Die TOPTICA Photonics SE ist ein international führender, mittelständischer Hightech-Hersteller von Lasersystemen für Wissenschaft, Biotechnologie und Messtechnik mit weltweit über 600 Mitarbeitenden. Hohe Motivation und Eigenverantwortung im Dienste der Kund*innen prägen die Firmenphilosophie des privat geführten "Hidden Champion", welche von den Mitarbeitenden mit großem Engagement gemeinsam gelebt wird. Zu den Kund*innen zählen namhafte Industrieunternehmen genauso wie zahlreiche Nobelpreisträger*innen.
Als Manager Payroll / Time & Attendance (m/w/d) verantwortest Du die ordnungsgemäße, termingerechte und effiziente Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der Zeitwirtschaft.
Du verfügst über ein ausgeprägtes Payroll-Know-how, arbeitest gerne eigenverantwortlich und behältst auch bei komplexen oder zeitkritischen Abrechnungsthemen den Überblick. Gleichzeitig hast Du Freude daran, Prozesse aktiv weiterzuentwickeln, Digitalisierungspotenziale zu erkennen und die Qualität unserer Payroll- und Zeitwirtschaftsprozesse kontinuierlich zu verbessern.
Als erfahrene Payroll-Fachkraft verstehst Du Dich nicht nur als operative/n Abrechner/in, sondern als Teamplayer mit Humor, kompetente/n Ansprechpartner/in und fachliche/n Sparringspartner/in für HR, Führungskräfte, Mitarbeitende und angrenzende Fachbereiche.
Eigenverantwortliche Durchführung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung unter Berücksichtigung aller steuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Vorgaben
Pflege und Prüfung von Personal-, Stamm- und abrechnungsrelevanten Daten sowie Sicherstellung einer hohen Datenqualität
Betreuung und Weiterentwicklung der elektronischen Personalakte sowie Sicherstellung einer ordnungsgemäßen und datenschutzkonformen Dokumentation
Verantwortung für die Zeitwirtschaft / Time & Attendance, einschließlich der Prüfung und Bearbeitung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Urlaub, Überstunden, Zuschlägen und sonstigen zeitwirtschaftlichen Sachverhalten
Sicherstellung der korrekten Übernahme zeitwirtschaftlicher Daten in die Payroll und Identifikation bzw. Klärung von Abweichungen
Überwachung und Umsetzung der Anforderungen aus dem Entgelttransparenzgesetz sowie weiterer relevanter gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben
Kontinuierliche Beobachtung und Umsetzung von Änderungen im Lohnsteuer-, Sozialversicherungs-, Arbeits- und Datenschutzrecht
Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Richtlinien und relevanter Durchführungsverordnungen im gesamten Payroll-Prozess
Eigenständige Klärung komplexer abrechnungs-, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Fragestellungen
Kommunikation und Korrespondenz mit Sozialversicherungsträgern, Finanzämtern, Behörden, Krankenkassen und weiteren externen Stellen
Ansprechpartner für Mitarbeitende und Führungskräfte bei Fragen zur Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Sachverhalten
Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen sowie Unterstützung bei Wirtschaftsprüfungen
Unterstützung bei Jahresabschlussarbeiten, insbesondere bei der Erstellung und Abstimmung payrollbezogener Rückstellungen, Abgrenzungen und Auswertungen
Mitarbeit bei bzw. Verantwortung für internationale Payroll-Prozesse, insbesondere bei grenzüberschreitenden Sachverhalten und Expatriate-Abrechnungen
Analyse bestehender Prozesse sowie kontinuierliche Optimierung und Digitalisierung der Payroll- und Zeitwirtschaftsprozesse
Erstellung und Prüfung von Payroll-Auswertungen, Reports und Kennzahlen sowie Aufbereitung relevanter Informationen für interne Stakeholder und das Management
Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Payroll / Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft, idealerweise in einer vergleichbaren verantwortungsvollen Position
Fundierte Kenntnisse im deutschen Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht sowie elektronischen Meldeverfahren (ELStAM, EEL, AAG, EAU, DEÜV usw.)
Gute Kenntnisse im Arbeitsrecht sowie im Umgang mit abrechnungsrelevanten gesetzlichen und tariflichen Regelungen
Erfahrung in der Umsetzung und Anwendung des Entgelttransparenzgesetzes
Erfahrung mit Zeitwirtschafts- und Payroll-Systemen sowie ein ausgeprägtes Verständnis für digitale HR-Prozesse
Sicherer Umgang mit Personalstammdaten und hohe Sensibilität im Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Daten
Erfahrung in der Kommunikation mit Behörden, Sozialversicherungsträgern und externen Prüfern
Idealerweise Erfahrung mit internationalen Payroll-Prozessen, Expatriate-Abrechnungen und grenzüberschreitenden Beschäftigungssachverhalten
Analytische und strukturierte Arbeitsweise sowie ein ausgeprägtes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
Hohe Zahlenaffinität und Freude daran, auch komplexe abrechnungsrechtliche Sachverhalte zu analysieren und verständlich zu lösen
Selbstständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise
Sehr gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten sowie ein souveränes Auftreten gegenüber unterschiedlichen Ansprechpartnern
Gute Deutsch- und idealerweise Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- eine lebendige Gemeinschaft mit Austausch auf Augenhöhe, gemeinsamem Lachen, unter anderem beim Tischtennis, Billard oder einfach bei einem Espresso – Siebträger ;) – in unserem „Kulinarium“ und epischen Unternehmungen (Sommerfest, Betriebsausflug, Lunch-Lotterie, Weihnachtsfeier)
- eine authentische Duz-Kultur und kurze Entscheidungswege
- eine individuelle Einarbeitung neuer TOPTICAner*innen begleitet durch eine*n persönliche*n Patin/Paten
- maßgeschneiderte Weiterbildung – vielfältige Lernmöglichkeiten für jeden Bedarf
- Unterstützung in allen Lebenslagen: Employee Assistance Program für Mitarbeitende und Angehörige
- Energie für zwischendurch in Form kostenfreier Softgetränke, Kaffee/Tee, frischem Obst und Eis
- großzügige Urlaubstage: 30 + zusätzlich besondere Feiertage (z.B. Heiligabend, Silvester)
- finanzielle Extras wie Weihnachtsgeld, Mitarbeiterbonus, betriebliche Altersvorsorge
- stolze Auszeichnungen als „Bayern's Best 50“ und „Fahrradfreundlicher Arbeitgeber“
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