1. Grundidee der Organisation
Chief Operating Officer (COO)
Verantwortet das operative Gesamtsystem.
Der COO entscheidet, was verändert werden muss, mit welcher Priorität und mit welchem Ergebnis.
Er trägt insbesondere Verantwortung für:
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operative Performance
-
Produktivität und Effizienz
-
Organisationsstrukturen
-
Digitalisierung und Automatisierung
-
Führung der Bereichsleiter
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bereichsübergreifende Prozesse
-
Kosten und Ergebnis
-
Veränderungskultur
-
Umsetzung strategischer Entscheidungen der Geschäftsführung
Der COO ist damit der Auftraggeber und Sponsor der Transformation.
Business Transformation Manager
Sorgt dafür, dass Veränderung tatsächlich umgesetzt wird.
Er übernimmt bereichsübergreifende Transformations- und Implementierungsprojekte und bildet die Schnittstelle zwischen:
Geschäftsführung / COO Fachbereichen IT / Entwicklung Mitarbeitern
Seine Aufgabe endet ausdrücklich nicht damit, einen neuen Prozess oder ein neues System technisch bereitzustellen.
Er ist dafür verantwortlich, dass:
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Anforderungen sauber aufgenommen werden,
-
Mitarbeiter einbezogen werden,
-
Prozesse verstanden und definiert sind,
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Tests durchgeführt werden,
-
Feedback strukturiert an die Entwicklung gelangt,
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Entscheidungen getroffen werden,
-
Schulungen stattfinden,
-
Rollouts funktionieren,
-
neue Prozesse tatsächlich genutzt werden.
2. Klare Rollenverteilung
Thema
COO
Business Transformation Manager
Transformationsstrategie
verantwortlich
unterstützt
Priorisierung von Projekten
entscheidet
bereitet vor
Unternehmensziele
definiert
übersetzt in Projekte
Prozessveränderungen
fordert ein
organisiert Umsetzung
Odoo-/IT-Projekte
Sponsor
Implementierungsverantwortung
Kommunikation mit Fachbereichen
Eskalation/Führungsebene
operativ und kontinuierlich
Workshops
punktuell
organisiert und moderiert
Testphasen
Kontrolle
komplette Organisation
Feedback an Entwickler
Eskalation
strukturiert und steuert
Schulung
stellt Ressourcen sicher
organisiert
Widerstände
entscheidet bei Eskalation
erkennt und bearbeitet
Rollout
Freigabe
Durchführung
Adoption
KPI-Verantwortung
Nachhalten und Analyse
Prozessdisziplin
fordert ein
kontrolliert
Führung Bereichsleiter
direkt
keine disziplinarische Führung notwendig
3. Beispiel: Einführung eines neuen Odoo-Moduls
COO
Der COO entscheidet:
„Das neue Modul wird eingeführt. Ziel ist eine Reduzierung der Bearbeitungszeit um 30 %. Der neue Prozess soll ab KW 42 verbindlich genutzt werden.“
Danach übernimmt der Business Transformation Manager.
Business Transformation Manager
Phase 1 – Verstehen
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Gespräche mit den betroffenen Mitarbeitern
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Ist-Prozess aufnehmen
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Schwachstellen identifizieren
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Anforderungen dokumentieren
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relevante Key User bestimmen
Phase 2 – Soll-Prozess
Gemeinsam mit Fachbereich und IT wird definiert:
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Wie soll der zukünftige Prozess aussehen?
-
Welche Aufgaben werden automatisiert?
-
Welche manuellen Arbeitsschritte entfallen?
-
Welche Verantwortlichkeiten verändern sich?
-
Welche Informationen benötigt das Odoo-Team?
Phase 3 – Entwicklung begleiten
Der Business Transformation Manager stellt sicher:
-
Anforderungen sind eindeutig.
-
Entscheidungen werden rechtzeitig getroffen.
-
Entwickler erhalten Rückmeldung.
-
offene Punkte bleiben nicht wochenlang liegen.
-
Fachbereich und Entwicklung reden nicht aneinander vorbei.
Phase 4 – Test
Er organisiert:
-
Testgruppen
-
Testtermine
-
Testfälle
-
Dokumentation
-
Feedback
-
Fehlerpriorisierung
-
Nachtests
Phase 5 – Change
Parallel führt er Gespräche mit Mitarbeitern und Führungskräften.
Er beantwortet insbesondere:
-
Was verändert sich?
-
Warum verändern wir es?
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Was fällt künftig weg?
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Welche Vorteile entstehen?
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Welche neuen Erwartungen gibt es?
-
Wo entstehen Widerstände?
Phase 6 – Rollout
Er organisiert:
-
Schulung
-
Dokumentation
-
Go-live
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Ansprechpartner
-
Supportstruktur
-
Übergangsphase
Phase 7 – Adoption
Nach dem Go-live überprüft er:
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Wird das System tatsächlich benutzt?
