglich, dass ein verlässliches gemeinsames Zeitfenster besteht. Wir möchten keine starren Arbeitszeiten vorgeben. Gleichzeitig wollen wir uns im Alltag darauf verlassen können, dass wir uns kurzfristig abstimmen, Aufgaben gemeinsam voranbringen und mit dir als festen Teil unseres Teams planen können.
Was dich bei uns erwartet
- 100 % Remote-Arbeit
- ein bestehendes Operations-Team, in das du direkt integriert wirst
- eine strukturierte Einarbeitung in unsere Prozesse
- kurze Entscheidungswege und unkomplizierte Kommunikation
- viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
- moderne digitale Tools und KI im Arbeitsalltag
- die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzuentwickeln
- ein junges, motiviertes und unkompliziertes Team
- ein wertschätzendes Miteinander trotz Remote-Arbeit
Warum die Position spannend ist:
Du bekommst Einblick in viele unterschiedliche Prozesse, arbeitest eng mit dem gesamten Operations-Team zusammen und übernimmst nach und nach Verantwortung für eigene Projekte.
Gleichzeitig befinden wir uns als Unternehmen in einer Phase, in der wir unsere Strukturen kontinuierlich weiterentwickeln. Das bedeutet: Nicht jeder Prozess ist bereits in Stein gemeißelt und genau das gibt dir die Möglichkeit, wirklich mitzugestalten.
Wenn du gerne organisierst, den Überblick behältst, Menschen unterstützt und Spaß daran hast, Prozesse besser zu machen, könnte die Position sehr gut zu dir passen.
Klingt nach dir?
Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen und mehr darüber zu erfahren, wie du arbeitest und was du in unser Team einbringen möchtest.
Gehalt: 20,00€ - 25,00€ pro Stunde
Leistungen:
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
Arbeitsort: Homeoffice
