Smart Services VS GmbH | Weiterstadt | Teilzeit
Wer wir sind
Die Smart Services VS GmbH ist ein spezialisiertes Unternehmen im Bereich der industriellen Bildverarbeitung. Wir unterstützen Industriekunden bei anspruchsvollen Automatisierungs- und Bildverarbeitungsprojekten – von der Beratung und Konzeption bis zur technischen Umsetzung und Inbetriebnahme.
Wir sind ein kleines, erfahrenes Team mit kurzen Entscheidungswegen und direkter Kommunikation.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir einen kaufmännischen Allrounder (m/w/d) in Teilzeit mit 20 Stunden pro Woche, der unseren kaufmännischen Bereich eigenständig organisiert und verantwortet.
Deine Rolle bei uns
Du bist die zentrale kaufmännische Schnittstelle unseres Unternehmens.
Du begleitest unsere Projekte kaufmännisch vom Angebot über die Bestellung und Auftragsbestätigung bis zur Rechnungsstellung und arbeitest eng mit unseren Applikationsingenieuren, der Geschäftsführung und unserem externen Steuerberater zusammen.
Dein Ziel ist es, unsere technischen Mitarbeiter von kaufmännischen und administrativen Aufgaben zu entlasten und für strukturierte und zuverlässige Abläufe zu sorgen.
Deine Aufgaben
Angebote & Auftragsabwicklung
- Erstellung und Versand von Angeboten nach Vorgabe der Projektverantwortlichen
- Erstellung von Auftragsbestätigungen
- Prüfung und Bearbeitung eingehender Kundenbestellungen
- Anlage und Pflege von Kunden, Projekten und Aufträgen
- Nachverfolgung offener Angebote und kaufmännischer Vorgänge
- Erstellung und Verwaltung von Lieferscheinen und weiteren Auftragsdokumenten
Rechnungsstellung & Forderungsmanagement
- Erstellung von Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen
- Überwachung von Zahlungseingängen und offenen Forderungen
- Durchführung des Mahnwesens
- Klärung kaufmännischer Rückfragen mit unseren Kunden
Vorbereitende Buchhaltung
- Prüfung, Zuordnung und Verwaltung von Ein- und Ausgangsbelegen
- Vorbereitung der laufenden Buchhaltung für unseren externen Steuerberater
- Digitale Belegverwaltung
- Zentrale Schnittstelle zu unserem Steuerberater
- Beschaffung und Bereitstellung fehlender Unterlagen
- Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlussarbeiten durch Bereitstellung der erforderlichen Informationen
- Unterstützung bei Reisekosten- und Spesenabrechnungen
Lohn- und Gehaltsabrechnung, Jahresabschluss und steuerliche Meldungen werden durch unseren externen Steuerberater durchgeführt.
Einkauf & Lieferanten
- Erstellung von Bestellungen nach Vorgabe
- Pflege von Lieferanten- und Bestelldaten
- Überwachung von Bestellungen und Lieferterminen
- Zuordnung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Eingangsrechnungen
- Kommunikation mit Lieferanten bei kaufmännischen Fragestellungen
Organisation & kaufmännische Administration
- Pflege unserer Kunden-, Lieferanten- und Unternehmensdaten
- Organisation und Pflege unserer digitalen Dokumentenablage
- Unterstützung bei Reisebuchungen und organisatorischen Themen
- Erstellung kaufmännischer Übersichten
- Unterstützung bei allgemeinen Unternehmens- und Verwaltungsthemen
- Weiterentwicklung und Verbesserung unserer kaufmännischen Abläufe und Prozesse
Was uns besonders wichtig ist
Wir suchen keine klassische Assistenz, die auf einzelne Arbeitsaufträge wartet.
Wir suchen einen kaufmännischen Allrounder, der seinen Verantwortungsbereich selbstständig organisiert, Verantwortung übernimmt und offene Themen aktiv nachverfolgt.
Du erkennst beispielsweise, dass eine Rechnung gestellt werden kann, eine Kundenbestellung noch fehlt, ein Zahlungseingang überfällig ist oder der Steuerberater einen Beleg benötigt – und kümmerst dich darum.
In unserem kleinen Team sind kurze Wege und Eigenverantwortung wichtig. Du solltest deshalb Freude daran haben, selbstständig zu arbeiten, Entscheidungen vorzubereiten und für deinen Bereich den Überblick zu behalten.
Das solltest du mitbringen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Industriekauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in kaufmännischer Administration, Auftragsabwicklung oder vorbereitender Buchhaltung
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 bzw. MS Office
- Erfahrung mit Buchhaltungs-, ERP- oder CRM-Systemen
- Sehr sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
- Selbstständigkeit und Eigeninitiative
- Professionelle und freundliche Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Kollegen
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift für die Kommunikation mit internationalen Kunden und Lieferanten
Erfahrung aus einem technischen Unternehmen, Maschinenbau, Automatisierung, Industrie oder technischem B2B-Geschäft ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
Kenntnisse in DATEV oder vergleichbaren Buchhaltungssystemen sind ebenfalls von Vorteil.
Was wir bieten
- Teilzeitstelle mit 20 Stunden pro Woche
- Flexible Gestaltung der Arbeitszeit nach gemeinsamer Abstimmung
- Eigenständiger und vielseitiger Verantwortungsbereich
- Kurze Entscheidungswege und wenig Bürokratie
- Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und technischen Projektverantwortlichen
- Kleines, kollegiales Team
- Strukturierte Einarbeitung
- Moderner Arbeitsplatz und digitale Arbeitsprozesse
- Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach erfolgreicher Einarbeitung und gemeinsamer Abstimmung
- Langfristige Perspektive in einem spezialisierten Technologieunternehmen
Vergütung
Für uns ist nicht entscheidend, die Position möglichst günstig zu besetzen. Wir suchen eine zuverlässige Person, die langfristig Verantwortung für unseren kaufmännischen Bereich übernehmen möchte.
Interesse?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.
Ein klassisches Anschreiben benötigen wir nicht. Ein Lebenslauf und ein paar kurze Informationen dazu, warum die Stelle für dich interessant ist, reichen für den ersten Kontakt vollkommen aus.
Smart Services VS GmbH
Gehalt: 14,64€ - 25,00€ pro Stunde
Erwartete Arbeitsstunden: 20.0 pro Woche
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Flexible Arbeitszeiten
- Kostenlose Getränke
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 64331 Weiterstadt
