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Schon einmal etwas von Firmenfitness gehört? Hansefit ist ein führender Anbieter in Deutschland in den Bereichen Fitness, Gesundheitstraining, Wellness und Schwimmen. Damit bieten wir Arbeitgebern wichtige Bausteine für das betriebliche Gesundheitsmanagement und Employer Branding. Nicht zuletzt schaffen wir damit eine bessere Life-Balance für die Mitarbeiter unserer Kunden. Hansefit schafft so ein dynamisches Wachstum in einem gesunden und zukunftsorientierten Marktumfeld. Wir nutzen alle Chancen der Digitalisierung und investieren massiv in unsere Zukunft.
Deine Mission bei uns:
In dieser Rolle bist du ein zentraler Teil davon, wie wir jeden Mitarbeitenden unterstützen. Du sorgst für die beste Employee Experience und hältst die operative People-Maschinerie am Laufen. Du bist die erste Anlaufstelle für alle Fragen rund um das Arbeitsverhältnis. Du hältst Verträge und Unterlagen aktuell. Du stellst sicher, dass alle pünktlich und korrekt bezahlt werden. Du gibst klare Antworten, wenn sie gebraucht werden. Für die meisten Mitarbeitenden ist das, was guter People-Support bedeutet.
Du kommst zu einem echten Wendepunkt. Die operative Arbeit wird aus den Länderteams in ein unternehmensweites People Operations & Architecture Team überführt. Du tust also mehr als den Betrieb aufrechtzuerhalten. Du hilfst, ihn aufzubauen.
Den Bereich verantwortest du:
Diese Rolle hat zwei Schwerpunkte: Payroll und People Operations
Payroll
Eigenverantwortliche Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung für Deutschland von Anfang bis Ende, damit alle Mitarbeitenden korrekt und pünktlich bezahlt werden.
Erfassung und Verarbeitung aller Payroll-Inputs, einschließlich Eintritte, Austritte, Gehaltsänderungen, Boni, Abwesenheiten, Benefits und Abzüge.
Durchführung der Gehaltsberechnung, Prüfung der Ergebnisse, Analyse von Abweichungen und Korrekturen vor der Finalisierung.
Erstellung von Zahlungsdateien, Durchführung der erforderlichen Prüfungen und Freigaben sowie Abstimmung mit Finance.
Verwaltung von An- und Abmeldungen, Steuerinformationen, Sozialversicherungsbeiträgen und sonstigen gesetzlichen Payroll-Anforderungen.
Einreichung erforderlicher Meldungen und Erklärungen bei Behörden, Krankenkassen und anderen externen Stellen.
Verwaltung lokaler Benefits und Beantwortung von Mitarbeiterfragen zu Gehalt, Abzügen, Steuern und Sozialversicherung.
Durchführung von Jahresabschlussaktivitäten, gesetzlicher Berichterstattung, Zertifikaten und Prüfungsanfragen.
Aktualisierung der Payroll-Dokumentation, Verfolgung gesetzlicher Änderungen und Optimierung wiederkehrender oder manueller Schritte.
People Operations
Verwaltung der Mitarbeitenden über den gesamten Lebenszyklus hinweg, einschließlich Verträge, Onboarding, Vertragsänderungen, Abwesenheiten und Offboarding.
Pflege akkurater Mitarbeiterdaten und -dokumente in HiBob — vollständig, aktuell und compliant.
Bearbeitung von Anfragen der Mitarbeitenden und Führungskräfte über unser Ticketing-System unter Einhaltung vereinbarter Servicestandards.
Beratung von Mitarbeitenden, Führungskräften und anderen Stakeholdern zu People-Prozessen und lokalen arbeitsrechtlichen Anforderungen, mit Eskalation komplexer oder sensibler Fälle.
Aktualisierung lokaler Richtlinien, Vorlagen, Prozessdokumentationen und Wissensdatenbank-Inhalten.
Sicherer Umgang mit Mitarbeiterdaten gemäß DSGVO und lokalen Anforderungen.
Zusammenarbeit mit People, Finance, IT und anderen Teams für eine reibungslose Employee Experience.
