Backoffice and Finance Assistant (m/w/d)
Vor 20 Jahren eröffneten wir das erste Café am Rosenthaler Platz. Heute betreiben wir 5
Cafés, 12 Coworking Spaces und ein Retreat in Mecklenburg. Und in den kommenden 12
Monaten werden weitere neue Standorte in Köln und München entstehen.
Leidenschaftliche Gastgeberschaft und die Öffnung von besonderen Gebäuden sind die
DNA von St. Oberholz. Damit das im Hintergrund genauso zuverlässig läuft wie vorne im
Café, suchen wir eine Verstärkung für unser Backoffice, die unsere täglichen Finanz- und
Verwaltungsprozesse sauber und verlässlich am Laufen hält.
Deine Rolle bei St. Oberholz
Du arbeitest direkt mit unserem Senior Finance & Admin Manager und unserer Buchhalterin zusammen und bist die operative Basis unseres Finance- und Admin-Teams. Rechnungen, Belege, Zahlungsläufe, offene Posten, E-Mails, Verträge: Du sorgst dafür, dass Dinge nicht liegen bleiben, dass Zahlen vollständig sind und dass Fragen von Kolleginnen, Kunden und Dienstleistern eine schnelle Antwort bekommen. Keine Strategiearbeit, sondern gutes, sorgfältiges Handwerk, ohne das der Rest nicht funktioniert.
Deine Hauptaufgaben
- Finance-Support
- Vorbereitende Buchführung: Belege erfassen, prüfen, kontieren und für die Buchhaltung bzw. den Steuerberater aufbereiten.
- Vorbereitende Lohnabrechnung: Zuarbeit von Stammdaten, Zeiten, Abwesenheiten und Änderungen an die Lohnbuchhaltung.
- Kreditorenmanagement: Eingangsrechnungen erfassen, Freigaben einholen, Zahlungsläufe vorbereiten, Stammdaten pflegen.
- Debitorenmanagement: Offene Posten überwachen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden, Rückfragen von Kunden klären.
- Unterstützung bei Monatsabschlüssen durch Zulieferung und Abstimmung von Unterlagen.
- Pflege unserer Finance-Tools (Salesforce, JustOn, Cisbox, Agicap). Backoffice und Administration
- Bearbeitung des allgemeinen E-Mail-Verkehrs, freundlich und schnell, auch wenn es mal unangenehm wird.
- Ablage und Dokumentenmanagement, digital und nachvollziehbar.
- Unterstützung im Vertragsmanagement, Fristen im Blick behalten, Unterlagen vollständig halten.
- Allgemeine administrative Aufgaben und Zuarbeit für das Finance- und Admin-Team.
Dein Profil
- Zwei bis fünf Jahre Berufserfahrung im Backoffice, in der Buchhaltung oder in der kaufmännischen Verwaltung.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gerne Büromanagement, Steuerfachangestellte oder vergleichbar. Ein Studium brauchen wir nicht.
- Grundkenntnisse in der Buchhaltung, du weißt, was eine Kontierung ist und warum ein Beleg vollständig sein muss.
- Keine Angst vor Software, du arbeitest dich in neue Tools ein, statt sie zu meiden.
- Sicherer Umgang mit Google Sheets setzen wir voraus.
- Sorgfalt, Verlässlichkeit und ein Blick fürs Detail, auch am Freitagnachmittag.
- Selbstständige Arbeitsweise, du fragst nach, wenn etwas unklar ist, statt zu raten.
- Freundliche, klare Kommunikation in Deutsch, Englisch für den Alltag ausreichend.
- Diskretion im Umgang mit Personal- und Finanzdaten.
Was wir bieten
- Eine klar umrissene Rolle mit direktem Draht zur Finance-Leitung und zur Geschäftsführung.
- Ein Arbeitsumfeld im Herzen Berlins, mit Kaffee, der nicht aus dem Automaten kommt.
- Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungswege.
- Bedarfsorientierte Arbeitsausstattung für mobiles Arbeiten, du bekommst das, was du für gute Ergebnisse brauchst.
- Einarbeitung durch das Team, du musst nicht alles am ersten Tag können.
- 40-Stunden-Woche mit flexibler Zeiteinteilung in Abstimmung mit dem Team, 30 Stunden sind ebenfalls möglich.
- 30 Tage Urlaub.
- Hybrides Arbeiten.
- Workation.
- Regelmäßige Team-Zusammenkünfte an guten Orten.
- Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der Unternehmensgruppe, wer mehr Verantwortung will, bekommt sie.
Das alles passt für dich?
Wenn du unser Team verstärken möchtest, freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Angabe deiner Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins an [email protected].
Gehalt: 40.000,00€ - 50.000,00€ pro Jahr
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 10119 Berlin
