Im direkten Umfeld einer C-Level- oder Senior-Management-Führungskraft gestaltest du den gesamten Management-Zyklus aktiv mit und sorgst dafür, dass Entscheidungen gut vorbereitet, klar getroffen und konsequent nachverfolgt werden.
- Du steuerst den Management-Zyklus deiner Führungskraft ganzheitlich und koordinierst regelmäßige Meetings, Auswärtstermine und wichtige Entscheidungsprozesse , sodass alle Formate sinnvoll aufeinander abgestimmt sind.
- Durch die strukturierte Planung, Organisation und Pflege eines integrierten Kalenders für Meetings, Steuerungskreise, Projekt-Reviews und Entscheidungssitzungen stellst du sicher, dass Kapazitäten effizient genutzt und Prioritäten sichtbar werden.
- In enger Zusammenarbeit mit Senior Management und Fachabteilungen erstellst und koordinierst du Tagesordnungen , sorgst für die rechtzeitige Bereitstellung aller Dokumente und Entscheidungsunterlagen und hältst deren Qualität auf einem hohen Niveau.
- Mit einem klaren Blick für Verbindlichkeit dokumentierst du Entscheidungen, To-dos und Verantwortlichkeiten , verfolgst Folgemaßnahmen aktiv nach und stellst sicher, dass Fristen , Zuständigkeiten und Status transparent bleiben.
- Auf Basis der Inhalte aus den verantwortlichen Bereichen bereitest du Entscheidungsvorlagen, Briefings und zusammenfassende Berichte vor und bereitest Informationen so auf, dass Führungskräfte schnell und sicher entscheiden können.
- Im bereichsübergreifenden Zusammenspiel koordinierst du relevante Stakeholder , einschließlich interner und ausgewählter externer Partner, strukturierst Kommunikationswege und sorgst dafür, dass alle Beteiligten im Management-Zyklus gut eingebunden sind.
- Als fortgeschrittenes Gatekeeping filterst, kategorisierst und priorisierst du Anfragen selbstständig nach ihrer strategischen und operativen Relevanz, schützt die Zeit deiner Führungskraft und hältst gleichzeitig wichtige Themen im Fluss.
- Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit, idealerweise ergänzt durch Weiterbildungen im Bereich Executive Assistance , Projekt- oder Prozessmanagement , sodass du komplexe Management-Umfelder sicher überblickst.
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion für Führungskräfte , einschließlich fundierter Zusammenarbeit mit C-Level- oder Senior-Management-Teams , ermöglicht dir ein souveränes Agieren auf Top-Management-Ebene.
- In der Steuerung komplexer Terminplanungen und Entscheidungsprozesse behältst du den Überblick, verknüpfst Inhalte mit Kapazitäten und stellst sicher, dass Führungskräfte zur richtigen Zeit mit den richtigen Informationen arbeiten können.
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office , insbesondere in PowerPoint zur Erstellung und Anpassung von Management-Präsentationen sowie in Excel für Listen, Übersichten und Nachverfolgungen, nutzt du, um Inhalte klar, strukturiert und aussagekräftig aufzubereiten.
- Mit einem sicheren Umgang in digitalen Tools für Zusammenarbeit und Projektmanagement – etwa MS Teams, SharePoint, Planner oder vergleichbaren Systemen – unterstützt du transparente Kommunikation, effiziente Abstimmung und die verlässliche Nachverfolgung von Aufgaben.
- Du kommunizierst sehr sicher auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift , passt deine Sprache unterschiedlichen Hierarchieebenen an und trittst auch in anspruchsvollen Situationen professionell und lösungsorientiert auf.
- In deinem Arbeitsstil zeigst du ein hohes Maß an Selbstständigkeit , arbeitest vorausschauend und proaktiv , gehst mit Zeitdruck, vielfältigen Anforderungen und kurzfristigen Änderungen souverän um und wahrt dabei stets Diskretion, Integrität und gutes Urteilsvermögen im Umgang mit vertraulichen Themen.
- Sinn und Wirkung . Bei Eppendorf arbeitest du an Lösungen, die die Lebensbedingungen von Menschen weltweit verbessern.
- Wir sehen, was du leistest. Ein faires, attraktives Gehalt sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld zeigen, dass dein Beitrag zählt.
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