Eigenverantwortliche Umsetzung kleinerer Verbesserungsprojekte zu Dokumentation, Datenqualität und Prozesskonsistenz sowie Mitwirkung an markt- und funktionsübergreifenden Standardisierungsvorhaben.
Erkennen repetitiver Aufgaben und Unterstützung bei deren Vereinfachung, Dokumentation oder Automatisierung — bei Bedarf auch mit Abdeckung anderer Märkte.
Wissenstransfer an neuere Teammitglieder und Unterstützung bei der Navigation durch Prozesse und Tools.
Die Aufgaben können sich im Zuge des Wachstums des People Operations Service und von Epassi weiterentwickeln.
Was du täglich tun wirst...
Eigenverantwortliche Durchführung des monatlichen Payroll-Zyklus in DATEV, einschließlich aller Inputs, Berechnungen, Prüfungen und Korrekturen
Verwaltung von Meldungen, Steuer- und Sozialversicherungsthemen sowie Kommunikation mit Behörden und Krankenkassen
Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Sicherstellung der Aktualität und Genauigkeit der HiBob-Einträge
Bearbeitung von Mitarbeiter- und Führungskräfteanfragen über das Ticketing-System
Erstellung und Aktualisierung von Verträgen, Vorlagen und Prozessdokumentationen
Zusammenarbeit mit People, Finance und IT für eine reibungslose Employee Experience
Erkennen von Compliance-Problemen und Eskalation komplexer Fälle
Mitwirkung beim Jahresabschluss und Lohnsteuerjahresausgleich
Wir haben tolle Benefits
Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten
Kostenlose Nutzung der Hansefit-App
30 Urlaubstage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche
Flexible Arbeitszeiten & flexibler Arbeitsort
Nutzung der Babbel-App
JobRad-Leasing
Regelmäßige Teamevents
Was du mitbringen solltest, um bei uns erfolgreich zu sein...
Fundierte Erfahrung in der deutschen Lohn- und Gehaltsabrechnung, end to end — das ist der Kern dieser Rolle
Hands-on-Erfahrung mit DATEV — ohne DATEV-Kenntnisse ist diese Stelle kein Match
Praktische Erfahrung in der HR-Administration über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus
Erfahrung mit HiBob oder einem vergleichbaren HRIS
Solide Kenntnisse des deutschen Arbeitsrechts und der DSGVO-Anforderungen
Sorgfältiger Umgang mit Daten und ein ausgeprägtes Bewusstsein für Vertraulichkeit
Klare, wertschätzende Kommunikation — gegenüber Mitarbeitenden, Führungskräften und Kolleg: innen
Selbstständiges Arbeiten in einem dynamischen Umfeld und schnelle Einarbeitung in neue Tools
Sehr gute Deutschkenntnisse und fließende Englischkenntnisse
Dein Track Rekord:
Nachgewiesene Erfahrung in der eigenverantwortlichen Durchführung der deutschen Lohn- und Gehaltsabrechnung, einschließlich Steuer, Sozialversicherung und gesetzlicher Meldepflichten
Hands-on-Erfahrung mit DATEV — mindestens 2 Jahre
Nachgewiesene Erfahrung in der HR-Administration über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus, einschließlich Verträge, Onboarding, Änderungen und Offboarding
Nachweislich sorgfältige Pflege von Mitarbeiterdaten in einem HRIS
Erfahrung als direkte Anlaufstelle für HR-Fragen von Mitarbeitenden und Führungskräften
Hintergrund in einem mittelgroßen Unternehmen (idealerweise 400–1.200 Mitarbeitende), in dem du Payroll und HR-Prozesse eigenverantwortlich betreut hast
Dein Sprachprofil:
Deutsch: verhandlungssicher (Muttersprache oder gleichwertiges Niveau)
Englisch: Grundkenntnisse von Vorteil
Dein Kompetenzprofil:
Eigenverantwortung & Verlässlichkeit: Du lieferst pünktlich, kommunizierst Unklarheiten frühzeitig und übernimmst volle Verantwortung für deine Arbeit — Payroll und Personaldaten dulden keine Fehler.
