HERTLING Hamburg ist ein Hamburger Traditionsunternehmen mit 150 Jahren Erfahrung im Umzugssegment. Die Kernkompetenz besteht mittlerweile im Bereich Firmen- und Spezialumzüge und allen angrenzenden Bereichen wie u.a. Aktenarchivierung, Warehouse Management, Facility Management und Neumöbel-Logistik. Ungefähr 150 Mitarbeiter leisten an mehreren Büro- und Lagerstandorten sowie bei Kunden vor Ort logistische und administrative Dienstleistungen mit höchstem Qualitätsstandard. Ein großer KFZ- und LKW- Fuhrpark in Verbindung mit technischem Anlageequipment ermöglicht Hertling Hamburg Großprojekte für Firmen und Konzerne in ganz Deutschland umzusetzen.
- Leistungsabrechnung & Systempflege: Du übernimmst die tägliche, präzise Abrechnung unserer Planerleistungen (Innenarchitektur) sowie der durchgeführten Umzugs- und Transportleistungen. Dabei behältst du stets den Überblick über die komplexen Kundensysteme (z. B. die clientseitigen PO-Nummern-Strukturen bei Airbus) und stellst die korrekte Zuordnung sicher.
- Kalkulation & Reporting: Du bist verantwortlich für die fortlaufende Wochen- und Monatskalkulation und erstellst in Rücksprache mit der Objektleitung aussagekräftige Monatsberichte zur Unterstützung des Key Account Managements.
- Schnittstelle & Meetings: Du bereitest das wöchentliche Abrechnungsmeeting aktiv vor, nimmst daran teil und stimmst dich eng mit den internen Fachabteilungen sowie externen Ansprechpartnern ab.
- Angebotserstellung: Du erstellst eigenständig Angebote, führst eine saubere Dokumentation, verfolgst diese nach und kümmerst dich nach Projektabschluss um die finale Rechnungsstellung in enger Abstimmung mit der Abrechnungsabteilung im Haupthaus.
- Prozessdokumentation & Strukturen: Du hast Freude daran, Ordnung ins System zu bringen! Du baust effiziente digitale Teamstrukturen auf, optimierst Arbeitsabläufe, pflegst logische Ordnerstrukturen und dokumentierst bestehende sowie neue Prozesse so verständlich, dass sie für jedermann nachvollziehbar und direkt umsetzbar sind.
- Büroadministration & Onboarding: Du übernimmst die allgemeine Büroadministration und führst Material- sowie Dienstleistungsbestellungen aus. Zudem bist du für die Anmeldung neuer Kolleginnen und Kollegen verantwortlich und verwaltest zuverlässig die Zugänge (z. B. Schlüssel, Transponder, Systemrechte und Freischaltungen).
Das bringst du mit
- Ausbildung & Erfahrung: Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Immobilienkaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Zahlenverständnis & Prozessstärke: Du hast bereits Berufserfahrung in der Angebotserstellung sowie in der vorbereitenden Buchhaltung bzw. Leistungsabrechnung. Komplexe ERP-Systeme und Kundenstrukturen schrecken dich nicht ab.
- Arbeitsweise: „Strukturiert und organisiert“ ist quasi dein zweiter Vorname. Du arbeitest sorgfältig, kannst komplexe Zusammenhänge verständlich dokumentieren und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.
- Proaktivität & Eigeninitiative: Du denkst mit, blickst gerne über den Tellerrand hinaus, siehst von selbst, wo Arbeit anfällt, und packst diese proaktiv an.
- Persönlichkeit: Du zeichnest dich durch Flexibilität, Durchhaltevermögen und eine ausgeprägte Kommunikationsstärke aus.
- IT-Kenntnisse: Ein sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (insbesondere Excel) ist für dich selbstverständlich. Idealerweise hast du bereits mit Abrechnungs- oder ERP-Systemen gearbeitet.
- Brancheninteresse: Eine gewisses Interesse an den Themen Innenarchitektur oder Facility Management rundet dein Profil ab, ist aber kein Muss.
Das bieten wir dir
- Planungssicherheit: Ein sicherer Arbeitsplatz im Rahmen unseres Großprojektes. Unsere Arbeitsverträge sind direkt an die langfristige Laufzeit des Rahmenvertrags gekoppelt (5 Jahre Festlaufzeit + 2 Jahre optionale Verlängerung).
- Attraktives Paket: Leistungsgerechte Vergütung sowie eine betriebliche Altersvorsorge.
- Echte Gestaltungsmöglichkeiten: Die einmalige Chance, die Prozesse einer wachsenden Business Unit aktiv mit aufzubauen, zu dokumentieren und zu optimieren.
- Starkes Team: Ein sympathisches, engagiertes Team mit flachen Hierarchien, das dich intensiv einarbeitet und unterstützt.
- Moderne Ausstattung: Ergonomische Arbeitsplätze direkt im spannenden Umfeld der Luftfahrtindustrie.
Gehalt: 3.000,00€ - 4.500,00€ pro Monat
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Weiterbildung
- Flexible Arbeitszeiten
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
Arbeitsort: Vor Ort
