Zur Verstärkung unseres Teams im AMEOS Seeklinikum Brunnen suchen wir per 1. August 2026 oder nach Vereinbarung eine Stellvertretende Leitung der Medizinischen Sekretariate. In dieser vielseitigen und verantwortungsvollen Funktion unterstützen Sie das Team aktiv im operativen Tagesgeschäft und sorgen für einen reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse rund um unsere medizinischen Dienstleistungen. Gleichzeitig übernehmen Sie gemeinsam mit der Leitung fachliche und organisatorische Führungsaufgaben. Sie wirken bei der Weiterentwicklung von Prozessen mit, fördern eine effiziente Zusammenarbeit innerhalb des Teams und übernehmen bei Abwesenheit der Leitung die Verantwortung für das Medizinische Sekretariat. In dieser Funktion sind Sie eine wichtige Ansprechperson für Mitarbeitende sowie interne und externe Anspruchsgruppen.
- Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
- Ein kollegiales Team, in dem Zusammenhalt und gegenseitige Unterstützung gelebt werden
- Eine professionelle, teamorientierte Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen innerhalb der Klinik
- Flache Hierarchien und ein wertschätzender Umgang auf Augenhöhe
- Mitgestaltungsmöglichkeiten bei der Weiterentwicklung von Abläufen und Standards
- Unterstützung bei Ihrer persönlichen Weiterentwicklung
- Operative Tätigkeit
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Ärzteschaft, Psychologie und weiteren Therapeut*innen (Drehscheibenfunktion für interne und externe Anspruchsgruppen)
- Bearbeitung des medizinischen Berichtswesens inkl. Versand und Leistungserfassung, allgemeine Korrespondenz (z. B. Kostengutsprachegesuche, Versicherungsanfragen, Rezepte usw.)
- Pflege und Verwaltung der elektronischen Krankengeschichten (InesKIS, EPD), Scannen und Aktenversand
- Koordination und Organisation von Sitzungen, Weiterbildungen und sonstigen Veranstaltungen
- Unterstützung bei der Einführung neuer Mitarbeitenden sowohl im Sekretariatsteam wie auch abteilungsübergreifend
- Mitarbeit bei der laufende Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen und Unterstützung in deren Implementierung, Umsetzung und Einhaltung
- Dienstplanung und Zeiterfassung der Medizinischen Bereiche sowie Planung des ärztlichen Pikettdienstes (Polypoint PEP)
- Generelle Sekretariatstätigkeiten (Verwaltung Büromaterial, Bereitstellen ausgewählter Unterlagen, Broschüren, Vorlagen, Formulare, Telefondienst etc.)
- Ferienvertretung im Medizinischen Sekretariat der Ambulanten Dienste
- Allenfalls Funktion als Kontaktperson für Arbeitssicherheit (KOPAS)
- Führungsverantwortung
- Stellvertretung der Leitung Medizinische Sekretariate sowie Assistent*in des Ärztlichen Direktors
- Teilnahme und/oder Vertretung in internen Gremien (z. B. Ines KIS Betriebsgruppe, medizinische Leitungssitzungen, Rapporte, Konferenzen) inkl. Protokollführung wo erforderlich
- Mitwirken bei Rekrutierungen, Projekten, Prozessfragen und Qualitätssicherung
- Koordination teaminterner Abläufe sowie Ansprechperson bei personellen oder fachlichen Anliegen
- Arbeitsplanung/Dienstplanung Medizinische Sekretariate
- Enge Zusammenarbeit mit dem Direktionssekretariat inkl. Ferienvertretung der Direktionsassistenz (bei Bedarf auch Protokollführung bei Sitzungen der Klinikdirektion)
- Freude an Weiterentwicklung und kollegialer, transparenter interdisziplinärer Zusammenarbeit auf Augenhöhe
- Organisationstalent mit einer raschen Auffassungsgabe und hoher Dienstleistungsorientierung
- Vernetztes, bereichsübergreifendes Denken, hohe Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, Prioritäten laufend den Gegebenheiten entsprechend sinnvoll anzupassen
- Selbständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise auch in hektischen Momenten
- Abgeschlossene kaufmännische oder medizinische Grundausbildung (z. B. MPA)
- Weiterbildung als Arzt-/Spitalsekretär*in/Chefarztsekretär*in oder als Direktionsassistenz von Vorteil
- Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich (auch ausserhalb vom medizinischen Umfeld)
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Versierter Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit einem Klinikinformationssystem (wir arbeiten mit Navision/SAP und InesKIS)
Möchten Sie Teil unseres Teams werden?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Bitte laden Sie Ihre vollständigen Unterlagen in unserem Bewerbungsportal hoch. Weitere Auskünfte erteilt Ihnen gern die Leiterin Medizinische Sekretariate, Frau Irene Fuchs, per E-Mail unter
[email protected] oder unter Tel. +41 (0)41 825 47 60.
