Mercury is the European leader in construction solutions.
We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.
We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.
At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.
Key Responsibilities of the Role:
- Ensuring the timely distribution of documents & drawings to project personnel
- Working in accordance with company procedures & guidelines
- Management of document control software system ensuring that all parties receive adequate training and then use the system.
- Distribution of drawing transmittals and submittals to client
- Receiving and full quality check of all drawings and documents transmitted by the lead consultants.
- Return of quarantined documents to the issuer for full correction and re-issue.
- Maintenance of controlled document registers and associated documentation.
- Assistance with day to day activities, including administration duties, helping develop SOP’s, training, Document creation etc.
- Producing different reports for PM, Client…
- Implementing and checking the naming convention on the project as per the company and project requirements.
- Tracking the pending documents through weekly progress reports.
- Update the master document register (MIDP) on a daily basis.
- Implement, upload and manage the O&M file on the project and transfer all the information to the client platform as per the project requirements.
- All other duties associated with this role.
Essential Criteria for the Role:
- Strong Administration experience
- Fluent in English language
- PC literate with competency in Microsoft Word, Excel, Outlook
- Attention to detail
- Ability to multitask and work under pressure
- Strong interpersonal and Organisational skills
- Pride in the quality and presentation of work
- Excellent communication skills
Desirable Criteria:
- Experience in the construction or engineering industry advantage but not essential
- Experience using document management systems: BIM360, ACC, Procore, Asite…
- Proactivity and team player.
Mercury is an equal opportunities employer.
Mercury ist der europäische Marktführer für Baulösungen.
Wir realisieren und managen komplexe Ingenieur- und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen. Unsere Lösungen helfen dabei, Technologien und lebensverändernde Fortschritte bereitzustellen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen miteinander verbinden und ihnen die Möglichkeit geben, Unglaubliches zu erreichen. Unsere Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein. Ihre Entschlossenheit und ihr ausgeprägter Fokus ermöglichen es uns, immer wieder mit Sicherheit Ergebnisse zu liefern.
Wir setzen die Visionen unserer Kunden durch zukunftsweisende Baulösungen in verschiedenen Sektoren um, darunter Enterprise-Rechenzentren, Spitzentechnologie & Biowissenschaften, Hyperscale-Rechenzentren und Brandschutz.
Bei Mercury ist es unsere Pflicht, unsere Mitarbeiter zu ermutigen und zu unterstützen, damit sie ihre Vision von sich selbst verwirklichen können. Wir stellen sie in den Mittelpunkt unseres Handelns und bieten ihnen herausfordernde Möglichkeiten zur Weiterentwicklung in einem großartigen Team in einem unterstützenden Umfeld, das es ihnen ermöglicht, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.
Hauptverantwortlichkeiten der Stelle:
- Sicherstellung der rechtzeitigen Verteilung von Dokumenten und Zeichnungen an die Projektmitarbeiter
- Arbeiten gemäß den Unternehmensrichtlinien
- Management des Dokumentenkontrollsystems, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten eine angemessene Schulung erhalten und das System anschließend nutzen.
- Verteilung von Zeichnungsübermittlungen und -vorlagen an den Kunden
- Entgegennahme und vollständige Qualitätsprüfung aller von den leitenden Beratern übermittelten Zeichnungen und Dokumente.
- Rücksendung der unter Quarantäne gestellten Dokumente an den Aussteller zur vollständigen Korrektur und Neuausstellung.
- Pflege der kontrollierten Dokumentenregister und der zugehörigen Dokumentation.
- Unterstützung bei den täglichen Arbeitsabläufen, einschließlich Verwaltungsaufgaben, Mithilfe bei der Entwicklung von Standardarbeitsanweisungen, Schulungen, Dokumentenerstellung usw.
- Erstellung verschiedener Berichte für Projektmanager, Kunden…
- Implementierung und Überprüfung der Namenskonventionen im Projekt gemäß den Unternehmens- und Projektanforderungen.
- Verfolgung der anhängigen Dokumente durch wöchentliche Fortschrittsberichte.
- Aktualisieren Sie das Stammdokumentenregister (MIDP) täglich.
- Implementieren, laden und verwalten Sie die O&M-Datei im Projekt und übertragen Sie alle Informationen gemäß den Projektanforderungen auf die Kundenplattform.
- Alle weiteren mit dieser Position verbundenen Aufgaben.
Wesentliche Kriterien für die Stelle:
- Umfangreiche Verwaltungserfahrung
- Fließend in Englisch
- Sicherer Umgang mit dem PC und Kompetenz in Microsoft Word, Excel und Outlook.
- Liebe zum Detail
- Fähigkeit zum Multitasking und Arbeiten unter Druck
- Ausgeprägte zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten
- Stolz auf die Qualität und Präsentation der Arbeit
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
Wünschenswerte Kriterien:
- Erfahrung in der Bau- oder Ingenieurbranche ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.
- Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen: BIM360, ACC, Procore, Asite…
- Proaktivität und Teamfähigkeit.
Mercury ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.
