Wir suchen eine strukturierte, zuverlässige und mitdenkende Unterstützung für unsere Projektleitung. In dieser Position bist du die organisatorische Schnittstelle im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Projektunterlagen, Termine, Aufgaben, Bestellungen und Informationen sauber vorbereitet, gepflegt und nachverfolgt werden.
Du arbeitest eng mit der Projektleitung, der Abteilungsleitung, internen Teams, Auftraggebern, Nachunternehmern und Lieferanten zusammen und hältst den administrativen Projektbetrieb im Hintergrund stabil.
Deine Aufgaben:
Du unterstützt die Projektleitung im operativen Tagesgeschäft und übernimmst die digitale Pflege sowie strukturierte Ablage von Projektunterlagen.
Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:
- Vorbereitung, Nachverfolgung und Pflege von Projektunterlagen, Dokumentationen, Listen, Aufmaßen und Protokollen
- Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten in Microsoft Word und Excel
- Pflege von Projektdaten, Angeboten, Aufträgen und projektbezogenen Informationen in Powerbird
- Unterstützung bei der Angebotserstellung und Nachtragsbearbeitung
- Vorprüfung von Verträgen, Aufträgen und projektbezogenen Unterlagen zur weiteren Bearbeitung durch die Projektleitung
- Prüfung und Zusammenstellung von Unterlagen für Abnahmen, Inbetriebnahmen und Dokumentationen
- Materialbestellungen auf Anweisung der Projektleitung
- Nachverfolgung von Bestellungen, Lieferterminen und offenen Punkten
- Kommunikation mit Auftraggebern, Nachunternehmern, Lieferanten und internen Mitarbeitern
- Sortierung, Priorisierung und Vorbereitung des E-Mail-Verkehrs für Projektleitung und Abteilungsleitung
- Terminabstimmung und Koordination von Baustellen- und Projektterminen
- Pflege von Projektständen, offenen Punkten und Aufgabenlisten
- Vorbereitung von Rechnungsgrundlagen und Aufmaßunterlagen
- Allgemeine administrative Tätigkeiten im Projektumfeld
Dein Profil:
Du bist organisiert, arbeitest sorgfältig und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen parallel laufen.
Du passt zu uns, wenn du:
- Erfahrung im kaufmännischen, technischen oder projektbezogenen Umfeld mitbringst
- sicher mit Microsoft Word, Excel und Outlook arbeitest
- strukturiert, zuverlässig und lösungsorientiert denkst
- Unterlagen sauber pflegen und Vorgänge konsequent nachverfolgen kannst
- kommunikativ bist und professionell mit Kunden, Lieferanten und Kollegen umgehst
- gerne Verantwortung für Ordnung, Struktur und Transparenz übernimmst
- idealerweise bereits Erfahrung mit Powerbird oder einem ERP-System hast
- Interesse an technischen Projekten, Bauabläufen oder Sicherheitstechnik mitbringst
Was dich bei uns erwartet
Bei uns bekommst du eine verantwortungsvolle Position in einem wachsenden Unternehmen der Sicherheitstechnik. Du bist nicht einfach nur Verwaltung, sondern ein wichtiger Teil der Projektabwicklung.
Wir bieten dir:
- Einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen
- Ein modernes Arbeitsumfeld mit klaren Prozessen und digitalen Tools
- Enge Zusammenarbeit mit der Projektleitung und kurzen Entscheidungswegen
- Abwechslungsreiche Aufgaben im Projektgeschäft
- Eine strukturierte Einarbeitung
- Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich Projektassistenz, Projektkoordination und Administration
- Ein Team, das Wert auf Verlässlichkeit, klare Kommunikation und saubere Umsetzung legt
Über uns
Wir sind ein Unternehmen im Bereich Sicherheitstechnik und realisieren Projekte rund um Brandmeldeanlagen, Einbruchmeldetechnik, Sprachalarmanlagen, Zutrittskontrolle, Videoüberwachung und weitere sicherheitstechnische Systeme.
Unser Anspruch ist klar: saubere Projektabwicklung, verlässliche Kommunikation und professionelle Dokumentation. Dafür brauchen wir Menschen, die mitdenken, Verantwortung übernehmen und Struktur in komplexe Abläufe bringen.
Bewerbung
Wenn du Lust hast, unsere Projektleitung aktiv zu unterstützen und Teil eines wachsenden Teams zu werden, freuen wir uns auf deine Bewerbung.
Bitte sende uns deine Unterlagen mit Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins und deiner Gehaltsvorstellung.
Gehalt: 2.136,67€ - 3.950,39€ pro Monat
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Weiterbildung
- Empfehlungsprogramm
- Firmenevents
- Firmenfahrrad
- Firmenhandy
- Kostenlose Getränke
- Mitarbeiter-Rabatt
Arbeitsort: Vor Ort