-
Werden alte Excel-Listen weitergeführt?
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Gibt es Schattenprozesse?
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Welche Funktionen werden nicht genutzt?
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Wo gibt es Verständnisprobleme?
-
Sind die versprochenen Effizienzgewinne eingetreten?
Erst dann ist das Projekt abgeschlossen.
Stellenbeschreibung
Business Transformation Manager (m/w/d)
Digitalisierung umsetzen. Prozesse verändern. Menschen mitnehmen.
Wir entwickeln unsere Unternehmensgruppe konsequent weiter.
Neue Software allein verändert jedoch kein Unternehmen.
Neue Prozesse funktionieren nur dann, wenn sie verstanden, akzeptiert und konsequent umgesetzt werden.
Deshalb suchen wir einen Business Transformation Manager (m/w/d), der zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und unserem IT-/Entwicklungsteam dafür sorgt, dass aus Ideen tatsächlich funktionierende Veränderungen entstehen.
Du bist dabei weder klassischer IT-Projektmanager noch reiner Change Manager.
Du verbindest:
Prozessmanagement + Projektmanagement + Digitalisierung + Change Management
Deine Aufgabe
Du begleitest zentrale Digitalisierungs-, Automatisierungs- und Veränderungsprojekte unserer Unternehmensgruppe von der Idee bis zur erfolgreichen Einführung.
Dabei arbeitest du eng mit unserem COO, unseren Bereichsleitern, Mitarbeitern und unserem internen IT-/Entwicklungsteam zusammen.
Dein Anspruch:
Ein Projekt ist nicht erfolgreich, wenn die Software fertig ist – sondern wenn der neue Prozess im Unternehmen funktioniert.
Transformation & Change
Du begleitest Mitarbeiter und Führungskräfte aktiv durch Veränderungsprozesse.
Du:
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erklärst Veränderungen verständlich,
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schaffst Bewusstsein für notwendige Veränderungen,
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erkennst Widerstände frühzeitig,
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führst Gespräche mit betroffenen Mitarbeitern,
-
unterstützt Führungskräfte bei Veränderungsprozessen,
-
entwickelst geeignete Kommunikations- und Einführungsmaßnahmen.
Prozessmanagement
Bevor etwas digitalisiert wird, willst du verstehen, wie der Prozess heute funktioniert.
Du:
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analysierst bestehende Abläufe,
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führst Gespräche mit Fachabteilungen,
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identifizierst Medienbrüche und unnötige Arbeitsschritte,
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hinterfragst bestehende Prozesse,
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entwickelst gemeinsam mit den Verantwortlichen Soll-Prozesse,
-
übersetzt fachliche Anforderungen in klare Anforderungen für unsere Entwickler.
Dabei gilt für dich:
Wir digitalisieren keinen schlechten Prozess – wir verbessern ihn zuerst.
Projekt- und Implementierungsmanagement
Du übernimmst die operative Steuerung unserer Transformationsprojekte.
Dazu gehören beispielsweise:
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Projektpläne erstellen,
-
Verantwortlichkeiten definieren,
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Meilensteine festlegen,
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Termine koordinieren,
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Workshops organisieren,
-
Entscheidungen vorbereiten,
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offene Punkte nachhalten,
-
Abhängigkeiten erkennen,
-
Risiken frühzeitig eskalieren.
Schnittstelle Fachbereich IT
Eine deiner wichtigsten Aufgaben ist die Übersetzung zwischen Fachabteilungen und Entwicklung.
Du stellst sicher, dass Entwickler verstehen:
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was benötigt wird,
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warum es benötigt wird,
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wie der Prozess funktioniert,
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welche Prioritäten bestehen.
Gleichzeitig stellst du sicher, dass Fachabteilungen verstehen:
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was technisch möglich ist,
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welche Entscheidungen benötigt werden,
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welche Auswirkungen Veränderungen haben.
Testing & Qualitätssicherung
Neue Systeme oder Module dürfen nicht einfach „irgendwie getestet“ werden.
Du entwickelst einen strukturierten Testprozess.
Dazu gehören:
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Auswahl geeigneter Key User,
-
Definition von Testfällen,
-
Organisation von Testterminen,
-
strukturierte Erfassung von Feedback,
-
Priorisierung von Fehlern und Änderungswünschen,
-
Übergabe an die Entwicklung,
-
Nachhalten der Umsetzung,
-
Organisation von Nachtests.
Rollout & Einführung
Du bereitest den Rollout gemeinsam mit den Fachbereichen vor.
Dazu gehören:
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Schulungsplanung,
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Anwenderinformationen,
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Dokumentationen,
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Go-live-Planung,
-
Supportprozesse,
-
Kommunikation.
