HR & Office Manager (m/w/d) — Teilzeit | SmartFoodie
München | Teilzeit (60–100%) | Start: ab sofort
Über uns
SmartFoodie baut die Zukunft von Food-Robotern/-Automaten in Deutschland – smart, frisch und überall verfügbar. Wir sind ein kleines, schnell wachsendes Team (10–20 Leute) auf dem Weg zur Skalierung. Bei uns zählt nicht die Jobbeschreibung von gestern, sondern was das Team heute wirklich braucht – und wir suchen jemanden, der genau das mit Energie und Eigenverantwortung anpackt.
Deine Rolle
Als HR & Office Manager bist du das organisatorische Rückgrat von SmartFoodie. Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles läuft – von Recruiting über Büro-Organisation bis Fuhrpark –, damit sich der Rest des Teams auf Wachstum konzentrieren kann. Diese Rolle ist bewusst breit angelegt: Bei uns trägt niemand nur einen Hut.
Was du machen wirst
Office Management
- Büroorganisation: Mietvertrag, Nebenkosten, Ansprechpartner für den Vermieter
- Einkauf & Lagerhaltung (Büromaterial, Küche, Verbrauchsmaterial für unsere Technik)
- Versicherungen im Blick behalten und Fristen tracken
- Software-Lizenzen & Abos verwalten – wer nutzt was, wann läuft was aus
- Post, Pakete, erster Ansprechpartner am Telefon
Fuhrpark & Technik-Admin
- Fuhrparkmanagement: Kfz-Versicherungen, TÜV-Termine, Tankkarten, Leasingverträge
- Ersatzteil-Bestellwesen und Lieferantenkontakte koordinieren
- Terminplanung für unser Technik-Team
HR
- Onboarding und Offboarding: Verträge, Equipment, Zeugnisse, Exit-Gespräche
- Zeiterfassung & Abwesenheitsmanagement, Vorbereitung für die Lohnbuchhaltung
- Ansprechpartner für Benefits (z.B. Jobrad, Essenszuschuss, ÖPNV-Ticket)
- Arbeitssicherheit: Gefährdungsbeurteilungen, Erste-Hilfe-Kurse organisieren
- Employer Branding: Karriereseite, Stellenanzeigen, Active Sourcing
Finance-Admin
- Rechnungsprüfung und Vorbereitung für unseren Steuerberater
- Mahnwesen / offene Posten
- Spesenabrechnungen, Kassenbuch
Verträge & Dokumente
- Standortverträge (Kliniken, Büros, Unis) archivieren, Fristen im Blick
- Lieferantenverträge, NDAs, allgemeine Vertragsablage
- DSGVO-Basics
Team & Kultur
- Teamevents organisieren
- Interne Kommunikation, Wiki/Notion pflegen
- Meeting-Vorbereitung für unsere wöchentlichen und zweiwöchentlichen Runden
Nice-to-have: Daten-Unterstützung
- Stammdatenpflege (HubSpot & interne Tools), einfache Reporting-Vorbereitung
Was du mitbringst
- Erfahrung in HR, Office Management oder einer vergleichbaren Organisationsrolle
- Hands-on-Mentalität – du siehst Probleme, bevor sie eskalieren, und packst sie an
- Diskretion im Umgang mit sensiblen Themen (Personal, Verträge, Finanzen)
- Deutsch C2, Englisch von Vorteil
Warum SmartFoodie
- Direkter Impact: Du siehst deine Arbeit sofort im Alltag des Teams wirken, nicht in einer 5.000-Personen-Organisation
- Wachstumsperspektive: Bei entsprechendem Fit besteht die Möglichkeit, die Rolle Richtung CEO Assistant auszubauen – mit mehr strategischer Verantwortung und engerer Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Flexible Arbeitszeiten, die zu deinem Leben passen – wir wissen, dass gute Teilzeit-Fachkräfte oft die erfahrensten sind
- Ein Team, das schnell entscheidet und dir Verantwortung gibt statt Mikromanagement
Vergütung
€40.000-45.000 Jahresgehalt (Vollzeit-Basis), anteilig für Teilzeit — transparent verhandelbar je nach Erfahrung und Stundenumfang.
Klingt nach dir?
Schick uns kurz, warum du Lust auf diese Rolle hast und deinen CV
Gehalt: ab 3.000,00€ pro Monat
Leistungen:
- Firmenevents
- Flexible Arbeitszeiten
- Kostenloser Parkplatz
Arbeitsort: Vor Ort
