Ab sofort/ befristet bis Ende Oktober 2027/ Vollzeitstelle (40 Std./Woche), Standort: Düsseldorf
Die EuroSkills Düsseldorf 2027 bringt Tausende junge Fachkräfte, Partner, Unternehmen und Besucher:innen aus ganz Europa zusammen. Als Personal Assistant (m/w/d) unterstützt du unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft und sorgst mit deinem Organisationstalent dafür, dass administrative und organisatorische Abläufe reibungslos funktionieren.
In dieser Rolle behältst du auch in dynamischen Projektphasen den Überblick, denkst gerne über den Tellerrand hinaus und bringst eigene Ideen aktiv ein. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung sowie allen Fachbereichen zusammen und trägst so maßgeblich zum Erfolg von EuroSkills Düsseldorf 2027 bei.
Das bieten wir dir
· Erlebe ein wachsendes Team mit klaren Verantwortlichkeiten und kurzen Entscheidungswegen. Unsere Zusammenarbeit ist geprägt von offener und direkter Kommunikation. Unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen sehen wir als Stärke. So arbeiten bei uns Menschen mit vielfältigen Hintergründen vertrauensvoll zusammen
· Einstieg zu einem Zeitpunkt, an dem du dich sofort voll einbringen kannst
· Profitiere von flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit zum Home-Office
· Arbeit mit modernem APPLE-Arbeitsequipment
· Arbeite in einem international vernetzten Umfeld, das spannende Einblicke in globale Strukturen und Prozesse bietet
Deine Aufgaben
Termin- und Kalendermanagement
· Eigenverantwortliche Planung, Koordination und Priorisierung von Terminen und Meetings
· Vorausschauende Organisation des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung
· Abstimmung von Terminen mit internen und externen Ansprechpartner:innen
· Vorbereitung von Unterlagen für Termine, Sitzungen und Gremien
Reiseorganisation und -abwicklung
· Planung, Buchung und Koordination von Geschäftsreisen im In- und Ausland
· Erstellung von Reiseplänen sowie Vor- und Nachbereitung der Reisekostenabrechnung
· Ansprechperson für alle reisebezogenen Fragestellungen
Korrespondenz und Kommunikation
· Selbstständige Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
· Ggf. Verwaltung und Priorisierung des E-Mail-Postfachs
· Professionelle Kommunikation mit Partnern, Behörden und Stakeholdern
· Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Protokollführung und Nachverfolgung offener Punkte
Office- und Dokumentenmanagement
· Organisation und Optimierung administrativer Abläufe und Prozesse im Büroalltag
· Pflege von Ablagesystemen sowie Vertrags- und Dokumentenmanagement
· Koordination von Bestellungen, Dienstleistern und allgemeinen Büroangelegenheiten
· Vorbereitung und Organisation interner sowie externer Veranstaltungen
Projekt- und Sonderaufgaben
· Unterstützung der Geschäftsführung sowie einzelner Fachbereiche bei bereichsübergreifenden Projekten
· Recherche, Aufbereitung von Informationen sowie Erstellung von Präsentationen und Reports
· Übernahme von Sonderprojekten und eigenverantwortlichen Themen nach Absprache
· Idealerweise Unterstützung in Human-Resources-Themen (z. B. Onboarding) oder Finanzthemen (z. B. Rechnungsprüfung, Reisekostenabrechnung)
Deine Qualifikationen
· Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation im Bereich Assistenz, Office Management o.Ä.
· Mind. 2 Jahre Berufserfahrung als Personal Assistant, Teamassistenz, Office Manager:in o.Ä.
· Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine absolut organisierte und strukturierte Arbeitsweise
· Du denkst gerne über den Tellerrand hinaus und bringst proaktiv eigene Ideen ein
· Idealerweise weiterführende Erfahrung in Human-Resources- oder Finanzthemen
· Hohe Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit
· Kommunikationsstärke in Wort und Schrift, souveränes und freundliches Auftreten
· Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Outlook, Word, PowerPoint, Excel)
· Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, sowie das Interesse einen großen Teil deines Arbeitsalltags auf Englisch zu führen
· Du kommst aus dem Raum Düsseldorf oder bist bereit, nach Düsseldorf umzuziehen
Über uns
EuroSkills 2027 ist nicht nur eine Veranstaltung - es ist die Europameisterschaft der Berufe, ein Fest der beruflichen Exzellenz. Wir stellen ein Team zusammen, um dieses monumentale Ereignis zu organisieren, und wir möchten, dass du von Anfang an dabei bist. Du wirst eine zentrale Rolle bei der Gestaltung eines Ereignisses spielen, das jungen Fachkräften in ganz Europa die Möglichkeit gibt, sich zu entfalten.
Die EuroSkills 2027 GmbH wurde 2022 gegründet mit dem Ziel, die EuroSkills 2027 in Düsseldorf zu veranstalten. Bei den Berufswettbewerben treten junge Talente aus der ganzen Welt gegeneinander an und stellen ihre Fertigkeiten in den einzelnen Berufen unter Einhaltung anspruchsvoller internationaler Standards unter Beweis. Unser Bestreben ist es, die Leistungswettbewerbe der beruflichen Bildung im Mittelpunkt der Öffentlichkeit zu verankern und somit einen Beitrag zur Aufwertung des Ansehens der beruflichen Bildung zu leisten.
Haben wir Dein Interesse geweckt?
Bewirb Dich jetzt!
Schick uns deinen Lebenslauf in deutscher – und gerne auch englischer – Sprache unter Angabe deiner Gehaltsvorstellung sowie deines frühestmöglichen Eintrittstermins. Werde Teil des Teams und lass uns gemeinsam etwas Bemerkenswertes schaffen.
Deine Ansprechpartnerin
Agnes Hecker
Chief Operating Officer (COO)
[email protected]
Firmensitz:
EuroSkills 2027 GmbH
Krefelder Str. 32, Haus B-West
70376 Stuttgart
Arbeitsort:
SPACES Kennedydamm
Kaiserswerther Str. 15
40474 Düsseldorf
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!
Gehalt: 40.000,00€ - 50.000,00€ pro Jahr
Leistungen:
Möglichkeit zu pendeln/umzuziehen:
- 40474 Düsseldorf: bereit sein zu pendeln oder vor Antritt der Stelle einen Umzug zu planen (Erforderlich)
Bewerbungsfrage(n):
- Gehaltsvorstellung:
- Frühster Eintrittstermin:
Ausbildung:
- Lehre/Ausbildung (Erforderlich)
Sprache:
- Deutsch (C2) und Englisch (B2) (Erforderlich)
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 40474 Düsseldorf
