Als rechte Hand der Geschäftsführung organisieren und koordinieren Sie eigenständig unsere täglichen Geschäftsabläufe und verantworten die kaufmännische Administration. Sie sind zentrale Ansprechperson für interne und externe Kontakte.
Das Besondere an dieser Stelle: Wir arbeiten KI-gestützt. Ein großer Teil der täglichen Aufgaben – Buchungen, Auftragslogistik, Angebote, Korrespondenz – läuft in Zusammenarbeit mit unserem KI-Assistenten (Claude). Sie steuern diese Abläufe, prüfen die Ergebnisse und entwickeln unsere digitalen Prozesse aktiv mit. Vorkenntnisse mit KI-Tools sind ein Plus, aber kein Muss – entscheidend sind Offenheit und Lernbereitschaft. Wir arbeiten Sie gründlich ein.
Ihre Aufgaben
- Eigenständige Betreuung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung einschließlich Mahnwesen
- Rechnungslegung (SAGE) sowie sorgfältige Prüfung und Kontierung von Eingangsrechnungen
- Steuerung des gesamten Zahlungsverkehrs sowie Führung des Kassenbuchs
- Erstellung, Analyse und Weiterentwicklung von Liquiditäts- und Finanzplanungen
- Vorbereitung sämtlicher Unterlagen für das externe Steuerbüro (DATEV)
- Tägliche Arbeit mit unserem KI-gestützten Workflow: Buchungen in Container- und Lagerlisten, Angebots- und Dokumentenerstellung, E-Mail-Vorbereitung und Aufgabensteuerung gemeinsam mit dem KI-Assistenten
- Verantwortung für Personalaktenführung sowie Erstellung und Überwachung arbeitsvertraglicher Dokumente
- Prüfung, Beauftragung und Leistungsabgleich externer Dienstleister
- Organisation des Einkaufs von Büro- und Lagerbedarf
- Strukturierung und Optimierung interner Dokumentations- und Ablageprozesse
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement o. Ä.)
- Vorzugsweise mit nachweisbare administrative Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise mit Buchhaltungsbezug
- Sehr gute Kenntnisse in Word und Excel
- Offenheit und Neugier für die tägliche Arbeit mit KI-Tools
- Zuverlässigkeit und Ehrlichkeit – für uns die wichtigsten Eigenschaften
- Loyalität und Diskretion im Umgang mit Personal-, Gehalts- und Finanzdaten
- Eigeninitiative: Sie erkennen Aufgaben selbst und denken aktiv mit
- Hands-on-Mentalität – in unserem Team packt jeder unkompliziert mit an
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, bodenständige Arbeitsweise
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Kommunikationsstärke sowie ein professionelles Auftreten auf allen Ebenen
Wir bieten
- Attraktives Gehalt: 2.850–4.400 € pro Monat (bei Vollzeit 3.800–4.400 €, bei Teilzeit anteilig)
- Flexibler Stundenumfang: 30–40 Std./Woche nach Vereinbarung, Gleitzeit
- Homeoffice-Möglichkeit für geeignete Aufgaben (Buchhaltung, KI-Workflows, Korrespondenz)
- Betriebliche Altersvorsorge
- Kostenloser Parkplatz und kostenlose Getränke
- Eine Schlüsselrolle mit viel Eigenverantwortung, direkt an der Geschäftsführung
- Moderne, KI-gestützte Arbeitsweise – Sie gestalten die digitale Büroorganisation von morgen mit
Art der Stelle: Vollzeit
Gehalt: 2.850,00€ - 4.400,00€ pro Monat
Leistungen:
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 80939 München
