Stellenbeschreibung
Wir suchen eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d), die unser Führungsteam bei der Organisation und Koordination im Tagesgeschäft unterstützt. In dieser Schlüsselposition tragen Sie maßgeblich dazu bei, die Geschäftsprozesse effizient zu gestalten und die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen sowie externen Partnern reibungslos zu gewährleisten. Sie verfügen über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Diskretion. Ihre proaktive Unterstützung trägt wesentlich zum Erfolg unseres Unternehmens bei.
Aufgaben
- Eigenständige Terminplanung und -koordination für die Geschäftsleitung
- Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, inklusive Erstellung von Präsentationen und Berichten mit Microsoft PowerPoint sowie Word
- Organisation von Geschäftsreisen, Veranstaltungen und Konferenzen
- Verwaltung und Pflege wichtiger Dokumente sowie Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Unterstützung bei Projektplanungen und -überwachungen
- Bearbeitung eingehender Anfragen sowie Telefonate im Auftrag der Geschäftsleitung
- Überwachung von Fristen, Terminen und Aufgaben im Rahmen des Office Managements
- Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Optimierung interner Prozesse
Qualifikationen
- Nachweisbare Office Erfahrung sowie administrative Erfahrung in einer vergleichbaren Position
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere in Microsoft Word, PowerPoint sowie Projektplanungstools
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit Computer Skills, inklusive E-Mail-Kommunikation und Datenverwaltung
- Fließende Deutschkenntnisse
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten sowie professionelles Auftreten auf allen Ebenen
- Erfahrung im Sekretariat oder in der Büroorganisation ist von Vorteil
Arbeitsort: Vor Ort
