Assistenz der Geschäftsstellenleitung (m/w/d)
Entgeltgruppe 9a TV-L | Unbefristet | Vollzeit/Teilzeit möglich
Das Institut für Siedlungswasserbau, Wassergüte- und Abfallwirtschaft (ISWA) der Universität Stuttgart forscht und lehrt zu Fragen der Wasser-, Abwasser- und Abfallwirtschaft. Die Geschäftsstelle verantwortet die administrative Steuerung des Instituts – von der Projektabrechnung über das Personalwesen bis zur Organisation institutsweiter Veranstaltungen. Zur Verstärkung des Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Assistenzkraft.
Ihre Aufgaben
- Mitwirkung im Controlling von Drittmittelprojekten, einschließlich Budgetüberwachung und Unterstützung bei der Mittelbewirtschaftung
- Unterstützung im Personalmanagement, insbesondere bei der Vorbereitung und Abwicklung von Personaleinstellungen
- Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten im Institutsbetrieb
- Klassische Bürotätigkeiten (Korrespondenz, Terminkoordination, Ablage- und Dokumentenorganisation)
- Organisatorische Mitwirkung bei Tagungen, Kolloquien und Instituts-Events, einschließlich Vor-Ort-Betreuung
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r) oder vergleichbare Qualifikation
- Erste Erfahrung in der Verwaltung, idealerweise im Hochschul- oder öffentlichen Dienst von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office; SAP-Kenntnisse wünschenswert
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise und Freude an der Organisation
- Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie Serviceorientierung
Wir bieten
- Eine unbefristete Stelle in einem kollegialen, interdisziplinären Team
- Vergütung nach TV-L, Entgeltgruppe 9a
- Alle Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes sowie eine attraktive Altersvorsorge (VBL)
- Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten nach Absprache
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten der Universität Stuttgart
- Ein Arbeitsplatz im grünen Universitätscampus Vaihingen/Büsnau mit guter ÖPNV-Anbindung
Die Universität Stuttgart möchte den Anteil der Frauen erhöhen. Frauen werden deshalb ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung.
Bewerbungen bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse).
Bewerbungsfrist: 29.09.2026
Für Rückfragen steht Ihnen Daniel Raja-Nigl gerne zur Verfügung.
Job Types: Full-time, Permanent
Pay: 3.620,00€ - 4.616,00€ per month
Work Location: In person
