Miet- und WEG-Verwaltung
Über uns
Wir sind ein Single Family Office mit Sitz in Darmstadt. In einem kleinen, eingespielten Team verwalten wir ein breit aufgestelltes Vermögen mit Schwerpunkt auf Immobilien und bauen unseren Bestand gezielt weiter aus.
Unsere Arbeit ist auf Langfristigkeit, Verlässlichkeit und Diskretion ausgerichtet. Der Umgang im Team ist persönlich und von Vertrauen sowie kurzen Entscheidungswegen geprägt. Für die kaufmännische Immobilienverwaltung suchen wir eine eigenverantwortliche Person, die ihren Bereich von Beginn an aktiv gestaltet und mit uns mitwächst.
Schwerpunkt der Position: Der Kern dieser Stelle liegt in der sorgfältigen Dokumentenverarbeitung und in buchhalterischen Aufgaben. Diese Grundlagenarbeit ist das Fundament einer verlässlichen Verwaltung. Wer hier strukturiert und zuverlässig arbeitet, übernimmt mit zunehmender Einarbeitung schrittweise weitere Verantwortungsbereiche, bis hin zur Mitgestaltung des täglichen Geschäfts.
Eckdaten der Position
- Position: Kaufmännische Immobilienverwaltung (m/w/d), Miet- und WEG-Verwaltung
- Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
- Umfang: (ca. 30 Stunden, 4-5 Tage die Woche); Montag ist fix, die übrigen Tage können einvernehmlich vereinbart werden
- Arbeitsweise: überwiegend eigenverantwortlich, die Aufgaben werden die meiste Zeit eigenverantwortlich ausgeführt
- Arbeitsort: vor Ort im Büro (u.a. wegen fester Sprechzeiten)
- Verwaltungssoftware: Die Verwaltung erfolgt über das Programm immocloud
- Vergütung: je nach Qualifikation
Ihre Aufgaben:
- Dokumentenverarbeitung und Buchhaltung (Kernbereich)
- Sorgfältige Verarbeitung, Erfassung und Ablage aller anfallenden Dokumente und Belege in immocloud
- Vorbuchung von Immobilienvorgängen und Kontrolle eingehender Rechnungen
- Buchhaltungsvorbereitung sowie Aufbereitung und Übergabe der Belege an den Steuerberater
- Erstellung der jährlichen Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen
- Führung der Kostenübersicht in Excel je Objekt
- Zuarbeit zur Budget- und Wirtschaftsplanung je Objekt
Darüber hinaus wird der Aufgabenbereich je nach Qualifikation und Einarbeitung stetig wachsen. Langfristig wird zu den Aufgaben noch gehören:
Miet- und Vertragsmanagement
- Betreuung des laufenden Geschäfts rund um die Mieteinnahmen
- Mieteingangskontrolle und Mahnwesen
- Erstellung und Verwaltung von Mietverträgen sowie Bearbeitung von Kündigungen
- Prüfung und Umsetzung von Mietanpassungen (Mietspiegel, Index, Staffel)
- Auswahl neuer Mieter (Besichtigungen erfolgen in der Regel über den Hausmeister, bei Bedarf auch selbst)
Reparaturen, Instandhaltung und Dienstleister
- Beauftragung und Koordination von Reparaturen (Telefonate, Abstimmung mit Beteiligten)
- Einholen von Angeboten für Kleinreparaturen, Koordination von Hausmeistern und Mietern
- Verantwortung für Rückfragen zu Reparaturen und Mieten
- Budgetüberwachung und Priorisierung der Reparaturen
- Eigenständige Freigabe von Reparaturen bis zu einem festgelegten Betrag, darüber Rücksprache mit der Geschäftsleitung
- Laufende Koordination externer Dienstleister (Vertragsabschlüsse über die Geschäftsleitung)
- Verwaltung von Versicherungen und eigenständige Abwicklung von Schadens- und Versicherungsfällen
WEG-Verwaltung
- Betreuung von WEG-Objekten inkl. Vorbereitung und Begleitung von Eigentümerversammlungen
- Umsetzung und Nachverfolgung gefasster Beschlüsse
Kommunikation und Organisation
- Kommunikation mit Mietern und Wahrnehmung fester Sprechzeiten
- Laufende Dokumentenablage und Pflege der Stammdaten
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben, z.B. Pflege des Registers der Ausbildungsstellen
- Mitwirkung an der Leitung des täglichen Geschäfts
Ihr Profil
- Sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise und Freude an gründlicher Dokumenten- und Buchhaltungsarbeit als Fundament der täglichen Verwaltung
- Einschlägige Berufserfahrung in der Miet- und WEG-Verwaltung (ein formaler Abschluss ist nicht zwingend, Erfahrung zählt)
- Sicherer Umgang mit der Erstellung von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen
- Kenntnisse im Mietvertragswesen und bei Mietanpassungen
- Fundiertes kaufmännisches Verständnis (Buchhaltungsvorbereitung, Mahnwesen)
- Sehr gute Excel-Kenntnisse sowie sicherer Umgang mit MS Office
- Erfahrung mit einer Verwaltungssoftware (idealerweise immocloud) oder Bereitschaft zur zügigen Einarbeitung
- Technisches Grundverständnis im Bereich Instandhaltung (fachliche Einarbeitung wird ergänzt)
- Ausgeprägte Eigenständigkeit und Eigenverantwortung, da die Stelle überwiegend allein und ohne ständige Begleitung ausgefüllt wird
- Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und ausgeprägte Priorisierungsfähigkeit
- Kommunikationsstärke und Verbindlichkeit im Umgang mit Mietern und Dienstleistern
Wir bieten
- Eine verantwortungsvolle Position mit kurzen Entscheidungswegen und direktem Draht zur Geschäftsleitung
- Klare Entwicklungsperspektive: mit zunehmender Einarbeitung wächst der Verantwortungsbereich
- Strukturierte Einarbeitung und moderne, cloudbasierte Verwaltungssoftware (immocloud)
- Eigenständigen Aufgabenbereich mit Gestaltungsspielraum
- Unbefristete Festanstellung nach erfolgreicher Probezeit
- Familienfreundliche 4-Tage-Woche oder 5-Tage halbtags mit flexibel einteilbaren Arbeitstagen/-zeiten (Montag fix, übrige Tage frei planbar)
- Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
Gehalt: 30.000,00€ - 34.000,00€ pro Jahr
Leistungen:
Sprache:
- Deutsch auf Muttersprachenniveau (Erforderlich)
Arbeitsort: Vor Ort
