Wer wir sind
Die Boers Crew Services Germany GmbH ist Teil der international tätigen Boers Group mit Hauptsitz in den Niederlanden.
Als spezialisierter Dienstleister im maritimen Bereich unterstützen wir Reedereien und Schifffahrtsunternehmen bei der Organisation und Abwicklung von Crew-Wechseln weltweit.
In unserem kleinen, internationalen Team in Hamburg-Langenhorn arbeiten wir eng zusammen, haben kurze Entscheidungswege und legen Wert auf ein respektvolles und kollegiales Miteinander.
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Deine Rolle bei uns**
Als Office Manager / Assistenz der Geschäftsführung bist du eine zentrale organisatorische Anlaufstelle in unserem Hamburger Büro. Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles funktioniert, unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und behältst bei unterschiedlichen administrativen Themen den Überblick.
Der Schwerpunkt liegt auf Office Management und der Unterstützung der Geschäftsführung – ergänzt um administrative Aufgaben aus den Bereichen Personal, Buchhaltung und interner Organisation.
Das wirst du bei uns machen
- Office Management & Büroorganisation: Du organisierst den Büroalltag, empfängst und bewirtest Gäste, kümmerst dich um Post, Pakete und Büromaterialien und koordinierst externe Dienstleister. Außerdem hast du einen Blick dafür, dass unsere Gemeinschaftsbereiche ordentlich und repräsentativ bleiben.
- Assistenz der Geschäftsführung: Du unterstützt die Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Themen, unterstützt bei der Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen, behältst Unternehmensversicherungen gemeinsam mit unserem Makler im Blick und übernimmst kurzfristige Ad-hoc-Aufgaben.
- HR Administration: Du bearbeitest Urlaubs- und Gleitzeitanträge, koordinierst administrative HR-Themen und stimmst dich unter anderem mit unserem externen Lohnabrechnungsdienstleister ab.
- Organisation & interne Systeme : Du pflegst Nutzerkonten in unseren Systemen, bist interne Ansprechperson für IT-Fragen und koordinierst bei Bedarf unseren externen IT-Support. Zu unseren Systemen gehören unter anderem Microsoft Dynamics, Exact Online, TimO, HarborLab und DA-Desk.
- Kaufmännische Administration: Du prüfst bestimmte eingehende Rechnungen, kümmerst dich um Kreditkartenabrechnungen und Belege und unterstützt bei administrativen Aufgaben zwischen unserem Hamburger Büro und der Buchhaltung.
- Post , Versand & maritime Organisation: Du koordinierst Schiffspost, Pakete und sonstige Sendungen, kümmerst dich um die Weiterleitung von Bord kommender Sendungen und unterstützt bei Bedarf auch bei Themen wie verlorenem Gepäck unserer Seeleute.
Das solltest du mitbringen
Für uns zählt nicht, dass du jeden Punkt eines klassischen Lebenslaufs erfüllst. Entscheidend ist, dass du zuverlässig bist, selbstständig arbeitest und Lust auf einen abwechslungsreichen Büroalltag hast.
- Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sehr gute Englischkenntnisse
- Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion sowie ein freundliches, professionelles Auftreten
- Eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise – mit einem guten Gespür für bestehende Prozesse und Abläufe
- Spaß an Organisation, Details und Zahlen sowie die Bereitschaft, Verantwortung für deine Aufgaben zu übernehmen
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 / MS Office
- Bereitschaft, dich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln
Was wir dir bieten
- Flexible Arbeitszeiten
Deine 20 Wochenstunden planst du in Abstimmung mit dem Team eigenverantwortlich
- Parkplatz oder Job-Ticket
Wir übernehmen entweder deinen Parkplatz direkt an unserem Büro in Hamburg-Langenhorn oder bezuschussen dein Job-Ticket für den ÖPNV.
- Betriebliche Altersvorsorge
Wir unterstützen dich aktiv bei deiner Vorsorge für die Zukunft.
- Internationales Arbeitsumfeld
Du arbeitest regelmäßig mit Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Ländern zusammen und bekommst einen direkten Einblick in die internationale Seeschifffahrt.
- Kleines Team & kurze Wege
Bei uns arbeitest du nicht in einer anonymen Großorganisation. Die Abstimmung erfolgt direkt und unkompliziert – unter anderem unmittelbar mit der Geschäftsführung.
- Abwechslungsreiche Aufgaben
Office Management, Unterstützung der Geschäftsführung, Personaladministration und kaufmännische Themen: Deine Tätigkeit ist vielseitig und bietet dir Einblicke in unterschiedliche Bereiche unseres Unternehmens.
Du hast das Gefühl, dass die Position gut zu dir passen könnte? Dann freuen wir uns darauf, mehr über dich zu erfahren. Bewirb dich einfach direkt über JOIN – ganz unkompliziert.
Vielleicht lernen wir uns schon bald persönlich in unserem Hamburger Büro kennen.
