Stellenbeschreibung: Mitarbeiter (m/w/d) Operations & Administration
Unternehmen: Potsdam Apartments GmbH
Aufgabenschwerpunkte
1. Reservierungsmanagement & Systempflege (Swoppen Soferu)
- Verantwortung für das Buchungssystem (Hotel Desk): Pflege, Neuanlage und Kontrolle von Reservierungen.
- Erstellung sämtlicher abrechnungsrelevanter Dokumente (Rechnungen/Gutschriften) sowie Durchführung regelmäßiger Umsatzauswertungen.
2. Portalkanal-Management (Booking.com, Expedia, Airbnb)
- Ganzheitliche Betreuung der Extranets: Optimierung der Inserate und Sicherstellung einer hohen Content-Qualität.
- Professionelles Reputationsmanagement durch das Monitoring und Beantworten von Gästebewertungen.
- Zentrale Gästekommunikation und Beantwortung komplexer Buchungsanfragen.
3. Digitaler Zahlungsverkehr & Forderungsmanagement
- Sicherstellung der Zahlungseingänge durch den Einzug von Online-Kreditkarten über die Portale.
- Sichere Anwendung des IPG Fiserv Online Portals zur Transaktionsabwicklung.
- Überwachung der Zahlungseingänge für Sonderobjekte (z. B. Pasteurstraße).
4. Vorbereitende Buchhaltung & Personalverwaltung (DATEV)
- Administrative Vorbereitung der Lohnbuchhaltung: Führung von Stundenzetteln sowie Meldung von Urlaub und Krankheit an das Steuerbüro.
- Digitales Belegwesen via DATEV Unternehmen Online: Kontierung und Zuweisung von Rechnungen zu den einzelnen Firmen sowie Abwicklung des Zahlungsverkehrs.
5. Revenue Management & Preissteuerung (Spider)
- Tägliche Analyse und dynamische Anpassung der Verkaufspreise zur Ertragsmaximierung.
- Steuerung von Buchungsrestriktionen (Mindestaufenthalte etc.) zur Optimierung der Auslastung.
6. Objektmanagement & Sonderformate
- Eigenständige Vermarktung und Buchungsgenerierung für spezifische Einheiten (z. B. Pasteurstraße) via Kleinanzeigen und Airbnb.
7. Teamkoordination & Interne Kommunikation
- Erster Ansprechpartner für Mitarbeiter bei operativen Fragestellungen.
- Effiziente Aufgabenverteilung im Team und Sicherstellung eines reibungslosen Betriebsablaufs.
8. Meldewesen & Administration
- Verantwortung für das amtliche Meldewesen (monatliche IDEV-Konjunkturerhebungen).
- Strukturierte Abarbeitung und Steuerung der zentralen E-Mail-Korrespondenz.
Anforderungsprofil
- Sicherer Umgang mit Hotel-Software (Swoppen), Channel-Managern (Spider) und OTA-Extranets.
- Fundierte Kenntnisse in DATEV Unternehmen Online und vorbereitender Buchhaltung.
- Hohes Maß an Organisationsgeschick und Durchsetzungsvermögen in der Teamkoordination.
- Sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.
Gehalt: ab 19,00€ pro Stunde
Erwartete Arbeitsstunden: 15.0–25.0 pro Woche
Leistungen:
- Firmenevents
- Firmenhandy
- Flexible Arbeitszeiten
- Gleitzeit
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenlose Getränke
Arbeitsort: Homeoffice
