Zur Verstärkung der JoMAX suchen wir im Rahmen einer Elternzeitvertretung ein Teammitglied, das Freude an datenorientiertem Arbeiten, Prozessoptimierung und bundesweiter Zusammenarbeit hat und zentrale Auftrags- und Budgetprozesse verantwortet.
Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung eines transparenten Auftragsmanagements
- Sie gestalten ein strukturiertes System zur Erfassung, Steuerung und Nachverfolgung aller Aufträge und entwickeln dieses kontinuierlich weiter.
Laufendes Budgetcontrolling für Marketingmaßnahmen
- Sie überwachen Budgets, erstellen Forecasts, analysieren Abweichungen und leiten daraus steuernde Maßnahmen ab.
Erstellung regelmäßiger Management-Reports
- Sie verantworten monatliche und quartalsweise Reportings sowie Ad-hoc-Analysen für die Geschäftsführung und bereiten komplexe Sachverhalte adressatengerecht auf.
Prozesssteuerung im Auftragslebenszyklus
- Sie steuern, dokumentieren und optimieren Prozesse entlang des gesamten Auftragszyklus – von der Beauftragung bis zur Abnahme.
Schnittstellenmanagement
- Sie arbeiten eng mit Finanzen/Controlling, Leistungserbringern, externen Partnern und internen Verbänden zusammen und sorgen für reibungslose Abstimmungen.
Koordination von Meetings und Workshops
- Sie organisieren und moderieren Abstimmungstermine, bereiten Agenden vor und stellen sicher, dass Ergebnisse klar dokumentiert und nachverfolgt werden.
Nachhalten von Verbandsaufträgen
- Sie tracken Vereinbarungen, Meilensteine, Liefertermine und Abnahmen und übernehmen das Eskalationsmanagement bei Termin- oder Leistungsabweichungen.
Prüfung und fachliche Vorbereitung von Rechnungsunterlagen
- Sie prüfen Leistungsnachweise, Abrechnungsgrundlagen und Leistungsumfänge, bereiten Unterlagen für die Rechnungsstellung vor und stimmen sich mit der Finanz-/Buchhaltung zur fristgerechten Abwicklung ab.
