Positions- und VerantwortungsprofilOffice- & Prozessmanagerin
Standort: Berlin – Chausseestraße 93, 10115 Berlin
Abteilung: Verwaltung / Unternehmensentwicklung
Direkte Berichtslinie: Geschäftsführung
Sprachliche Voraussetzung: Für diese Position sind fließende Deutsch- und Türkischkenntnisse in Wort und Schrift zwingende Voraussetzung.
Da die tägliche Kommunikation sowohl mit Mitarbeitern als auch mit Kunden, Geschäftspartnern und verschiedenen Unternehmensbereichen regelmäßig auf Deutsch und Türkisch erfolgt, müssen beide Sprachen sicher und professionell beherrscht werden.
Bewerberinnen ohne fließende Kenntnisse in beiden Sprachen können für diese Position leider nicht berücksichtigt werden.
Willkommen bei KRAFT GAS
KRAFT GAS ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit Standorten in Berlin und Brandenburg. Wir versorgen Gastronomie, Bauunternehmen, Veranstaltungen, öffentliche Einrichtungen und Privatkunden zuverlässig mit Flüssiggas und den dazugehörigen Dienstleistungen.
Unser Unternehmen wächst kontinuierlich. Unser Ziel ist jedoch nicht nur wirtschaftliches Wachstum. Wir möchten KRAFT GAS zu einem professionell strukturierten, modernen und weitgehend digitalisierten Unternehmen weiterentwickeln, dessen Abläufe klar definiert und unabhängig von einzelnen Personen funktionieren.
Deshalb investieren wir in Digitalisierung, moderne Technik und insbesondere in unsere internen Prozesse.
Die Position der Office- & Prozessmanagerin wurde geschaffen, um diese Entwicklung gemeinsam mit der Geschäftsführung und unserem Growth Manager aktiv voranzutreiben.
Wir suchen keine klassische Sachbearbeiterin. Wir suchen eine Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, mitdenkt, organisiert, Verbesserungspotenziale erkennt und Lösungen entwickelt.
Sorgfalt, Loyalität, Diskretion, Eigeninitiative, Kommunikationsstärke und Zuverlässigkeit bilden dabei die Grundlage unserer Zusammenarbeit.
Unsere Philosophie und Vision
Unser Anspruch ist klar: KRAFT GAS soll zu den professionellsten, zuverlässigsten und am besten organisierten Flüssiggasunternehmen Deutschlands gehören.
Dafür benötigen wir klare Prozesse, eindeutige Verantwortlichkeiten und moderne Strukturen.
Wir arbeiten nicht nur im Unternehmen, sondern jeden Tag auch am Unternehmen.
Jeder verbesserte Prozess spart Zeit. Jeder vermiedene Fehler reduziert Kosten. Jede klare Struktur verbessert unsere Qualität.
Deshalb hinterfragen wir bestehende Abläufe, dokumentieren Prozesse, schaffen Standards und nutzen digitale Lösungen, wo sie einen tatsächlichen Mehrwert bieten.
Qualität darf nicht davon abhängen, welche Person gerade anwesend ist. Unternehmenswissen muss dokumentiert, nachvollziehbar und reproduzierbar sein.
Bis Anfang 2027 möchten wir KRAFT GAS zur KRAFT GASE Center GmbH weiterentwickeln und als Teil der AYKAN Kütük Holding organisatorisch auf eine neue Ebene heben.
Wir möchten nicht einfach wachsen – wir möchten gesund und nachhaltig wachsen.
Deine Position
Als Office- & Prozessmanagerin übernimmst Du eine zentrale Funktion innerhalb unserer Hauptverwaltung in der Chausseestraße.
Während unsere Verwaltung in Falkensee schwerpunktmäßig das operative Tagesgeschäft betreut, konzentriert sich die Hauptverwaltung auf Organisation, Unternehmensentwicklung, Projekte, Kommunikation und Prozessoptimierung.
Beide Verwaltungsstandorte verstehen sich dennoch als gemeinsames Team und unterstützen sich gegenseitig.
Deine Aufgabe besteht nicht darin, ausschließlich vorgegebene Arbeiten abzuarbeiten. Du sollst Zusammenhänge erkennen, Prioritäten setzen und Verantwortung übernehmen.
Du wirst bestehende Abläufe kennenlernen, analysieren und dort verbessern, wo Optimierung notwendig und sinnvoll ist.