Adoption – dein Projekt endet nicht beim Go-live
Nach der Einführung überprüfst du gemeinsam mit den Verantwortlichen:
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Wird der neue Prozess tatsächlich genutzt?
-
Werden alte Arbeitsweisen weitergeführt?
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Werden Funktionen korrekt verwendet?
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Wo gibt es Optimierungspotenzial?
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Sind weitere Schulungen notwendig?
-
Wurden die wirtschaftlichen Projektziele erreicht?
Dein Profil
Du hast Erfahrung in einem oder mehreren dieser Bereiche:
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Change Management
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Business Transformation
-
Organisationsentwicklung
-
Prozessmanagement
-
Digitalisierung
-
ERP-Implementierung
-
Projektmanagement
-
Business Analysis
Besonders wichtig ist uns, dass du bereits erlebt hast, wie Veränderungen in Unternehmen praktisch umgesetzt werden.
Du passt zu uns, wenn du …
- gerne mit Menschen arbeitest,
-
gleichzeitig prozess- und zahlenorientiert denkst,
-
hartnäckig Projekte nachhältst,
-
unangenehme Themen ansprechen kannst,
-
keine Scheu vor unterschiedlichen Hierarchieebenen hast,
-
Prozesse schnell verstehst,
-
technische Zusammenhänge nachvollziehen kannst,
-
Probleme nicht nur dokumentierst, sondern lösen willst,
-
Entscheidungen einforderst,
-
Verantwortung übernimmst.
Was wir ausdrücklich nicht suchen
Wir suchen keinen klassischen Projektmanager, der hauptsächlich:
-
Meetings organisiert,
-
Protokolle schreibt,
-
Aufgabenlisten pflegt,
-
Statusberichte erstellt.
Wir suchen jemanden, der wissen will:
„Warum funktioniert das noch nicht – und was müssen wir tun, damit es funktioniert?“
Organisatorische Einordnung
Berichtslinie:
Geschäftsführung
COO
Business Transformation Manager
Der Business Transformation Manager arbeitet projektbezogen mit allen Unternehmensbereichen zusammen.
Er besitzt dabei eine klare fachliche Projektverantwortung, auch wenn die Mitarbeiter disziplinarisch ihren jeweiligen Bereichsleitern unterstellt bleiben.
Entscheidungs- und Eskalationslogik
Damit die Position funktioniert, braucht sie ein klares Mandat.
Der Business Transformation Manager darf:
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Informationen aus Fachbereichen einfordern,
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Workshops terminieren,
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Projekttermine setzen,
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Verantwortlichkeiten nachhalten,
-
Tester benennen lassen,
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Entscheidungen einfordern,
-
Projektprobleme an den COO eskalieren.
Der COO greift ein, wenn:
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Bereichsleiter Entscheidungen blockieren,
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Ressourcen fehlen,
-
Prioritätskonflikte entstehen,
-
Veränderung grundsätzlich abgelehnt wird,
-
Termine wiederholt nicht eingehalten werden.
Erfolgskennzahlen
Die Leistung des Business Transformation Managers sollte nicht an der Anzahl abgeschlossener Meetings gemessen werden.
Sinnvolle KPIs sind beispielsweise:
Umsetzung
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Anteil fristgerecht eingeführter Projekte
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Einhaltung von Meilensteinen
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durchschnittliche Projektdauer
Adoption
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tatsächliche Nutzungsquote neuer Systeme
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Anzahl verbleibender manueller Schattenprozesse
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Nutzung definierter Kernfunktionen
Prozessverbesserung
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reduzierte Bearbeitungszeiten
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eingesparte manuelle Arbeitsschritte
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Automatisierungsgrad
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Fehlerquote vorher/nachher
Organisation
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offene Change-Punkte
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Schulungsquote
-
Nachschulungsbedarf
-
Anzahl eskalierter Blockaden
Beispiel für eure Odoo-Struktur
COO
Strategische Verantwortung für Digitalisierung und Operation
Business Transformation Manager
Verantwortet Prozess, Change, Implementierung und Adoption
Odoo Product Owner / IT-Projektleitung
Verantwortet fachlich-technische Produktsteuerung
Odoo Entwickler
Entwicklung / Konfiguration / Schnittstellen
Parallel:
Bereichsleiter + Key User
Fachwissen, Tests und Einführung im jeweiligen Unternehmensbereich
Der wichtigste Grundsatz
Der Business Transformation Manager ist nicht derjenige, der jedem Mitarbeiter Veränderungen „verkaufen“ muss.
Die Verantwortung für Veränderung bleibt immer auch bei den jeweiligen Führungskräften.
Deshalb lautet das Modell:
COO fordert Veränderung.
Business Transformation Manager organisiert Veränderung.
Bereichsleiter führen die Veränderung.
IT ermöglicht die Veränderung technisch.
Mitarbeiter setzen den neuen Prozess im Tagesgeschäft um.
