Executive Assistant / Founder's Associate (m/w/d)KI · Strategie · Projekte · Unternehmerische Assistenz
Standort: Dortmund | Vollzeit
Ich suche keine klassische Assistenz, die Aufgaben lediglich verwaltet.
Ich suche eine Person, der ich ein Ziel oder ein Problem geben kann – und die daraus selbstständig ein Ergebnis macht.
Jemanden, der organisiert, recherchiert, analysiert, mitdenkt, nachhält und moderne KI so selbstverständlich als Arbeitswerkzeug nutzt wie andere E-Mail und Excel.
Kurz gesagt: eine operative rechte Hand, die mir den Rücken freihält und gleichzeitig Dinge eigenständig voranbringt.
Das solltest du mitbringen
- Du arbeitest außergewöhnlich strukturiert und zuverlässig.
- Du kannst komplexe Themen schnell verstehen und verständlich aufbereiten.
- Du wartest nicht auf jeden einzelnen Arbeitsschritt, sondern denkst selbstständig weiter.
- Du bist stark im Umgang mit digitalen Tools und KI.
- ChatGPT, Claude, Gemini oder vergleichbare Systeme sind für dich echte Arbeitswerkzeuge – nicht nur Spielerei.
- Du kannst recherchieren, Informationen bewerten und daraus klare Empfehlungen ableiten.
- Du kommunizierst sicher und professionell mit Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Dienstleistern.
- Du hast einen hohen Qualitätsanspruch und erkennst selbst, wenn etwas noch nicht fertig gedacht ist.
- Absolute Diskretion und Verlässlichkeit sind für dich selbstverständlich.
Ein bestimmter Studienabschluss ist für mich weniger entscheidend als Intelligenz, Eigeninitiative, Geschwindigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
Worum es konkret geht
Dein Aufgabenbereich liegt zwischen Executive Assistance, Projektmanagement und Founder's Associate.
Organisation & Kalender
Du koordinierst Termine, strukturierst meinen Kalender, priorisierst Anfragen, organisierst Meetings und sorgst dafür, dass meine Zeit sinnvoll eingesetzt wird.
Meetings vor- und nachbereiten
Du bereitest Termine inhaltlich vor, sammelst benötigte Informationen und hältst anschließend Ergebnisse, Entscheidungen und To-dos fest.
Und vor allem: Du sorgst dafür, dass die vereinbarten Dinge danach wirklich passieren.
Recherche & Analysen
Ich möchte dir beispielsweise sagen können:
„Analysiere diesen Markt und sag mir, ob wir dort eine Chance haben.“
Oder:
„Vergleiche diese drei Anbieter und gib mir eine Empfehlung.“
Du recherchierst selbstständig, nutzt KI und andere Quellen intelligent und lieferst mir eine kompakte Entscheidungsgrundlage.
Konzepte & Businesspläne
Du arbeitest dich eigenständig in neue Themen ein und hilfst dabei, Ideen zu strukturieren und weiterzuentwickeln.
Das können Businesspläne, Marktanalysen, neue Geschäftsmodelle, Präsentationen, Kalkulationen oder strategische Konzepte sein.
Projekte übernehmen
Kleinere Projekte sollst du eigenständig führen können.
Bei größeren Projekten hältst du Termine, Verantwortlichkeiten, offene Entscheidungen und nächste Schritte zusammen und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt.
KI als tägliches Arbeitswerkzeug
KI ist ein zentraler Bestandteil dieser Position.
Du nutzt sie beispielsweise für:
- Recherche und Marktanalysen
- Zusammenfassungen
- Businesspläne und Konzepte
- Meetingvorbereitung
- Wettbewerbsanalysen
- Datenaufbereitung
- Präsentationen und Dokumente
- Prozessoptimierung
- Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
Dabei geht es nicht darum, Ergebnisse von KI einfach zu kopieren.
Du musst in der Lage sein, gute Fragen zu stellen, Ergebnisse kritisch zu prüfen und daraus bessere Arbeit zu machen.
Was diese Position besonders macht
Du bekommst sehr direkten Einblick in unternehmerische Entscheidungen und arbeitest an unterschiedlichen Themen – von bestehenden Unternehmen bis zu neuen Geschäftsmodellen und digitalen Projekten.
Die Rolle kann mit deinen Fähigkeiten wachsen.
Wer Verantwortung übernimmt, mitdenkt und Ergebnisse liefert, soll perspektivisch deutlich mehr Verantwortung bekommen.
Eine Entwicklung in Richtung Chief of Staff ist ausdrücklich möglich.
Wen ich besonders spannend finde
Menschen, die irgendwann selbst unternehmerisch arbeiten möchten.
Menschen, die extrem neugierig sind.
Menschen, die bei einem Problem nicht zuerst erklären, warum etwas schwierig ist, sondern anfangen herauszufinden, wie es funktionieren kann.
Du musst nicht bereits zehn Jahre Berufserfahrung haben.
Ein sehr kluger, hungriger und strukturierter Mensch mit zwei oder drei Jahren guter Berufserfahrung kann für diese Position genauso interessant sein wie jemand mit deutlich mehr Erfahrung.
Wichtig
Diese Position ist wahrscheinlich nichts für dich, wenn du hauptsächlich klare Routinen, exakt definierte Aufgaben und detaillierte Arbeitsanweisungen suchst.
Sie passt zu dir, wenn du gerne Verantwortung übernimmst und irgendwann an den Punkt kommen möchtest, an dem ich sagen kann:
„Kümmer dich bitte darum.“
– und weiß, dass das Thema anschließend in guten Händen ist.
Bewerbung:
Ein langer standardisierter Bewerbungstext ist nicht notwendig.
Schick uns deinen Lebenslauf und beantworte bitte kurz diese drei Fragen:
1. Welche KI-Tools nutzt du heute regelmäßig und wofür?
2. Stell dir vor, ich sage dir: „Prüfe, ob sich die Eröffnung eines neuen Gastronomiekonzepts an Standort X lohnt.“ Wie würdest du die Aufgabe angehen?
3. Was war in den vergangenen zwei Jahren eine Aufgabe oder ein Projekt, das du weitgehend selbstständig gelöst hast?
Wir suchen nicht den schönsten Bewerbungstext.
Wir suchen jemanden, der außergewöhnlich gut denkt und Dinge erledigt bekommt.
Gehalt: 3.750,00€ - 5.400,00€ pro Monat
Arbeitsort: Vor Ort
