Persönliche Assistenz der Geschäftsführung & Vermietung (m/w/d)
Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch dann den Überblick, wenn viele Dinge gleichzeitig passieren, haben Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und bringen idealerweise bereits erste Erfahrung in der Vermietung von Immobilien mit?
Dann möchten wir Sie gerne kennenlernen.
Für unser Immobilienbüro suchen wir eine engagierte, zuverlässige und vorausschauende persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die uns im täglichen Geschäft organisatorisch unterstützt, Abläufe koordiniert, uns den Rücken freihält und gleichzeitig eigenständig Vermietungen für unsere Kunden durchführt.
Das bieten wir:
- Eine abwechslungsreiche Position mit viel Eigenverantwortung in einem tollen Arbeitsklima
- Direkte und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
- Ein vielseitiges Aufgabengebiet zwischen Geschäftsführungsassistenz, Organisation, Team und Immobilien
- Eigenständige Verantwortung im Bereich Vermietung
- Eine langfristig angelegte Position mit Entwicklungsmöglichkeiten
- Attraktives Gehalt
- Modernes Arbeitsumfeld (unterstützende Maklersoftware)
- Incentives bei tollen Leistungen
- Teamworkshops / -events
- Moderne Einschulung und ständige Fortbildungen
Ihre Tätigkeiten bei uns:
Persönliche Assistenz & Organisation
- Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
- Terminplanung und -koordination sowie Überwachung wichtiger Fristen und Wiedervorlagen
- Organisation von Geschäftsreisen sowie Abrechnung der Reisekosten
- Bearbeitung von Korrespondenz sowie Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen
Personalorganisation & Team
- Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten, Urlaubszeiten sowie Fehl- und Krankheitszeiten der Mitarbeiter
- Organisation und Koordination von internen Workshops, Schulungen und Teamevents
- Organisation des Onboardings neuer Mitarbeiter
- Betreuung und Koordination unserer Praktikanten
Vermietung & Immobilien
Ein wichtiger Bestandteil Ihrer Tätigkeit ist die eigenständige Unterstützung bzw. Durchführung unserer Vermietungen.
- Aufnahme und Aufbereitung von Vermietungsobjekten
- Erstellung und Pflege von Immobilienangeboten und Exposés
- Veröffentlichung und Betreuung der Immobilienanzeigen auf den entsprechenden Portalen
- Kommunikation mit Mietinteressenten
- Vorauswahl und Koordination geeigneter Interessenten
- Vereinbarung und Durchführung bzw. Organisation von Besichtigungsterminen
- Einholung und Prüfung der erforderlichen Bewerbungsunterlagen
- Koordination von Mietvertragsabschlüssen
- Organisation und Begleitung von Wohnungsübergaben und -abnahmen
Für diesen Bereich wünschen wir uns, dass Sie bereits erste praktische Erfahrungen in der Vermietung von Immobilien mitbringen.
Kaufmännische & administrative Aufgaben
- Prüfung, Zuordnung und Ablage von Belegen
- Unterstützung bei vorbereitenden buchhalterischen Tätigkeiten
Das bringen Sie mit:
Wir suchen eine Assistenz, die mitdenkt statt nur abarbeitet. Sie erkennen, was als Nächstes zu tun ist, behalten offene Themen im Blick und erinnern auch einmal von sich aus daran, wenn etwas erledigt werden muss.
Da Sie eng mit der Geschäftsführung zusammenarbeiten und Einblick in geschäftliche wie teilweise auch private Themen erhalten, sind Vertrauen, Diskretion und Verlässlichkeit für diese Position besonders wichtig.
Gleichzeitig wünschen wir uns jemanden, der gerne mit Menschen arbeitet und unseren Vermietungsbereich mit Engagement und einem hohen Serviceanspruch betreut.
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Assistenz-, Office- oder Verwaltungsbereich
- Erste Erfahrung in der Vermietung von Wohnimmobilien
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
- Diskretion und Loyalität – insbesondere aufgrund der engen Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Sicheres und freundliches Auftreten gegenüber Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern
- Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen
- Eine schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
- Führerschein und Auto
Sie möchten nicht einfach nur verwalten, sondern organisieren, mitdenken und Verantwortung übernehmen?
Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen und mehr darüber zu erfahren, warum Sie die richtige Verstärkung für unser Team sind.
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Art der Stelle: Festanstellung, Vollzeit
Gehalt: 43.000,00€ - 50.000,00€ pro Jahr
Leistungen:
- Betriebliche Weiterbildung
- Firmenevents
- Firmenhandy
- Flexible Arbeitszeiten
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
Arbeitsort: Vor Ort
