Aufgabenbeschreibung – Hausverwalter (m/w/d)
Architekturbüro
Die SWP Gesellschaft für nachhaltige Bauplanung mbH steht für ganzheitliche Planung, Realisierung und langfristige Betreuung nachhaltiger Bauprojekte – mit besonderem Fokus auf Holzbau, energieeffiziente Gebäude und integrale Projektabwicklung.
Zur Weiterentwicklung unserer Gruppeneigener Hausverwaltung suchen wir ab sofort eine/n Hausverwalter/in
1. Rollenprofil
Der Hausverwaltende ist verantwortlich für die strukturierte, wirtschaftliche und qualitätsgesicherte Verwaltung, Werterhaltung und Betreuung des Immobilienbestands. Er fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Eigentümern, Mietern, Fachplanern, Handwerkern sowie Behörden und stellt den reibungslosen, nachhaltigen Betrieb der Objekte sicher.
2. Hauptaufgaben
Objekt- und Bestandsmanagement
- Aufbau und Pflege von Objekt- und Mieterakten.
- Verwaltung von Mietverträgen, Übergabeprotokollen und Dokumentenhistorien.
- Sicherstellung des ordnungsgemäßen und nachhaltigen Objektzustands.
- Digitales Dokumentenmanagement.
Schnittstellenkoordination
- Zentrale Abstimmung zwischen Eigentümern, Mietern und externen Dienstleistern.
- Organisation und Moderation von Mieter- und Eigentümerversammlungen.
- Dokumentation von Beschlüssen, Mängelmeldungen und Objektveränderungen.
- Enge Zusammenarbeit mit der internen Projektleitung und Bauleitung.
Qualitätssicherung & technisches Gebäudemanagement
- Prüfung von Objekten auf Verkehrssicherheit und Normkonformität.
- Identifikation von baulichen Mängeln, Schäden und Reparaturbedarfen.
- Einleitung und Nachverfolgung von Gewährleistungs- und Korrekturmaßnahmen.
- Qualitätskontrolle beauftragter Handwerker nach dem „4-Augen-Prinzip“.
Termin- und Prozesssteuerung
- Sicherstellung einer nachvollziehbaren Planhistorie
- Dokumentenmanagement
- Überwachung von Fristen bei Mietzahlungen, Verträgen und Gewährleistungen.
- Budgetüberwachung sowie Eskalation bei Zahlungsverzug oder Kostenüberschreitungen.
- Erstellung von Statusberichten und Abrechnungen für die Geschäftsleitung.
- Steuerung externer Dienstleister (z. B. Wartungsfirmen, Reinigungsdienste).
- Sicherstellung digitaler Prozesse zur Einhaltung interner Zielvorgaben.
3. Verantwortungsbereiche
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses
- Einhaltung von Planungsstandards und Vorgaben
- Minimierung von Planungsfehlern
- Transparente Dokumentation aller Planänderungen
- Unterstützung der Projektleitung bei Entscheidungsprozessen
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen allen Parteien.
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, Mietrechte und Bewirtschaftungsstandards.
- Minimierung von Leerständen, Mietausfällen und Bewirtschaftungsrisiken.
- Transparente Dokumentation aller Objektkosten und Vertragsänderungen.
- Unterstützung der Geschäftsführung bei strategischen Immobilienentscheidungen.
Teamführung
· Fachliche Anleitung und Koordination des Teams im Bereich Objektmanagement.
· Aufgabenverteilung und Priorisierung innerhalb der Hausverwaltung.
· Förderung einer effizienten, lösungsorientierten Zusammenarbeit im Büro.
· Unterstützung neuer Teammitglieder bei Einarbeitung und Prozessverständnis.
4. Anforderungen
- Erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Immobilienwirtschaft, Facility Management oder eine Ausbildung zum Immobilienkaufmann / zur Immobilienkauffrau (m/w/d) bzw. eine vergleichbare Qualifikation bei Quereinstieg
- Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung
- Fundierte Berufserfahrung in der kaufmännischen und technischen Haus-, Miet- oder WEG-Verwaltung sowie im Immobilienmanagement.
- Sicherer Umgang mit gängiger Hausverwalter-Software (zB. Imveon, Casavi), Microsoft Excel, sowie modernen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) für eine durchgehend digitale Arbeitsweise.
- Strukturierte, selbstständige, lösungsorientierte und kommunikationsstarke Arbeitsweise im Umgang mit Mietern, Eigentümern und Dienstleistern.
- Sicherer Umgang mit den relevanten gesetzlichen Vorgaben des Miet- und WEG-Rechts, der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sowie den technischen Richtlinien zur Verkehrssicherungspflicht.
- Beratung des internen Projekt- und Bauleitungsteams zu verwaltungsrelevanten, wirtschaftlichen und nutzerspezifischen Anforderungen im laufenden Betrieb.
- Früherkennung von wirtschaftlichen und technischen Risiken, Abweichungen im Budget oder Mängeln an den Objekten zur proaktiven Werterhaltung.
5. Was wir Ihnen bieten
- Eine unbefristete Festanstellung in einem kreativen und zukunftssicheren Arbeitsumfeld
- Anspruchsvolle und qualitätsorientierte Projektarbeit im nachhaltigen Bauen
- Freiraum für eigenverantwortliches Handeln
- Leistungsgerechte Vergütung
- Angenehmes, kollegiales Arbeitsumfeld mit familiärer Atmosphäre
- Individuelle Förderung Ihrer fachlichen und persönlichen Weiterbildung
- Regelmäßige Teammeetings, Baustellenbesuche und Firmenevents
- Moderner Arbeitsplatz in zentraler Lage mit sehr guter ÖPNV-Anbindung
- Gleitzeit
- Betriebliche Altersvorsorge
- Home-Office Möglichkeit
Ihre Bewerbung
Art der Stelle: Vollzeit
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen.
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins sowie Ihrer Gehaltsvorstellung per E-Mail an: [email protected]
Gehalt: 31.025,08€ - 70.009,42€ pro Jahr
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Weiterbildung
- Firmenevents
- Firmenhandy
- Flexible Arbeitszeiten
- Gleitzeit
- Homeoffice-Möglichkeit
Arbeitsort: Vor Ort