Prozess- und Qualitätsmanagement
Das Prozessmanagement gehört zu den wichtigsten Bestandteilen Deiner Position.
Du beobachtest unsere täglichen Arbeitsabläufe und hinterfragst bestehende Prozesse mit dem Ziel, diese einfacher, effizienter und professioneller zu gestalten.
Verbesserungen sollen nicht nur vorgeschlagen, sondern umgesetzt und dauerhaft in den Arbeitsalltag integriert werden.
Neue oder optimierte Abläufe müssen verständlich dokumentiert werden. Jeder Mitarbeiter soll wissen, welche Aufgabe er übernimmt, wie der Prozess funktioniert und welches Ergebnis erwartet wird.
Wiederkehrende Fehler sollen nicht lediglich korrigiert werden. Wir möchten ihre Ursachen erkennen und dauerhaft beseitigen.
Gleichzeitig begleitest Du die weitere Digitalisierung unserer Verwaltungsprozesse. Manuelle Arbeitsschritte sollen dort reduziert werden, wo digitale Lösungen effizienter und sicherer sind.
Kommunikation und Kundenbetreuung
Du übernimmst einen wesentlichen Teil unserer internen und externen Kommunikation.
Gemeinsam mit unserer Verwaltung in Falkensee stellst Du sicher, dass unsere telefonische Erreichbarkeit zuverlässig gewährleistet ist.
Du nimmst Kundenanfragen und Bestellungen entgegen und sorgst dafür, dass technische, kaufmännische und organisatorische Anliegen den richtigen Ansprechpartner erreichen.
Dabei musst Du nicht jedes Problem persönlich lösen. Deine Verantwortung besteht darin, sicherzustellen, dass ein Anliegen zuverlässig bearbeitet und bis zur Lösung begleitet wird.
Auch die Betreuung unserer Bestandskunden gehört zu Deiner Aufgabe.
Wir möchten ausdrücklich, dass Du unser Unternehmen und unsere Kunden nicht ausschließlich vom Schreibtisch aus kennenlernst. Persönliche Kundenbesuche helfen Dir, Anforderungen besser zu verstehen und Verbesserungspotenziale zu erkennen.
Jeder Kontakt mit KRAFT GAS hinterlässt einen Eindruck. Deshalb erwarten wir bei jeder Kommunikation Freundlichkeit, Professionalität und Verbindlichkeit.
E-Mail-, Brief- und Dokumentenmanagement
Du organisierst und bearbeitest unsere zentrale E-Mail-Kommunikation.
Eingehende Nachrichten werden geprüft, priorisiert, beantwortet oder an die zuständigen Personen weitergeleitet. Wichtige Vorgänge müssen konsequent nachverfolgt werden.
Auch die Bearbeitung digitalisierter Briefe gehört zu Deinem Verantwortungsbereich.
Sobald ein Schreiben Deinen Bereich betrifft, prüfst Du Handlungsbedarf und Fristen, leitest erforderliche Maßnahmen ein und dokumentierst den Vorgang.
Dabei gilt grundsätzlich:
Posteingang → Bearbeitung → Maßnahme → Dokumentation → richtige Ablage.
Bearbeitete Dokumente dürfen nicht dauerhaft im Posteingang verbleiben. Sie müssen anschließend dem entsprechenden digitalen Ordner zugeordnet werden.
Unser Ziel ist eine Verwaltung, bei der jederzeit nachvollziehbar ist, welche Vorgänge offen, in Bearbeitung oder abgeschlossen sind.
Organisation, Meetings und Projekte
Du unterstützt die Geschäftsführung bei der Organisation und Nachverfolgung wichtiger Aufgaben und Projekte.
Regelmäßige Teammeetings werden von Dir vorbereitet und dokumentiert.
Aus wichtigen Entscheidungen müssen konkrete Maßnahmen entstehen. Jede Maßnahme benötigt einen Verantwortlichen, einen Zeitplan und ein Ziel.
Deine Aufgabe endet deshalb nicht mit dem Protokoll. Du verfolgst vereinbarte Aufgaben nach, erinnerst an offene Punkte und kontrollierst deren Bearbeitungsstand.
Darüber hinaus begleitest Du interne Projekte – beispielsweise neue Prozesse, Softwarelösungen, Digitalisierungsmaßnahmen, Marketingprojekte oder organisatorische Veränderungen.
Hierfür nutzen wir unter anderem Microsoft Teams, Microsoft Planner und weitere Unternehmenssysteme.
