Eine Verwaltungsfachkraft, vereint organisatorische, kaufmännische und kommunikative Aufgaben. Sie ist im Grunde das organisatorische Rückgrat eines Unternehmens. Hier ist eine Übersicht über die wichtigen Fähigkeiten, Kenntnisse und Aufgaben, die man können bzw. beherrschen sollte:
Kernaufgaben
Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
- Bearbeitung von Posteingang/-ausgang, E-Mails, Telefonaten
- Dokumentenmanagement und Ablage (digital & analog)
- Erstellung und Pflege von Akten, Datenbanken, Formularen
Kaufmännische Tätigkeiten
- Unterstützung bei der Budgetplanung, Rechnungsprüfung, Bestellungen
- Erstellen von Statistiken, Auswertungen, Berichten Unterstützung in Personalangelegenheiten (z. B. Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Bewerbungsunterlagen vorbereiten)
Kommunikation & Schnittstellenarbeit
- Ansprechpartner/in für interne und externe Anliegen
- Abstimmung mit Abteilungen, Kunden, Lieferanten oder Behörden Sicherstellen, dass Informationen korrekt und rechtzeitig weitergegeben werden
Wichtige Fachkenntnisse
Büroorganisation und Verwaltungsabläufe
MS Office / Office 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, ggf. Teams)
Grundkenntnisse im Rechnungswesen (z. B. Rechnungsprüfung, Prüfung Wiegescheine/Begleitpapiere)
Personalverwaltung (z. B. Zeitmanagement)
Datenschutz & Vertraulichkeit Kommunikations- und Schriftverkehrsregeln (geschäftliche Korrespondenz, E-Mail-Etikette)
Soziale & persönliche Kompetenzen
Organisationstalent – Prioritäten setzen, den Überblick behalten
Zuverlässigkeit & Diskretion – vertrauensvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
Selbstständigkeit & Eigeninitiative – Aufgaben vorausschauend erledigen und planen.
Teamfähigkeit – gut mit Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten
Kommunikationsstärke – klar und höflich im Umgang mit Vorgesetzten, Kunden und Mitarbeitern.
- Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift.
Belastbarkeit & Flexibilität – auch in stressigen Phasen ruhig bleiben
Schnelle Auffassungsgabe – neue Themen und Abläufe schnell verstehen
Typische Ausbildung / Voraussetzungen
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, z. B.:
- Verwaltungsfachangestellte
- Kauffrau für Büromanagement
- Industriekauffrau
- Berufserfahrung in Verwaltung, Sekretariat oder Assistenz ist von Vorteil.
Art der Stelle: Vollzeit
Gehalt: 2.500,00€ - 2.750,00€ pro Monat
Arbeitsort: Vor Ort
