Sie sind die erste Anlaufstelle für Kolleg:innen und Kund:innen bei Fragen und Problemen – egal ob bei der Organisation einer Veranstaltung oder Dienstreise, der Zusammenstellung und Qualitätssicherung von Wettbewerbsunterlagen oder der Verhandlung mit einem Lieferanten.
- Büroorganisation am Standort, bspw. Koordination von Handwerksfirmen, Empfang von Gästen, sowie Verwaltung der Büromaterialien
- persönliche und digitale Kommunikation intern und extern (MS Teams, Telefon, Mail, Post etc.)
- allgemeine administrative Aufgaben, z. B. Terminkoordination, Qualitätssicherung ausgehender Dokumente sowie Verwaltung der Handkasse und Bearbeitung der Belege
- Verwaltung laufender Verträge, Mitgliedschaften und Zertifikate
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung interner Abläufe und Dokumentation im QM-System
- administrative Abwicklung unserer Ausschreibungsteilnahmen, insbesondere Recherche auf den Vergabeplattformen sowie Unterstützung der Kolleg:innen bei der Erstellung der Bewerbungsunterlagen und Angebote
