Stellenbeschreibung
Wir suchen eine engagierte und vielseitige Sekretärin und Assistentin (m/w/d), die unser Team mit ihrer Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Computerkompetenz unterstützt.
In dieser Position sind Sie die zentrale Schnittstelle für alles Eingehende, die administrativen Abläufe, koordinieren Termine, verwalten Schlüssel, schreiben Emails und sorgen für einen reibungslosen Büroalltag.
Der Schwerpunkt liegt in der Verwaltung von Mietobjekten (keine WEG!) sowie allgemeinen Sekretaritatsaufgaben; keine Außendiensttermine (wenn nicht gewünscht).
Ihre proaktive Arbeitsweise und Ihr freundliches Auftreten tragen maßgeblich zum Erfolg unseres Teams bei. Wenn Sie Freude an abwechslungsreichen Aufgaben haben und gerne in einem dynamischen Umfeld arbeiten, sind Sie bei uns genau richtig!
Unterstützen Sie uns gerne bei einem Weg zu weiterer Digitalisierung!
Aufgaben
● Betreuung von Mietern und Bearbeitung des laufenden Schriftverkehrs
● Erstellung und Bearbeitung von Mietverträgen und Mieterunterlagen (nach Vorgaben)
● Bearbeitung von Mietangelegenheiten und Mieterwechseln
● Koordination und Beauftragung von Handwerkern und Dienstleistern
● Bearbeitung von Reparatur- und Instandhaltungsangelegenheiten
● Überwachung laufender Vorgänge und Termine
● Kommunikation mit Eigentümern, Mietern, Handwerkern und Behörden
● allgemeine administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Mietverwaltung
● Unterstützung bei Betriebskostenabrechnungen und sonstigen Verwaltungsaufgaben
Hinzu kommen bzw. parallel dazu leiten Sie auch das Büro als Sekretärin mit den hierzu gehörigen Aufgaben wie z.B. das Verwalten der Hard- und Software, Bestellung von Büromaterialien, Besorgen von Kleinigkeiten, Kaffekochen und Blumengießen etc.
Qualifikationen
- Idealerweise Berufserfahrung in der Haus- bzw. Mietverwaltung; mindestens Sekretariatserfahrung
- Nachweisbare Office- und administrative Erfahrung in einer vergleichbaren Position
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
- gutes Organisationstalent, Freude am eigenverantwortlichen Arbeiten
- selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Fließende Deutsch- und Basis-Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit Computeranwendungen sowie schnelle Auffassungsgabe bei neuen Softwaretools; die Kenntnisse der Verwaltungssoftware HausSoft wären ein großes Plus!
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- Freundlichkeit, Verbindlichkeit und Empathie in der Zusammenarbeit hier vor Ort, aber auch mit unseren Mietern, Handwerkern und Eigentümern sind uns sehr wichtig!
Wir bieten
- Nach Ihren Vorstellungen 20-30 Stunden die Woche an idealerweise 5 Tagen (Minimum 3 Tage/Woche) vor Ort; kein Homeoffice möglich
- Ihre Arbeitszeitwünsche versuchen wir auch zu berücksichtigen
- abwechlsungsreiche und eigenverantworliche Tätigkeit
- kurze Entscheidungswege und ein persönliches Arbeitsumfeld
- eine angemessene, der Erfahrung entsprechende Vergütung
Gehalt: 20,00€ - 24,00€ pro Stunde
Erwartete Arbeitsstunden: 20.0–30.0 pro Woche
Leistungen:
Arbeitsort: Vor Ort