Unser Grundsatz lautet:
Aus Entscheidungen müssen Aufgaben entstehen – und aus Aufgaben Ergebnisse.
Schnittstelle zur Geschäftsführung
Du übernimmst eine wichtige Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern, Kunden, Dienstleistern, Geschäftspartnern und Behörden.
Informationen laufen bei Dir zusammen, werden strukturiert bewertet und an die zuständigen Personen weitergegeben.
Nicht jede Angelegenheit muss unmittelbar durch die Geschäftsführung bearbeitet werden. Viele Themen können von Dir vorbereitet, koordiniert oder eigenständig gelöst werden.
Dadurch entlastest Du die Geschäftsführung und ermöglichst ihr, sich stärker auf strategische Entscheidungen und Unternehmensentwicklung zu konzentrieren.
Diese Funktion erfordert ein hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und professioneller Kommunikation.
Marketing und Unternehmensauftritt
Du koordinierst unsere Marketingaktivitäten und arbeitest mit Agenturen, Werbetechnikern und weiteren Partnern zusammen.
Hierzu gehören unter anderem Social Media, Google Ads, unser Google-Unternehmensprofil, Flyer, Broschüren, Visitenkarten, Werbeartikel, Sponsoring, Radiowerbung und weitere Marketingprojekte.
Wir erwarten nicht, dass Du selbst Grafiken oder Kampagnen entwickelst.
Deine Verantwortung liegt in der Organisation: Du koordinierst Projekte, hältst Kontakt zu unseren Partnern, verfolgst Termine und stellst sicher, dass vereinbarte Maßnahmen umgesetzt werden.
Marketing ist für uns ein kontinuierlicher Prozess. Unser Außenauftritt soll jederzeit professionell und einheitlich sein.
Forderungsmanagement und digitale Zahlungen
Ein gesundes Unternehmen benötigt einen zuverlässigen Zahlungsverkehr.
Deshalb behältst Du gemeinsam mit unserer Verwaltung und dem Außendienst offene Forderungen im Blick und unterstützt dabei, diese konsequent nachzuverfolgen.
Gleichzeitig möchten wir unseren Bargeldverkehr schrittweise reduzieren und digitale Zahlungsmethoden stärker etablieren.
Du begleitest unsere Kunden bei dieser Umstellung und unterstützt die Geschäftsführung bei der Entwicklung effizienter, sicherer und nachvollziehbarer Zahlungsprozesse.
Fördermittel und Unternehmensentwicklung
KRAFT GAS nutzt öffentliche Förderprogramme für Investitionen, Digitalisierung und Modernisierung.
Die eigentliche Antragstellung erfolgt überwiegend durch externe Spezialisten. Deine Aufgabe besteht darin, diese Prozesse organisatorisch zu begleiten.
Du behältst laufende Förderprojekte im Blick, koordinierst erforderliche Unterlagen und hältst Kontakt zu unseren externen Partnern.
Förderprojekte dürfen nicht aufgrund fehlender Unterlagen oder mangelnder Kommunikation unnötig verzögert werden. Deshalb gehört auch konsequentes Nachfassen zu Deiner Aufgabe.
Veranstaltungen und Repräsentation
KRAFT GAS nimmt regelmäßig an Netzwerkveranstaltungen, Unternehmensbesuchen und geschäftlichen Terminen teil.
Je nach Anlass wirst Du nach vorheriger Abstimmung gemeinsam mit der Geschäftsführung und unserem Growth Manager an ausgewählten Veranstaltungen teilnehmen.
Dabei erwarten wir ein professionelles Auftreten und eine angemessene Repräsentation unseres Unternehmens.
Jeder öffentliche Auftritt bietet die Möglichkeit, Kontakte aufzubauen, Geschäftspartner kennenzulernen und die Position von KRAFT GAS zu stärken.
Erwartungen der Geschäftsführung
Fachliche Kenntnisse sind wichtig. Mindestens genauso wichtig ist für mich Deine Arbeitsweise.
Ich erwarte Sorgfalt, Struktur, Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und lösungsorientiertes Denken.
Ich suche keine Mitarbeiterin, die darauf wartet, dass ihr jeder einzelne Arbeitsschritt vorgegeben wird.
Ich suche eine Persönlichkeit, die Zusammenhänge erkennt, Prioritäten richtig setzt und selbstständig nach Lösungen sucht.