Sorgfalt & Genauigkeit: Du pflegst Daten gewissenhaft, prüfst deine eigene Arbeit und hältst Unterlagen in allen Systemen sauber.
Serviceorientierung: Du weißt, dass hinter jedem Gehaltszettel und jedem Ticket ein Mensch steckt — und du reagierst mit Klarheit und Sorgfalt.
Veränderungsbereitschaft: Epassi befindet sich im aktiven Wandel. Du bist offen für neue Prozesse, neue Tools und wechselnde Prioritäten, ohne den Überblick zu verlieren.
Teamgeist: Du arbeitest gut über Teams und Märkte hinweg, teilst dein Wissen und unterstützt Kolleg: innen, wenn Vertretung gefragt ist.
Diskretion: Du gehst mit sensiblen Mitarbeiter- und Gehaltsdaten mit dem nötigen Urteilsvermögen und der erforderlichen Vertraulichkeit um.
Warum Du zu uns kommen solltest
Internationalität & Wachstum - als Teil der Epassi-Gruppe sind wir in über 10 Ländern aktiv und gestalten die Zukunft des Wellbeing mit derzeit mehr als 1.000 Mitarbeitenden europaweit
Individuelle Weiterentwicklung mit persönlichem Entwicklungsplan, jährlichem Weiterbildungsbudget sowie Zugang zu Coursera und Babbel für Deine Lernziele
Hansefit-App - Zugang zu einem deutschlandweiten Netzwerk von Wellbeing-Angeboten mit über 13.000 Sport- und Wellnesspartnern und mehr als 50 Sportarten
Onboarding lokal & international – Ob in Bremen, Hamburg, München oder remote – Dein Start bei uns ist durchdacht, begleitet und persönlich
Work Community: Moderne Büros in Bremen, Hamburg und München, die mit Getränken und frischem Obst ausgestattet sind sowie monatliches Office Lunch und regelmäßige Teamevents
Workation: Du hast Möglichkeit bis zu 4 Wochen im Jahr von einem beliebigen Ort in Europa zu arbeiten
Fahrrad-Leasing – JobRad für den Arbeitsweg oder privat
Urlaub: 30 Tage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche
Mentale Gesundheit ist uns wichtig: Du erhältst kostenlosen Zugang zu Auntie, einem professionellen Coaching-Service für mentale Gesundheit, der Dich im Alltag stärkt und Dir hilft, Resilienz, Klarheit und Balance zu finden
Über das Unternehmen
Hansefit ist Teil der Epassi Group und Pionier in den Bereichen Firmenfitness sowie für digitale Prävention zur Gesundheitsförderung für Unternehmen. Wir bieten unseren Kunden zusammen mit unserer digitalen Marke fitbase ganzheitliche BGM-Lösungen für die Herausforderungen dieser Zeit – denn wir sind davon überzeugt: Moderne Unternehmen brauchen gesunde und motivierte Teams.
Gründung Hansefit 2004Seitdem stehen wir für Firmenfitness in höchster Qualität und streben auch noch zwei Jahrzehnte später stets danach, das beste Produkt zu bieten, dass es am Markt gibt.
Schnell und innovativWir setzen in der Digitalisierung in allen Bereichen unserer Arbeit neue Maßstäbe für ein perfektes Produkt- und Serviceangebot. Unser Versprechen: Mit uns werden unsere Kunden produktiver, senken die Fehltage in ihren Unternehmen und werden attraktiver für Fachkräfte und junge Talente.
Höchste QualitätNur das Beste ist genug! Als dominierender Firmenfitness-Anbieter liefern wir unseren Kunden und Partnern die besten Lösungen am Markt und produzieren herausragende Ergebnisse, mit denen wir nachhaltig die Gesundheit unserer Mitglieder fördern.
#TeamperformerDie gemeinsame Leidenschaft hält uns zusammen. Wir wollen uns stets verbessern und hinzulernen. Stillstand ist für uns ein Fremdwort. Dabei belohnen wir Leistung und außergewöhnliche Erfolge.
Deborah Hankings-Evans | Kontaktperson
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