Wir suchen ab dem 01.09.2026 eine/n Office Assistant
Bei Rusta arbeiten wir als Team - einfach, mutig, engagiert und vor allem gemeinsam.
Damit das gelingt, brauchen wir Unterstützung im Bereich Office Management.
Wir suchen eine Person, die Organisation liebt, den Überblick behält und Lust hat, in zwei zentralen Abteilungen den Alltag am Laufen zu halten.
Deine Aufgaben
Im Office Management arbeitest du mit, indem du...
- unsere Office Managerin im Tagesgeschäft verlässlich unterstützt und ihr bei organisatorischen sowie administrativen Aufgaben zuarbeitest
- Rechnungen prüfst, digitalisierst und für die Buchhaltung in Schweden vorbereitest
- unsere digitale und physische Ablage neu strukturierst und zuverlässig pflegst
- Reports vollständig und fristgerecht erstellst, auch wenn es zeitlich einmal eng wird
- Verträge verwaltest und mit Vermietern sowie externen Dienstleistern korrespondierst
- Dienstreisen organisierst und Hotel- sowie Bahnreservierungen koordinierst
- Büroeinkäufe und vielfältige organisatorische Aufgaben übernimmst
- Store-Neueröffnungen durch Buchungen, Bestellungen und weitere organisatorische Aufgaben unterstützt
- bestehende Abläufe hinterfragst und praktikable Verbesserungsvorschläge einbringst
- auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick behältst
Je nach Bedarf können weitere Aufgaben in beiden Bereichen dazukommen, z. B. bei Projekten, neuen Prozessen oder organisatorischen Themen, die zusätzliche Unterstützung erfordern.
