Kaufmännischer Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)
Hausverwaltung & Verwaltung von Besitzgesellschaften
Die IBF Rheinland GmbH ist eine übergeordnete operativ tätige Verwaltungsgesellschaft für eine kleine Anzahl an eigentümergeführten Besitzgesellschaften mit Fokus auf Buy & Hold von Wohn- und Gewerbeimmobilien, Miet- und WEG-Verwaltung sowie Projektentwicklung. Rund 80 % des Immobilienbestands gehören unseren eigenen Projekt- und Besitzgesellschaften – wir verwalten also nicht anonym „für Dritte“, sondern weitesgehend unseren eigenen Bestand mit langfristiger Perspektive.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen
kaufmännischen Verwaltungsangestellten / Hausverwalter (m/w/d), der klassische Hausverwaltung mit der kaufmännisch-administrativen Betreuung unserer Besitzgesellschaften verbinden möchte.
Deine Aufgaben
1. Klassische Hausverwaltung (WEG und Mietverwaltung)
- Eigenverantwortliche Betreuung eines definierten Immobilienbestands (Wohn- und ggf. Gewerbeobjekte)
- WEG-Verwaltung inkl. Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen, Protokollführung und Beschlussumsetzung
- Mietverwaltung inkl. Mieterkommunikation, Vertragswesen, Mieterwechsel, Nebenkostenabrechnungen
- Steuerung und Beauftragung externer Dienstleister (Hausmeister, Handwerker, Dienstleistungsunternehmen)
- Überwachung von Fristen, Wartungen und Prüfungen sowie Sicherstellung der Objektdokumentation
2. Verwaltung unserer Projekt- und Besitzgesellschaften
- Kaufmännisch-administrative Betreuung mehrerer Besitz- und Projektgesellschaften
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Unterlagen für Steuerberater, Banken und sonstige Partner
- Pflege und Kontrolle objektspezifischer Einnahmen- und Ausgabestrukturen auf Gesellschaftsebene
- Mitarbeit bei Budgetplanung, Liquiditätsübersichten und Reportings für die Geschäftsführung
3. Begleitung von Bau- und Sanierungsprojekten
- Kaufmännische und organisatorische Begleitung von Bau-, Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen
- Unterstützung bei Ausschreibungen, Angebotsvergleichen und Auftragsvergaben
- Termin- und Ablaufkoordination zwischen Geschäftsführung, Architekten, Fachplanern, Bauunternehmen und eigenen gewerblichen Mitarbeitern
- Mitwirkung bei der Abnahme von Leistungen und Dokumentation der Maßnahmen
4. Koordination eigener gewerblicher Mitarbeiter
- Einsatzplanung und Koordination unserer eigenen gewerblichen Mitarbeiter (z. B. Hausmeister, Techniker)
- Aufnahme und Priorisierung von Aufgaben aus dem Bestand, Weitergabe von Aufträgen und Nachverfolgung der Umsetzung
- Schnittstelle zwischen kaufmännischer Verwaltung, Technik und Geschäftsführung
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Immobilienbereich
- (z. B. Immobilienkaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement mit Immobilienerfahrung oder vergleichbar)
- Berufserfahrung in der Hausverwaltung (WEG und/oder Mietverwaltung) ist wünschenswert
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel und Word); Erfahrung mit Hausverwaltungssoftware von Vorteil
- Strukturierte, gewissenhafte und zahlensichere Arbeitsweise
- Freude an der Kombination aus klassischer Verwaltung, Gesellschaftsorganisation und Projektarbeit
- Kommunikationsstärke im Umgang mit Eigentümern, Mietern, Dienstleistern und Kollegen
- Selbstständige Arbeitsweise, hohes Verantwortungsbewusstsein und VerlässlichkeitWir bieten
- Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle in einer wachsenden, eigentümergeführten Unternehmensgruppe
- Die seltene Kombination aus Bestandsverwaltung, Gesellschaftsverwaltung und Projektbegleitung
- Kurze Entscheidungswege, direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und viel Gestaltungsspielraum
- Einen langfristig ausgerichteten Arbeitsplatz mit Perspektive in einem dynamischen Immobilienumfeld
- Leistungsgerechte Vergütung sowie je nach Profil individuelle Entwicklungsmöglichkeiten
Interesse?
Dann freuen wir uns auf deine aussagekräftige Bewerbung (Lebenslauf, Zeugnisse, Gehaltsvorstellung und frühestmöglicher Eintrittstermin) per E-Mail an: [email protected]
Gehalt: 35.000,00€ - 55.000,00€ pro Jahr
Leistungen:
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 51491 Overath
