Aufgabe:
- Eigenverantwortliche Führung und Organisation des Sekretariats inklusive Koordination, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen
- Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie Erstellung von Protokollen, Reports, Präsentationen und Schriftverkehr für interne und externe Schnittstellen
- Unterstützung bei der Erstellung, Pflege und Qualitätssicherung abschnittsbezogener Projektsteuerungsdaten, Aktenvermerke und Entscheidungsvorlagen
- Mitarbeit in der Projektdokumentation, insbesondere in iDoc, sowie Unterstützung der kaufmännischen Sachbearbeitung einschließlich Rechnungsprüfung, Rechnungsfreigabe und SAP-Prozessen
- Betreuung relevanter DV-Systeme im Projektmanagement sowie Sicherstellung einer effizienten Archivierung, Ablage und Pflege von Geschäftsvorgängen und Vorgangsakten
- Übernahme organisatorischer Aufgaben für neue Mitarbeitende sowie administrative und koordinierende Unterstützung der fachlich-technischen Projektteams
Anforderungen:
- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im technischen oder kaufmännischen Bereich, abgeschlossenes Fach- oder Hochschulstudium oder eine vergleichbare Qualifikation durch langjährige einschlägige Berufserfahrung
Kenntnisse und Erfahrungen:
- in oben genannter Aufgabe
- Erfahrung in organisatorisch-administrativen Aufgaben, idealerweise in technischer Sachbearbeitung, Projektassistenz, Sekretariat oder Projektadministration
- Sichere IT-Anwendungskenntnisse, insbesondere in MS Office mit Word, Excel, PowerPoint und Outlook; Kenntnisse in SAP, iDoc oder Projektmanagementsystemen sind von Vorteil
- Strukturierte, engagierte und selbstständige Arbeitsweise mit hoher Zuverlässigkeit, Sorgfalt und einem guten Verständnis für Projektabläufe
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit und Belastbarkeit im Umgang mit unterschiedlichen Schnittstellen und wechselnden Anforderungen auf Basis verhandlungssicherer Deutschkenntnisse
- Organisationsgeschick, Dienstleistungsorientierung und eine positive, lösungsorientierte Haltung, gerne ergänzt durch einen angemessenen Sinn für Humor
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse
