Stellenbeschreibung
Wir suchen eine vielseitige, engagierte und zuverlässige Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) für unsere Stiftungsverwaltung mit mindestens einer Ausbildung im kaufmännischen Bereich.
Ihre Aufgaben
1. Organisatorische und administrative Unterstützung
- Unterstützung der Geschäftsleitung in allen organisatorischen und administrativen
- Aufgaben.
- Eigenverantwortliche und effiziente Büroorganisation (Abläufe, Fristen, Wiedervorlagen,
- Ablage).
- Terminkoordination und -überwachung, Kalenderpflege, Reiseorganisation.
2. Kommunikation und Korrespondenz
- Sichtung und Priorisierung von Post und E‐Mails.
- Erstellung, Bearbeitung und Versendung der Korrespondenz (intern/extern, auch in Vertretung der Geschäftsführung).
- Schnittstelle zu anderen Geschäftsbereichen und internen Projektpartnern; zentrale Ansprechstelle für Rückfragen an die Geschäftsführung.
3. Meetings, Veranstaltungen, Gremien
- Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen.
- Agendaerstellung, Versand von Unterlagen, Protokollführung und Maßnahmen-Tracking.
4. Inhaltliche Zuarbeit und Präsentationen
- Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Übersichten und Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung.
- Aufbereitung von Informationen aus Fachbereichen für strategische Entscheidungen.
- Selbstständige Bearbeitung kleinerer Projekte im Auftrag der Geschäftsführung.
5. Unterstützende Managementfunktion
- Zuarbeit bei Planung, Vorbereitung, Organisation und Überwachung des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung.
- Sicherstellung reibungsloser Informationsflüsse zwischen Geschäftsführung und Fachbereichen.
Ihre Qualifikationen
- Branchenkenntnisse: Fundiertes Wissen über die Jugendhilfe.
- IT-Sicherheit: Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) oder Office 365, idealerweise auch Erfahrung mit digitalen Buchhaltungssystemen und Projektmanagement-Tools.
- Sprachkenntnisse: Verhandlungssicheres Deutsch (mind. C1-Niveau)
- Administration & Finanzen: Grundkenntnisse in der Buchhaltung, im Vertragswesen und in der Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen.2. Persönliche Qualifikationen
- Organisationstalent sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
- Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten, die Arbeitsergebnisse zu plausibilisieren und Prioritäten zu setzen
- eine schelle Auffassungsgabe und Interesse am Aufgabenbereich in der Kinder- und Jugendhilfe sind gewünscht
Wir bieten
- monatliches Teamfrühstück
- Wettbewerbsfähige Vergütung in Orientierung an TV-L
- Firmenticket – Deutschlandticket Job mit Bezuschussung
- Erhalt einer Spendit-Karte für steuerfreie Sachbezüge nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit
- 30 Urlaubstage
- Zahlung einer Jahresendprämie je nach wirtschaftlicher Situation
Art der Stelle: Teilzeit
Gehalt: Bis zu 45.000,00€ pro Jahr
Leistungen:
- Firmenevents
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
Ausbildung:
- Lehre/Ausbildung (Erforderlich)
Berufserfahrung:
- kaufmännischem Beruf: 3 Jahre (Erforderlich)
Sprache:
- Deutsch mind. C1, besser C2 (Erforderlich)
Arbeitsort: Vor Ort
