Assistenz der Geschäftsleitung & Büromanagement (m/w/d)
Über die Rolle
Du bist die zentrale Unterstützung, die den reibungslosen Ablauf im Unternehmen sicherstellt. Du entlastest die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft, koordinierst Termine, bereitest Meetings vor und hältst nebenbei das Büro am Laufen. Wir sind medocino, IT-Security- und Managed-Service-Partner für Unternehmen und Kliniken. Unser Team ist klein, schnell und direkt, deshalb ist diese Rolle keine reine Zuarbeit, sondern eine echte Schnittstelle.
Deine Aufgaben
- Eigenständige Terminplanung und -koordination für die Geschäftsleitung, inklusive Priorisierung und Erinnerungsmanagement
- Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Präsentationen und Protokollen
- Bearbeitung der Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Organisation von Reisen, Kundenterminen, Messeauftritten sowie externen und internen Events
- Büromanagement: Post, Bestellungen, Dienstleister, Partner- und Fuhrpark- Management
- Erste Anlaufstelle für Kunden und Partner am Telefon, per Mail und vor Ort
- Unterstützung bei Angeboten, Auswertungen und der Projektdokumentation
- Enge Zusammenarbeit mit allen Bereichen, damit Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden
Das bringst du mit
- Kaufmännische Ausbildung oder nachweisbare Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Office-Position
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)
- Fließendes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift, du telefonierst und schreibst auch auf Englisch ohne Umwege
- Ausgeprägtes Organisationstalent, Blick für Details und Fristen
- Lust auf Kundenkontakt und ein freundliches, verbindliches Auftreten
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Flexibilität und Diskretion
- Empathie und ein offenes Ohr für die Kolleginnen und Kollegen
- Führerschein Klasse B
Das bieten wir dir
- Unbefristete Festanstellung in Vollzeit, Teilzeit ab ca. 30 Stunden ist möglich
- Hybrides Arbeiten: nach der Einarbeitung kannst du tageweise mobil arbeiten
- Flache Hierarchien und kurze Wege, deine Ideen landen direkt bei der Geschäftsleitung
- Eine Rolle mit echtem Gestaltungsspielraum statt starrer Aufgabenliste
- Individuelle Weiterbildung, auf Wunsch z.B. auch in Richtung IT und KI
- Moderne Ausstattung und ein Team, das sich gegenseitig hilft
Klingt nach dir?
Dann bewirb dich unkompliziert über Indeed. Ein langes Anschreiben brauchen wir nicht, sag uns lieber in drei Sätzen, warum die Rolle zu dir passt.
Gehalt: ab 3.000,00€ pro Monat
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Weiterbildung
- Firmenevents
- Firmenfahrrad
- Firmenhandy
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenbeteiligung am Arbeitsweg
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
- Preisnachlässe auf Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens
- Vermögenswirksame Leistungen
- Zusätzliche Urlaubstage
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in Hamburg (Hamburg, Kreisfreie Stadt Hamburg)
