Als Executive & Personal Assistant (m/w/d) übernimmst du eine besondere Vertrauensposition und arbeitest unmittelbar an der Seite des Executive Director . Du bist organisatorische rechte Hand, verlässliche Begleitung und zentrale Schnittstelle im anspruchsvollen beruflichen Alltag.
Die Position ist international ausgerichtet und mit regelmäßiger Reisetätigkeit verbunden. Du begleitest den Executive Director zu Kundenterminen, Meetings, Veranstaltungen, Projektbesuchen und Geschäftsreisen und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos organisiert ist.
Deine Aufgaben
- Umfassende Termin- und Kalenderkoordination sowie vorausschauende Tagesplanung
- Organisation und Begleitung nationaler und internationaler Geschäftsreisen
- Buchung und Koordination von Flügen, Bahnreisen, Hotels, Transfers und Mietwagen
- Vorbereitung und Organisation von Meetings, Kundenterminen und Veranstaltungen
- Reservierung von Restaurants, Organisation von Geschäftsessen und besonderen Terminen
- Erstellung von Gesprächsnotizen, Protokollen, Briefings und To-do-Listen
- Nachbereitung von Meetings und konsequente Verfolgung vereinbarter Aufgaben und Fristen
- Koordination mit Kunden, Geschäftspartnern, Hotels, Restaurants, Veranstaltern und internen Teams
- Unterstützung bei kurzfristigen organisatorischen Anforderungen und Änderungen während Reisen und Projekten
- Übernahme ausgewählter persönlicher organisatorischer Aufgaben und privater Terminabstimmungen
- Sicherstellung eines strukturierten und möglichst reibungslosen Tagesablaufs
Was diese Position besonders macht
Diese Aufgabe ist keine klassische Assistenzposition mit einem ausschließlich stationären Arbeitsalltag. Gesucht wird eine Persönlichkeit, die gerne nah an Entscheidungen, Projekten und Menschen arbeitet, Verantwortung übernimmt und auch dann den Überblick behält, wenn sich Pläne kurzfristig verändern.
Während gemeinsamer Geschäftsreisen bist du die zentrale organisatorische Ansprechpartnerin bzw. der zentrale organisatorische Ansprechpartner. Du denkst voraus, erkennst Anforderungen möglichst früh und schaffst Freiräume, damit sich der Executive Director vollständig auf Projekte, Kunden und kreative Entscheidungen konzentrieren kann.
Die Position setzt deshalb eine hohe zeitliche Flexibilität und Reisebereitschaft voraus. Gerade während Geschäftsreisen oder Veranstaltungen können Termine auch außerhalb klassischer Bürozeiten stattfinden. Gleichzeitig legen wir Wert darauf, dass Arbeitszeiten, Erreichbarkeit und notwendige Ruhezeiten professionell und verantwortungsvoll organisiert werden.
Dein Profil
Du bist ausgesprochen organisiert, diskret und zuverlässig und hast Freude daran, Verantwortung zu übernehmen. Du arbeitest selbstständig, denkst mehrere Schritte voraus und findest auch unter Zeitdruck pragmatische Lösungen.
Ein souveränes Auftreten, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ein ausgeprägtes Gespür für Situationen und Menschen sind für diese Vertrauensposition besonders wichtig. Absolute Diskretion im Umgang mit geschäftlichen wie persönlichen Informationen ist selbstverständlich.
Bereitschaft zu regelmäßigen internationalen Reisen werden vorausgesetzt.
Kurz gesagt: Gesucht wird nicht einfach eine Assistenz, sondern eine vertrauensvolle rechte Hand, die organisiert, koordiniert, begleitet, vorausdenkt und dafür sorgt, dass ein international geprägter beruflicher Alltag auch hinter den Kulissen funktioniert.
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Gehalt: 5.000,00€ - 7.500,00€ pro Monat
Leistungen:
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- Firmenevents
- Firmenfahrrad
- Firmenhandy
- Kostenlose Getränke
- Mitarbeiter-Rabatt
- Preisnachlässe auf Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens
- Vermögenswirksame Leistungen
- Weiterbildungsprogramme
- Zusätzliche Urlaubstage
Arbeitsort: Vor Ort
