Aufgaben:
- Verwaltung von Zeitplänen, Koordination von Besprechungen, Bearbeitung der Korrespondenz und Organisation von Dokumenten für das Team
- Unterstützung bei der Verfolgung des Projektfortschritts, Aktualisierung von Berichten und Sicherstellung der Einhaltung von Fristen
- Ansprechperson zwischen den Abteilungen, Organisieren des Informationsflusses und Erleichterung einer reibungslosen Kommunikation
- Pflege von Aufzeichnungen, Vorbereitung von Präsentationen und Sicherstellung der Einhaltung interner Verfahren
- Verwaltung von Büromaterial, Reisevorbereitungen und Unterstützung der Teamlogistik zur Gewährleistung eines reibungslosen täglichen Ablaufs
Anforderungen:
Höhere Schulabschluss (Mindestanforderung), Abschluss einer Fachschule oder Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft, Büromanagement oder einem verwandten Bereich (bevorzugt)
Kenntnisse und Erfahrung in:
- oben genannten Aufgaben
- der effizienten Verwaltung von Kalender, Besprechungen und Dokumentation
- starke mündliche und schriftliche Kommunikation
- Verständnis von Projektarbeitsabläufen, Nachverfolgung und Berichterstattung
- MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Projektmanagement-Tools (Jira, PowerPPM) und Dokumentenmanagementsystemen
- in der Bewältigung und der effektiven Priorisierung mehrerer Aufgaben
- Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams und als zuverlässiges Unterstützungssystem zu agieren
- Unterstützung von Projektteams, vorzugsweise in einer strukturierten Unternehmens- oder projektbasierten Umgebung
- PMO-Prozesse oder Projektmanagement-Methodologien - von Vorteil
- Deutsch- und Englisch in Wort und Schrift
