Wir suchen keine Assistenz, die abarbeitet. Abarbeiten macht bei uns die KI.
Wir suchen den Kopf, der sie führt – und den Menschen, dem wir vertrauen.
TAUWERK IT betreut mittelständische Unternehmen als komplette IT-Abteilung – wir sichern das Lebenswerk von Mittelständlern. Intern arbeiten wir bereits so, wie andere es 2030 vorhaben: komplett digital, ohne Papier, mit KI-Agenten und Automatisierung in jedem Ablauf. Unsere KI-Assistentin Astrid übernimmt heute schon Routinen, prüft Unterlagen und bereitet Aufgaben vor – und jede Woche kommt etwas dazu.
Was uns fehlt, ist die Person dazwischen. Jemand, der schnell denkt, Prozesse versteht und Astrid führt wie ein kleines Team: bestimmt in der Sache – du gibst der KI die Richtung vor, forderst Qualität ein und lässt dich von einem Ergebnis nicht beeindrucken, das nur gut aussieht. Und menschlich, wo es zählt – das Gespräch mit Mitreisenden, das Gespür für Zwischentöne, die persönliche Kommunikation bleiben bei dir. KI übernimmt die Routine. Du übernimmst die Verantwortung.
Diese Rolle ist eine Vertrauensposition: Du arbeitest täglich direkt mit unseren beiden Geschäftsführern, kennst Zahlen, Personalthemen und Interna. Loyalität und absolute Verschwiegenheit sind für dich keine Anforderung, sondern Selbstverständnis. Genauso wie Rollenklarheit: Du steuerst, strukturierst und bereitest Entscheidungen vor – entschieden wird in der Geschäftsführung. Wer diese Rolle versteht, hat bei uns enormen Gestaltungsspielraum. Wer sie füllen will wie ein Chef, passt nicht zu ihr.
Deshalb sind uns Auffassungsgabe, Logik und Prozessdenken wichtiger als zehn Jahre Sachbearbeitung. Die Fachthemen und unsere Systeme bringen wir dir bei – schnelles Denken, Haltung und Diskretion bringst du mit.
Wichtig vorab: Diese Stelle ist Präsenz im Tabakquartier Bremen. Du bist die zentrale Drehscheibe zwischen Geschäftsführung, Team und KI – das geht nicht remote.
Was du bei uns machst
Du führst unsere KI (der Kern der Stelle):
- Du delegierst Routineaufgaben an Astrid und ihre Subagenten, kontrollierst die Ergebnisse und übernimmst Ausnahmen und persönliche Kommunikation selbst
- Du erkennst Muster im Tagesgeschäft: Was dreimal gleich läuft, wird ein dokumentierter Ablauf – und dann ein Automatismus
- Du dokumentierst Abläufe so klar, dass Astrid sie übernehmen kann. Jede Übergabe an die KI macht dich frei für Wichtigeres
- Protokolle, Reports und Auswertungen entstehen mit Claude, Plaud und NotebookLM – nicht per Hand
Du bringst uns aufs nächste Level: Prozesse, Digitalisierung, Automatisierung:
- Du hältst unsere Prozesslandschaft (EQS, ISO 9001) aktuell und entwickelst sie weiter: KPIs, Quartalsmessungen, Kundenbefragungen, interne Audits
- Du treibst unseren Verbesserungs-Rhythmus – jede Woche 1 % EINFACH BESSER, gemessen statt gemeint
- Ziel: Du wächst in die Gesamtverantwortung für unser Qualitätssystem hinein, bis zur Qualitätsbeauftragten. Wir entwickeln dich dahin
Du denkst für die Geschäftsführung mit – diskret und verlässlich:
- Täglicher, enger Austausch mit unseren beiden Geschäftsführern
- Entscheidungsvorlagen und Reports, die auf den Punkt sind: Du bereitest vor, die Geschäftsführung entscheidet
- Termine, Beschlüsse, Fristen und Zusagen hältst du nach, bis sie wirklich erledigt sind
- Du gehst mit GL-Interna, Personal- und Gehaltsdaten so um, wie du es selbst erwarten würdest: verschwiegen, ohne Ausnahme