Ebenso wichtig sind Loyalität, Diskretion und Verlässlichkeit.
Du wirst Einblicke in vertrauliche Unternehmensinformationen und strategische Entscheidungen erhalten. Ein verantwortungsvoller Umgang damit ist selbstverständlich.
Fehler können passieren.
Entscheidend ist für mich, wie wir damit umgehen.
Probleme sollen frühzeitig angesprochen, analysiert und nachhaltig gelöst werden. Fehler sollen uns dabei helfen, unsere Prozesse weiterzuentwickeln.
Ich erwarte nicht, dass Du vom ersten Tag an alles beherrschst. Ich erwarte jedoch die Bereitschaft, kontinuierlich dazuzulernen und Verantwortung zu übernehmen.
Gleichzeitig sehe ich es als meine Verantwortung als Geschäftsführer, Dich bei Deiner fachlichen und persönlichen Entwicklung zu unterstützen.
Ich wünsche mir eine langfristige Zusammenarbeit, die von gegenseitigem Vertrauen, Respekt, Fairness und Loyalität geprägt ist.
Arbeitszeit
Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche.
Der überwiegende Einsatz erfolgt montags bis freitags. Als Orientierung gilt derzeit eine Arbeitszeit von 08:00 bis 16:00 Uhr.
Bei betrieblichen Erfordernissen erwarten wir Flexibilität. In Ausnahmefällen kann auch ein Einsatz an einem Samstag erforderlich sein.
Urlaub
Dir stehen 30 Urlaubstage pro Kalenderjahr zur Verfügung.
Eine frühzeitige Urlaubsplanung ermöglicht uns, Vertretungen und betriebliche Abläufe zuverlässig zu organisieren.
Arbeitsmittel
Wir stellen Dir sämtliche erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung.
Dazu gehören ein vollständig ausgestatteter Arbeitsplatz, Firmen-Notebook, dienstliches Mobiltelefon sowie moderne Software- und Kommunikationslösungen.
Homeoffice
Die Position ist bewusst als Präsenzposition konzipiert.
Die enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Growth Manager, Verwaltung und operativen Bereichen sowie kurzfristige Abstimmungen sind wesentliche Bestandteile Deiner Tätigkeit.
Homeoffice ist deshalb nicht als regelmäßiges Arbeitsmodell vorgesehen.
Weiterbildung
Wir möchten Deine fachliche und persönliche Entwicklung aktiv fördern.
Je nach Aufgabenbereich ermöglichen wir Dir die Teilnahme an Schulungen, Seminaren, Netzwerkveranstaltungen und weiteren Weiterbildungsmaßnahmen.
Wer bereit ist, sich weiterzuentwickeln und zusätzliche Verantwortung zu übernehmen, soll innerhalb unseres Unternehmens auch die entsprechende Möglichkeit dazu erhalten.
Schlusswort
Diese Position bedeutet Verantwortung, Vertrauen und Entwicklung.
Ich möchte eine Persönlichkeit gewinnen, die versteht, was wir bei KRAFT GAS langfristig aufbauen möchten.
Wir befinden uns in einer wichtigen Entwicklungsphase. Wir möchten unser Unternehmen organisatorisch, technisch und digital auf die nächste Ebene bringen.
Dafür brauchen wir Menschen, die nicht nur Aufgaben erledigen, sondern mitdenken und gemeinsam mit uns langfristig Verantwortung übernehmen.
Wenn Du davon überzeugt bist, diesen Weg gemeinsam mit mir und unserem Team gehen zu wollen, werde auch ich als Inhaber alles daransetzen, dass Du Dich bei uns weiterentwickeln kannst und langfristig gerne Teil unseres Unternehmens bist.
Ich erwarte im Gegenzug Professionalität, Sorgfalt, Respekt, Eigeninitiative und den Willen, gemeinsam mit uns besser zu werden.
Wir werden nicht jeden Tag perfekt sein.
Aber wir müssen jeden Tag den Anspruch haben, besser zu werden.
Übernimm Verantwortung. Denke mit. Entwickle Lösungen. Arbeite sorgfältig. Bleibe respektvoll.
Und vor allem:
Sei loyal.
Ich verspreche Dir, auch ich werde loyal sein.
Gehalt: 2.800,00€ - 3.200,00€ pro Monat
Leistungen:
- Betriebliche Weiterbildung
- Firmenhandy
Arbeitsort: Vor Ort
