Stellenbeschreibung
Wir sind ein herzliches, innovatives und wachsendes Unternehmen, das Yoga- und Achtsamkeitsretreats sowie Bildungsurlaube an besonderen Orten wie Klöstern, der Ostsee und der Nordsee organisiert.
Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine engagierte Backoffice- und Workflow-Assistenz (m/w/d) in einem hybriden Arbeitsumfeld – möglichst ein Allroundtalent mit Struktur und Kommunikationsgeschick, das Lust hat, mit uns moderne, KI-gestützte Arbeitsweisen zu nutzen und unsere Workflows zu optimieren. Sie sorgen für einen reibungslosen Büroalltag, organisieren interne Abläufe und sind zentrale Ansprechperson für administrative Aufgaben. Eine strukturierte Einarbeitung ist selbstverständlich.
Ihre Aufgaben umfassen:
- Organisation und Koordination der Arbeitsabläufe im Backoffice und in unserem Buchungssystem
- Termine und Zeitpläne im Blick behalten
- Verlässliche, freundliche Kommunikation mit Teilnehmenden, Partner*innen und internen Teams – überwiegend auf Deutsch, gelegentlich auf Englisch
- Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Datenbanken sowie Erstellung von Präsentationen und Berichten mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Behalten von Zeitplänen und Terminen im Blick
- Verlässliche, freundliche Kommunikation mit Teilnehmenden und Partnern
- Planung und Steuerung von Projekten im Workflow-Management mit modernen Projektplanungstools
- Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Automatisierung unserer digitalen Prozesse mit KI-gestützten Assistenzsystemen
- Achten auf die Einhaltung organisatorischer Standards und Prozesse
- Vorbereitende Buchhaltung für den Steuerberater (ein Plus, kein Muss)
Was Sie mitbringen
- Erfahrung in Büroorganisation und administrativen Aufgaben
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) und sicherer Umgang mit dem PC
- Organisationstalent, Struktur und Überblick – auch wenn es zeitlich mal eng wird, behalten Sie Ruhe und Übersicht
- Kommunikationsstärke, ein freundliches, verlässliches Auftreten und ausgeprägte Teamfähigkeit
- Selbstständige Arbeitsweise, Priorisierungsgeschick und Flexibilität bei wechselnden Anforderungen
- Offenheit und Neugier für neue Aufgabengebiete, digitale Tools und KI – Vorkenntnisse von Vorteil, aber kein Muss, wir arbeiten Sie ein
- Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Das bieten wir
- Hybrides Arbeiten, Wechsel zw. Büro und Homeoffice, wenn gewünscht
- Strukturierte Einarbeitung – auch in unseren KI-gestützten Workflow
- Flexible Arbeitszeitmodelle
- Feel-Good-Atmosphäre, in der Ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden
- Flache, auf Vertrauen basierende Hierarchien mit großem Gestaltungsspielraum
- Kreative Entfaltungsmöglichkeiten
- Hunde sind bei uns gern gesehene Teammitglieder
Gehalt: 17,00€ - 25,00€ pro Stunde
Leistungen:
- Firmenevents
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenlose Getränke
- Preisnachlässe auf Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens
- Verkehrsanbindung
- Weiterbildungsprogramme
Berufserfahrung:
- Büroorganisation: 3 Jahre (Erforderlich)
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 40882 Ratingen
