Verwaltungsmitarbeiter/in (m/w/d) – Betriebswirtschaft / Verwaltung – Vollzeit
Streit Jugendhilfe – Meckenheim
Beschäftigungsumfang: Vollzeit
Zur Verstärkung unserer Verwaltung suchen wir eine engagierte, zuverlässige und strukturierte Verwaltungsmitarbeiterin / einen Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) in Vollzeit mit einem abgeschlossenen Studium im Bereich Betriebswirtschaft (B.A.), Verwaltungsmanagement oder einer vergleichbaren Qualifikation.
Die Position umfasst klassische Verwaltungsaufgaben sowie Tätigkeiten in den Bereichen Organisation, Personal, Abrechnung und betriebliche Verwaltung. Gesucht wird eine Person, die eigenständig arbeitet, den Überblick behält und unsere Geschäftsleitung sowie die pädagogischen Bereiche zuverlässig unterstützt.
Ihre AufgabenAllgemeine Verwaltung & Organisation
- Organisation und Koordination der laufenden Verwaltungsabläufe
- Bearbeitung des allgemeinen Schrift- und E-Mail-Verkehrs
- Pflege und strukturierte Ablage von Unterlagen und Dokumenten
- Postbearbeitung sowie allgemeine Büroorganisation
- Verwaltung und Bestellung von Büro-, Verbrauchs- und Arbeitsmaterialien
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Erstellung und Weiterentwicklung interner Vorlagen, Formulare und Verwaltungsprozesse
- Vorbereitung von Büro-, Besprechungs- und Schulungsräumen für Termine, Teamsitzungen, Vorstellungsgespräche und Veranstaltungen
- Sicherstellung eines ordentlichen und ansprechenden Erscheinungsbildes der Büro- und Gemeinschaftsräume
- Übernahme kleinerer im Arbeitsalltag anfallender Tätigkeiten, z. B. Aufräumen, Materialien wegräumen, Tische vorbereiten oder bei Bedarf kleinere Verschmutzungen beseitigen
- Unterstützung bei weiteren organisatorischen und praktischen Aufgaben, die für einen reibungslosen Betriebsablauf erforderlich sind
Personal & Bewerbermanagement
- Bearbeitung und Vorauswahl eingehender Bewerbungen
- Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern
- Koordination und Vorbereitung von Vorstellungsgesprächen
- Vorbereitung von Arbeitsverträgen und Personalunterlagen
- Pflege und Kontrolle von Personalakten
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender
- Verwaltung von Urlaubsanträgen, Mitarbeiterunterlagen und weiteren personalbezogenen Vorgängen
- Nachhalten noch fehlender Unterlagen und Dokumente
Abrechnung & kaufmännische Verwaltung
- Unterstützung bei der Erstellung der monatlichen Rechnungen gegenüber Jugendämtern und weiteren Kostenträgern
- Prüfung und Kontrolle der Rechnungen vor dem Versand
- Kontrolle von Leistungsnachweisen, Fachleistungsstunden, Fahrtkosten und sonstigen abrechnungsrelevanten Unterlagen
- Überwachung der fristgerechten Rechnungsstellung
- Kontrolle von Zahlungseingängen und offenen Forderungen
- Überwachung von Zahlungsfristen
- Erinnerung an Kostenträger bei ausstehenden Zahlungen sowie Nachhalten offener Rechnungen
- Klärung von Rückfragen und Unstimmigkeiten bei Abrechnungen
- Nachforderung fehlender Abrechnungsunterlagen bei Mitarbeitenden
- Vorbereitung und strukturierte Übergabe relevanter Unterlagen an Buchhaltung und Steuerberatung
- Unterstützung bei Kostenkontrolle, Auswertungen und weiteren betriebswirtschaftlichen Aufgaben
- Information der Geschäftsleitung bei größeren Außenständen, Zahlungsverzögerungen oder sonstigen Auffälligkeiten
Organisation der pädagogischen Bereiche & des Autismuszentrums
- Administrative Unterstützung der Streit Jugendhilfe und des Autismuszentrums
- Pflege von Fall-, Kapazitäts- und Anfragelisten
- Verwaltung und Kontrolle benötigter Formulare und Dokumentationsunterlagen
- Administrative Vorbereitung neuer Fälle
- Koordination, Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Anfragen
- Unterstützung bei der Organisation von Fortbildungen, Veranstaltungen und internen Terminen
- Regelmäßige Kontrolle, ob benötigte Unterlagen, Formulare und Arbeitsmaterialien vollständig vorhanden sind
Unternehmensorganisation & Kommunikation
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung effizienter Verwaltungsstrukturen
- Mitwirkung bei der Digitalisierung und Optimierung interner Prozesse
- Unterstützung bei Social Media und Öffentlichkeitsarbeit
- Vorbereitung organisatorischer und kaufmännischer Auswertungen für die Geschäftsleitung
- Kommunikation mit Mitarbeitenden, Behörden, Kostenträgern, Kooperationspartnern und externen Dienstleistern
- Unterstützung bei weiteren Aufgaben im Rahmen der laufenden Unternehmensorganisation
Ihr Profil
- Abgeschlossenes Studium, z. B. Betriebswirtschaftslehre (B.A.), Business Administration, Verwaltungsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Alternativ eine einschlägige kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung und Zusatzqualifikation
- Sehr gute organisatorische und kaufmännische Fähigkeiten
- Sicherer Umgang mit digitalen Verwaltungs- und Office-Anwendungen
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten
- Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
- Fähigkeit, mehrere Aufgabenbereiche gleichzeitig im Blick zu behalten und Prioritäten selbstständig zu setzen
- Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und sich aktiv in die Weiterentwicklung unserer Verwaltungsstrukturen einzubringen
Was uns wichtig ist
Wir suchen eine Person, die nicht ausschließlich einzelne Verwaltungsaufgaben abarbeitet, sondern mitdenkt, organisiert und Verantwortung übernimmt.
Neben den klassischen kaufmännischen und administrativen Tätigkeiten gehört für uns auch die praktische Organisation des Arbeitsalltags dazu. Dazu kann beispielsweise gehören, einen Besprechungsraum für einen Termin vorzubereiten, Unterlagen bereitzulegen, Materialien wegzuräumen oder bei Bedarf eine kleinere Verschmutzung zu beseitigen.
Wir bieten damit eine abwechslungsreiche Vollzeitposition mit unterschiedlichen Verantwortungsbereichen und der Möglichkeit, mit dem weiteren Wachstum der Streit Jugendhilfe zunehmend anspruchsvollere organisatorische und kaufmännische Aufgaben zu übernehmen.
Gehalt: 22,00€ - 25,00€ pro Stunde
Leistungen:
- Firmenevents
- Kostenlose Getränke
- Weiterbildungsprogramme
Arbeitsort: Vor Ort
