Als Backoffice Manager:in stellst du sicher, dass Twinlake reibungslos aus organisatorischer, administrativer und kommunikativer Sicht funktioniert. Du bist der zentrale Ansprechpartner für interne Prozesse und unterstützt das Management, Projektteams und Kollegen in ihrer täglichen Arbeit – strukturiert, zuverlässig und fokussiert auf das Wesentliche.
Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:
- Koordination und kontinuierliche Verbesserung unserer Backoffice-, Büroverwaltungs- und Verwaltungsprozesse
- Unterstützung von HR- und personalbezogenen Aktivitäten wie Recruiting-Koordination, Onboarding, Personalverwaltung und interner Kommunikation
- Beitrag zu Marketing- und Arbeitgebermarkeninitiativen, einschließlich Website-Inhalten, LinkedIn-Beiträgen, Präsentationen, Veranstaltungen und Recruiting-Kommunikation
- Organisation von Teamevents, internen Formaten, Meetings, Reisevorbereitungen und administrativen Büroabläufen
Ein wesentlicher Bestandteil deiner Rolle ist die professionelle Koordination von Stakeholdern und Schnittstellen. Du konsolidierst Informationen, gewährleistest zuverlässige Arbeitsabläufe und bringst Struktur in Themen, die für eine wachsende Beratung unerlässlich sind, einschließlich:
- Vorbereitung und Nachverfolgung interner Meetings, Managementtermine, Workshops und Entscheidungsfindungssitzungen
- Pflege und Strukturierung von Dokumenten, Vorlagen, Daten, Verträgen, Ablagesystemen und internen Tools
- Koordination externer Dienstleister, Büroinfrastruktur, Bestellungen, Rechnungen und administrativer Genehmigungen
- Unterstützung interner Projekte, die darauf abzielen, HR-, Marketing-, Büro- und Betriebsprozesse zu professionalisieren
Du wirst eng mit dem Management und dem breiteren Team zusammenarbeiten, Verantwortung für deine eigenen Aufgaben übernehmen und dazu beitragen, dass Twinlake intern ebenso professionell, pragmatisch und zuverlässig ist, wie in der Arbeit mit Kunden.
Qualifikationen:
Wir suchen Kollegen an unserem Standort in München, die strukturiert arbeiten, gerne Verantwortung übernehmen und leidenschaftlich daran interessiert sind, Menschen, Prozesse und Kommunikation zu verbinden.
Typischerweise bringst du mit:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium der Betriebswirtschaftslehre, HR, Kommunikation, Marketing oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrere Jahre praktische Erfahrung im Backoffice, Büromanagement, Teamassistenz, HR/Personal, Recruiting-Unterstützung, People Operations oder Marketing
- Erfahrung mit HR-relevanten Themen wie Recruiting-Koordination, Kandidatenkommunikation, Onboarding oder Personalverwaltung ist von Vorteil
- Erfahrung im Marketing oder Employer Branding, z.B. LinkedIn, Website-Inhalte, Präsentationen, Veranstaltungen oder einfache Formate zur Inhaltserstellung, ist ein Plus
- Ein hoch strukturierten, sorgfältigen und unabhängigen Arbeitsstil, kombiniert mit einem starken Engagement für Zuverlässigkeit, Qualität und Serviceorientierung
- Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie ein selbstbewusstes, freundliches und professionelles Auftreten
- Starke Kenntnisse in Microsoft Office 365, insbesondere Outlook, Teams, PowerPoint und Excel; Erfahrung mit Tools wie Odoo, LinkedIn, Canva, CMS-Systemen oder Projektmanagement-Tools ist von Vorteil, aber nicht erforderlich
Wenn Sie Freude an einer verantwortungsvollen Position in einem dynamischen Umfeld haben, Organisationstalent besitzen und gerne in einem motivierten Team arbeiten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Leistungen:
- Betriebliche Weiterbildung
- Firmenevents
- Flexible Arbeitszeiten
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
- Mitarbeiter-Rabatt
- Weiterbildungsprogramme
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in München
