Bürofachkraft / Sekretariatskraft mit büroleitender Tätigkeit (m/w/d) ab sofort gesucht
Seit über 60 Jahren gehören die Sartory-Säle zu den wichtigsten Veranstaltungszentren in Köln. Hier finden Kongresse, Ausstellungen und Konzerte statt, es werden Betriebsfeste und Karneval gefeiert, man tanzt auf Galas und festlichen Bällen und erlebt Shows, Musicals sowie weitere Veranstaltungsformate in besonderer Atmosphäre.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine engagierte und organisationsstarke Bürofachkraft / Sekretariatskraft mit büroleitender Tätigkeit (m/w/d) in Vollzeit. Gesucht wird eine erfahrene Persönlichkeit mit hohem Qualitätsanspruch, ausgeprägtem Organisationstalent und Freude an der Arbeit in einem dynamischen Veranstaltungsumfeld.
Ihre Aufgaben
· Eigenverantwortliche Durchführung sämtlicher Tätigkeiten im Bereich Sekretariat und Büroorganisation,
· Bearbeitung administrativer und büroorganisatorischer Vorgänge, insbesondere Posteingang, Postausgang, Postumlauf, Ablage und Wiedervorlage,
· Abwicklung des Telefonverkehrs sowie Erteilung schriftlicher und mündlicher Auskünfte,
· Selbstständige Koordinierung von Terminen sowie Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen,
· Unterstützung und organisatorische Mitwirkung bei der Planung, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen,
· Vorbereitung von Verbrauchslisten für Speisen und Getränke, Programmierung der Kasse, Kommunikation mit externen Dienstleistern, Bearbeitung von Personalunterlagen sowie Abfrage und Zusammenstellung aller abrechnungsrelevanten Daten,
· Erstellung von Rechnungen sowie vorbereitende Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Veranstaltungsabrechnung,
· Schreibarbeiten jeglicher Art, eigenständig sowie nach Diktat der Geschäftsführung,
· Erstellung und Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung, insbesondere Angebote, Verträge, Übersichten und sonstige Organisationsunterlagen,
· Unterstützung im Zahlungsverkehr sowie Übernahme vorbereitender Buchhaltungsaufgaben,
· Koordination interner Büroabläufe und Unterstützung der Geschäftsführung in büroleitenden und organisatorischen Aufgaben.
Ihr Profil
· Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Sekretariat, Verwaltung oder eine vergleichbare Qualifikation.
· Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, in der Büroorganisation oder in einer vergleichbaren administrativen Position.
· Idealerweise Berufserfahrung im Veranstaltungs- oder Eventmanagement, insbesondere in der organisatorischen Begleitung, Vor- und Nachbereitung sowie administrativen Abwicklung von Veranstaltungen.
· Erfahrung in büroleitenden Tätigkeiten, in der Koordination interner Abläufe oder in einer verantwortlichen Assistenzfunktion.
· Sehr gutes Organisationstalent, eine strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Selbstständigkeit.
· Ausgeprägte Teamfähigkeit, Flexibilität, Diskretion und Dienstleistungsorientierung.
· Sehr gute Umgangsformen, sicheres und freundliches Auftreten sowie gute Kommunikationsfähigkeit.
· Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel.
· Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
· Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Wir freuen uns ausdrücklich auch über Bewerbungen von Bürofachangestellten, Sekretariatskräften oder Verwaltungsmitarbeitenden aus den Bereichen Rechtsberatung, Kanzlei, Notariat, Beratung oder vergleichbaren strukturierten Arbeitsumfeldern.
Bewerbungsunterlagen
Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung folgende Unterlagen bei:
· Anschreiben
· Lebenslauf
· Nachweise über Ihre abgeschlossene Ausbildung
· Arbeitszeugnisse bzw. Arbeitsnachweise über einschlägige Berufserfahrung
· Ggf. weitere Qualifikationsnachweise
Rahmenbedingungen
· Art der Stelle: Vollzeit (durchschnittlich 169 Stunden / Monat)
Gehalt: 2.800,00€ - 3.600,00€ pro Monat
Ausbildung:
- Lehre/Ausbildung (Wünschenswert)
Berufserfahrung:
- Sektretär: 1 Jahr (Wünschenswert)
- Microsoft Office: 1 Jahr (Wünschenswert)
Arbeitsort: Vor Ort