Du steuerst Personal & Verwaltung, statt sie abzuarbeiten:
- On- und Offboarding, Verträge, Krankmeldungen, Zeiterfassung (TimeTac), Spesen, Zuarbeit zur Lohnabrechnung – vieles davon bereitet Astrid vor, du steuerst und verantwortest das Ergebnis
- Für unsere Mitreisenden bist du die menschliche Anlaufstelle: ansprechbar, verbindlich, unterstützend
- Bewerbermanagement, Rechnungen, Belege und die Schnittstelle zum Steuerbüro (DATEV) – die Buchhaltung selbst liegt beim Steuerbüro
- Büro, Dienstleister, Fuhrpark, Firmenevents: Du hältst den Laden am Laufen, ohne dich darin zu verlieren
Was du mitbringst
- Schnelle Auffassungsgabe und logisches Denken – du durchdringst neue Themen, statt auf Anweisungen zu warten
- Prozessdenken: Du hast Abläufe schon strukturiert, dokumentiert oder verbessert – im QM, im Office oder in deinem eigenen Verantwortungsbereich
- KI ist für dich Alltag oder soll es werden: Du nutzt ChatGPT, Claude o. Ä. bereits für echte Aufgaben – oder brennst darauf, KI-Agenten zu führen statt selbst zu tippen
- Bestimmtheit: Du sagst klar, was du brauchst, forderst Qualität ein und bleibst freundlich dabei
- Loyalität, Diskretion und Rollenklarheit: Vertrauensposition heißt für dich Verantwortung, nicht Statussymbol
- Erfahrung in Assistenz, Office Management, Verwaltung oder einer vergleichbaren Rolle mit Personal-Berührung – wichtiger als die Jahre ist, was du daraus gemacht hast
- Kaufmännisches Grundverständnis (Rechnungen, Belege, Zahlen); DATEV ist ein Plus, kein Muss
- Sicher in Microsoft 365 (Outlook, Excel, SharePoint, Teams)
- Deutsch auf Muttersprach-Niveau (C2), klare und verbindliche Kommunikation
Wer zu uns passt
Du hilfst gern und siehst den Menschen hinter der Aufgabe. Du hältst dein Wort – auch wenn niemand kontrolliert. Du wartest nicht, bis jemand dreimal nachfragt, sondern kümmerst dich. Wenn etwas nicht funktioniert, suchst du die Lösung statt den Grund, warum es nicht geht. Und Stillstand langweilt dich – du willst jede Woche etwas besser machen.
Was du bekommst
- Unbefristete Vollzeitstelle, 42.000–54.000 € je nach Erfahrung, 30 Tage Urlaub
- Eine Rolle, die es so kaum gibt: Du gestaltest, wie Mensch und KI in einem Unternehmen wirklich zusammenarbeiten – 2026, nicht 2016
- Vertrauen und echte Verantwortung ab Tag eins, direkter Draht zu beiden Geschäftsführern
- Klarer Entwicklungsweg bis zur Qualitätsbeauftragten (ISO 9001)
- Jede Woche 1 % EINFACH BESSER: echte Weiterentwicklung, kein Stillstand
- Loft-Büro im Tabakquartier Bremen, aktuelle Hardware, komplett papierlos
- Betriebliche Altersvorsorge, Weiterbildung, Firmenhandy, Firmenevents, kostenlose Getränke und Parkplatz
Ein Schiff. Ein Kurs. Eine Mannschaft.
Klingt nach dir? Dann bewirb dich direkt über unsere Webseite: https://tauwerk-it.de/jobs
Kein Anschreiben-Roman nötig. Beantworte uns stattdessen eine Frage: Welche Aufgabe hast du zuletzt clever gelöst, automatisiert oder mit KI erledigt – und wie? Daran erkennen wir mehr als an jedem Lebenslauf.
Ich freue mich auf dich. Marc
Gehalt: 42.000,00€ - 54.000,00€ pro Jahr
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Weiterbildung
- Firmenevents
- Firmenhandy
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
Möglichkeit zu pendeln/umzuziehen:
- 28197 Bremen: bereit sein zu pendeln oder vor Antritt der Stelle einen Umzug zu planen (Erforderlich)
Sprache:
- Deutsch C2 (Erforderlich)
Arbeitsort: Vor Ort
