Die BBM Service GmbH ist die Dienstleistungs- und Servicegesellschaft des Bundesverbandes Betriebliche Mobilität e. V. (BBM). Der BBM ist der führende Fachverband für betriebliches Mobilitätsmanagement in Deutschland. Gemeinsam unterstützen wir Unternehmen dabei, Mobilität nachhaltig, wirtschaftlich und zukunftsfähig zu gestalten. Mit Fachveranstaltungen, Weiterbildungsangeboten, Netzwerken und praxisnahen Informationen begleiten wir Unternehmen bei den Herausforderungen moderner betrieblicher Mobilität.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter Administration und Organisation (m/w/d)
In dieser vielseitigen Position sorgen Sie dafür, dass unsere administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Prozesse reibungslos funktionieren. Gleichzeitig unterstützen Sie unser Team bei Veranstaltungen, Projekten und im täglichen Geschäftsbetrieb. Sie übernehmen eine zentrale Rolle innerhalb unserer Organisation und tragen dazu bei, dass Abläufe effizient gestaltet und Aufgaben zuverlässig umgesetzt werden.
Ihre Aufgaben
Administration und Organisation
- Organisation und Koordination der täglichen Büroabläufe
- Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
- Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und digitalen Ablagestrukturen
- Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Arbeitsmitteln
- Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen Aufgaben
- Koordination externer Dienstleister
- Pflege und Weiterentwicklung interner Prozesse
Veranstaltungen und Projekte
- Administrative Unterstützung bei Seminaren, Webinaren und Veranstaltungen
- Teilnehmer- und Anmeldemanagement
- Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Veranstaltungsunterlagen
- Unterstützung bei organisatorischen Projektaufgaben
- Kommunikation mit Dienstleistern, Referenten und Teilnehmern
Mitgliederservice und Teamunterstützung
- Pflege von Stammdaten und CRM-System
- Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben
- Bearbeitung von Anfragen und organisatorischen Themen
- Mitarbeit bei Sonderprojekten und bereichsübergreifenden Aufgaben
Administrationsaufgaben Rechnungswesen
- Erstellung und Versand von Ausgangsrechnungen
- Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen
- Überwachung von Zahlungseingängen
- Unterstützung im Mahnwesen
- Vorbereitung der Finanzbuchhaltung für den Steuerberater
- Erstellung von Auswertungen, Übersichten und Reportings
- Unterstützung bei Budget- und Projektübersichten
Ihr Profil runden Sie ab mit:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in den Bereichen Administration, Organisation, Office Management oder kaufmännische Sachbearbeitung
- Erfahrung im Rechnungswesen sowie in der vorbereitenden Buchhaltung
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365
- Idealerweise Erfahrung mit CRM-Systemen und digitalen Arbeitsprozessen
- Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Zuverlässigkeit
- Serviceorientiertes Denken und Handeln
- Hands-on-Mentalität sowie Freude an abwechslungsreichen Aufgaben
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
Was Sie erwartet:
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung
- Ein engagiertes Team mit kurzen Entscheidungswegen
- Die Möglichkeit, aktiv an der Weiterentwicklung einer wachsenden Organisation mitzuwirken
- Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
Freuen Sie sich auf eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung, kurzen Entscheidungswegen und der Möglichkeit, aktiv an der Weiterentwicklung einer wachsenden Organisation mitzuwirken.
Sie möchten Verantwortung übernehmen und gemeinsam mit uns etwas bewegen?
Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. Senden Sie uns einfach Ihren Lebenslauf mit Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihrem frühstmöglichen Eintrittstermin.
Gehalt: 35.000,00€ - 42.000,00€ pro Jahr
Leistungen:
- Flexible Arbeitszeiten
- Kostenlose Getränke
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in Rhein-Main-Gebiet
