Mercury is the European leader in construction solutions.
We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.
We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.
At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.
Key Responsibilities of the Role:
- Administration: timesheet management, monitoring, and inputting hours on timesheets, compiling weekly and/or monthly timesheets for Payroll/site, liaising with site management/security regarding crew changes, missing swipes, etc. Reviewing the expenses of the team as the Business Unit Lead’s representative. Managing the smooth coordination between all stakeholders. Organising and maintaining data in spreadsheets, generating reports, organising paperwork and other related administrative duties as required.
- Office: controlling office supplies and consumables, placing orders to never run out of stock, in collaboration with the Procurement, Commercial and Logistics teams. Suggesting ideas to improve working environment, overseeing office space refurbishments and layout needs, ensuring all employees have an appropriate and pleasant environment to undertake their duties. Managing all office systems, procedures, and facilities to ensure the smooth running of the office.
- Reports: meticulously maintaining trackers of all kinds to be able to issue reports, statistics, trends, graphs, and charts. Attending meetings at the request of the Senior Management team, documenting minutes, and distributing them to all relevant parties.
- Onboarding: welcoming new hires and making sure communication before, during and after their recruitment is clear and thorough, informing newcomers of administrative requirements of their host city/country and helping them with their queries, introducing new employees to their team and explaining where to find the information they need regarding administration, the site team, or the company.
- IT: working with the IT team to ensure all IT supplies and hardware for the project are ordered on time, keeping track of the site’s IT stock, liaising with the IT team if equipment needs to be ordered or replacements are required; complying with company policies in terms of cybersecurity and data protection.
- Communication: facilitating communication between on-site teams and the project manager. Ensuring that information flows smoothly between all stakeholders. You will be the main person of contact between site and HR, Payroll, IT, Fleet. Assisting employees, management, and other departments on sensitive/commercial tasks within the business. Working in conjunction with HR to maintain office policies as necessary.
- Travel: ensuring employee travel request forms meet established criteria, flight/hotel reservations within established budgets and company/project policies. Archiving of all bookings according to the system put in place by the administrative team in order to provide reports to Senior Management. Liaising with the Fleet, Tool and Plant team for transport needs from accommodation to site.
- Properties: sourcing accommodations for employees for the duration of the project, maintaining excellent communication with property agents and owners, ensuring that the management of accommodations and transport is done in the most efficient and practical way in terms of time and costs, liaising with the Finance and Commercial teams to allocate costs, liaising with the Legal team for lease reviews and validation
- Innovation and Development: continually seeking out best practice and more efficient ways of working to enhance office and general business efficiency. Showing curiosity regarding the construction industry to be able to evolve within the company in other positions. Regularly undertaking trainings to develop skills and knowledge and promoting those trainings to other teammates.
- Event management: organizing monthly teambuilding activities in coordination with management and taking into account the project schedule and budget, organizing smaller and regular activities on site such as team breakfasts.
- Mental health and well-being: promoting mental health among the on-site workforce, i.e., awareness, support (willing to train to be a Mental Health First Aider), stigma reduction (open communication and encouraging seeking help when needed), resource referral (Mercury’s external Employee Assistance Programme).
- All other duties associated with this role.
Essential Criteria for the Role:
- Excellent working knowledge of the Microsoft Office suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint).
- Communication: strong written and verbal communication, conveying information clearly and effectively with various stakeholders and fostering a collaborative environment and teamwork.
- Capacity for processing high volume employee management/requests and tasks.
- Ability to work with confidential information in a professional and trustworthy manner, to respond to all enquiries effectively and professionally to the Senior Management team.
- Strong organisational skills to completing projects/tasks in a timely manner in a fast-paced, dynamic environment.
- Time management: prioritise tasks effectively and work within deadlines with little supervision.
- Ability to work on your own initiative, exercise good judgement when taking decisions, leading by example.
- Excellent interpersonal and intercultural communication and skills.
- Patience, attention to detail, adaptability, reactivity.
- Impeccable approach, sensibility, and diplomacy in terms of genders, origins, cultures, sexual orientations, or disabilities to promote an inclusive workplace with individuals from various backgrounds.
- Language: English C1/C2.
Desirable Criteria:
- Proven administrative experience in a busy office environment within the construction industry is highly desirable.
- Working knowledge of SAP.
- Other languages
The role is based on a construction site in Frankfurt, which may require outdoor work and exposure to construction site conditions.
This job may not be based in the Frankfurt area on a permanent basis. The candidate must be willing to travel as part of this position and be sent to another project in another country for the needs of another project.
Mercury is an equal opportunities employer.
Standortadministrator, Frankfurt
Mercury ist der europäische Marktführer für Baulösungen.
Wir realisieren und managen komplexe Ingenieur- und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen. Unsere Lösungen helfen dabei, Technologien und lebensverändernde Fortschritte bereitzustellen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen miteinander verbinden und ihnen die Möglichkeit geben, Unglaubliches zu erreichen. Unsere Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein. Ihre Entschlossenheit und ihr ausgeprägter Fokus ermöglichen es uns, immer wieder mit Sicherheit Ergebnisse zu liefern.
Wir setzen die Visionen unserer Kunden durch zukunftsweisende Baulösungen in verschiedenen Sektoren um, darunter Enterprise-Rechenzentren, Spitzentechnologie & Biowissenschaften, Hyperscale-Rechenzentren und Brandschutz.
Bei Mercury ist es unsere Pflicht, unsere Mitarbeiter zu ermutigen und zu unterstützen, damit sie ihre Vision von sich selbst verwirklichen können. Wir stellen sie in den Mittelpunkt unseres Handelns und bieten ihnen herausfordernde Möglichkeiten zur Weiterentwicklung in einem großartigen Team in einem unterstützenden Umfeld, das es ihnen ermöglicht, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.
Hauptverantwortlichkeiten der Stelle:
- Administration: Zeiterfassung, Überwachung und Eingabe der Arbeitsstunden in die Stundenzettel, Zusammenstellung wöchentlicher und/oder monatlicher Stundenzettel für die Lohnbuchhaltung/den Standort, Kommunikation mit der Standortleitung/dem Sicherheitsdienst bezüglich Personalwechseln, fehlenden Stempelkarten usw. Überprüfung der Ausgaben des Teams als Vertreter des Geschäftsbereichsleiters. Die reibungslose Koordination zwischen allen Beteiligten sicherstellen. Organisation und Pflege von Daten in Tabellenkalkulationen, Erstellung von Berichten, Organisation von Unterlagen und andere damit verbundene administrative Aufgaben nach Bedarf.
- Büro: Kontrolle des Bürobedarfs und der Verbrauchsmaterialien, Bestellung von Nachschub, um Engpässe zu vermeiden, in Zusammenarbeit mit den Teams für Einkauf, Vertrieb und Logistik. Vorschläge zur Verbesserung des Arbeitsumfelds einbringen, Renovierungen und Umgestaltungen von Büroräumen überwachen und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ein angemessenes und angenehmes Umfeld für die Erfüllung ihrer Aufgaben haben. Verwaltung aller Bürosysteme, -prozesse und -einrichtungen, um einen reibungslosen Büroablauf zu gewährleisten.
- Berichte: Sorgfältige Pflege von Tracking-Tools aller Art, um Berichte, Statistiken, Trends, Grafiken und Diagramme erstellen zu können. Teilnahme an Besprechungen auf Wunsch des Senior Management Teams, Protokollführung und Weiterleitung der Protokolle an alle relevanten Parteien.
- Onboarding: Begrüßung neuer Mitarbeiter und Sicherstellung einer klaren und umfassenden Kommunikation vor, während und nach ihrer Einstellung; Information der Neuankömmlinge über die administrativen Anforderungen ihrer Gaststadt/ihres Gastlandes und Unterstützung bei ihren Fragen; Vorstellung der neuen Mitarbeiter in ihrem Team und Erläuterung, wo sie die benötigten Informationen zur Verwaltung, zum Standortteam oder zum Unternehmen finden können.
- IT: Zusammenarbeit mit dem IT-Team, um sicherzustellen, dass alle IT-Artikel und Hardware für das Projekt rechtzeitig bestellt werden; Überwachung des IT-Bestands am Standort; Kontaktaufnahme mit dem IT-Team, falls Geräte bestellt oder Ersatzteile benötigt werden; Einhaltung der Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Cybersicherheit und Datenschutz.
- Kommunikation: Erleichterung der Kommunikation zwischen den Teams vor Ort und dem Projektmanager. Sicherstellen, dass der Informationsfluss zwischen allen Beteiligten reibungslos verläuft. Sie werden die Hauptansprechperson zwischen Standort und Personalabteilung, Gehaltsabrechnung, IT und Fuhrpark sein. Unterstützung von Mitarbeitern, Management und anderen Abteilungen bei sensiblen/kommerziellen Aufgaben innerhalb des Unternehmens. In Zusammenarbeit mit der Personalabteilung die Bürorichtlinien bei Bedarf auf dem neuesten Stand halten.
- Reise: Sicherstellen, dass die Reiseanträge der Mitarbeiter den festgelegten Kriterien entsprechen, Flug-/Hotelreservierungen im Rahmen der festgelegten Budgets und Unternehmens-/Projektrichtlinien erfolgen. Archivierung aller Buchungen gemäß dem vom Verwaltungsteam eingerichteten System, um Berichte für die Geschäftsleitung erstellen zu können. Abstimmung mit dem Fuhrpark-, Werkzeug- und Anlagenteam bezüglich des Transportbedarfs von der Unterkunft zur Baustelle.
- Immobilien: Beschaffung von Unterkünften für Mitarbeiter während der gesamten Projektlaufzeit, enge Kommunikation mit Immobilienmaklern und Eigentümern, effiziente und kostengünstige Organisation von Unterkünften und Transport, Abstimmung mit den Abteilungen Finanzen und Vertrieb zur Kostenverteilung, Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung zur Prüfung und Validierung von Mietverträgen.
- Innovation und Entwicklung: Wir suchen ständig nach Best Practices und effizienteren Arbeitsweisen, um die Effizienz im Büro und im gesamten Unternehmen zu steigern. Interesse an der Baubranche zeigen, um sich innerhalb des Unternehmens in andere Positionen weiterentwickeln zu können. Regelmäßige Teilnahme an Schulungen zur Weiterentwicklung von Fähigkeiten und Kenntnissen sowie Weitergabe dieser Schulungen an andere Teammitglieder.
- Eventmanagement: Organisation monatlicher Teambuilding-Aktivitäten in Abstimmung mit dem Management unter Berücksichtigung des Projektzeitplans und des Budgets, Organisation kleinerer und regelmäßiger Aktivitäten vor Ort wie z. B. Teamfrühstücke.
- Psychische Gesundheit und Wohlbefinden: Förderung der psychischen Gesundheit der Mitarbeiter vor Ort, z. B. durch Sensibilisierung, Unterstützung (Bereitschaft zur Ausbildung als Ersthelfer für psychische Gesundheit), Abbau von Stigmatisierung (offene Kommunikation und Ermutigung, bei Bedarf Hilfe zu suchen), Weiterleitung an Ressourcen (externes Mitarbeiterhilfsprogramm von Mercury).
- Alle weiteren mit dieser Position verbundenen Aufgaben.
Wesentliche Kriterien für die Stelle:
- Hervorragende Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint).
- Kommunikation: Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, um Informationen klar und effektiv an verschiedene Interessengruppen zu vermitteln und ein kollaboratives Umfeld sowie Teamarbeit zu fördern.
- Kapazität zur Bearbeitung eines hohen Aufkommens an Mitarbeiterverwaltungs-/Anfrage- und Aufgabenanforderungen.
- Die Fähigkeit, mit vertraulichen Informationen professionell und vertrauenswürdig umzugehen und alle Anfragen des Senior Management Teams effektiv und professionell zu beantworten.
- Starke Organisationsfähigkeiten, um Projekte/Aufgaben in einem schnelllebigen, dynamischen Umfeld termingerecht abzuschließen.
- Zeitmanagement: Aufgaben effektiv priorisieren und innerhalb von Fristen mit wenig Aufsicht arbeiten.
- Die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, bei Entscheidungen ein gutes Urteilsvermögen zu beweisen und mit gutem Beispiel voranzugehen.
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche und interkulturelle Kommunikationsfähigkeiten.
- Geduld, Liebe zum Detail, Anpassungsfähigkeit, Reaktionsfähigkeit.
- Tadelloses Einfühlungsvermögen und diplomatisches Geschick im Umgang mit Geschlecht, Herkunft, Kultur, sexueller Orientierung oder Behinderung, um ein inklusives Arbeitsumfeld für Menschen unterschiedlicher Herkunft zu fördern.
- Sprache: Englisch C1/C2.
Wünschenswerte Kriterien:
- Fundierte administrative Erfahrung in einem geschäftigen Büroumfeld innerhalb der Bauindustrie ist sehr erwünscht.
- Praktische SAP-Kenntnisse.
- Andere Sprachen
Die Stelle befindet sich auf einer Baustelle in Frankfurt und kann Arbeiten im Freien sowie den Umgang mit Baustellenbedingungen erfordern.
Diese Stelle ist möglicherweise nicht dauerhaft im Raum Frankfurt angesiedelt. Der Kandidat muss bereit sein, im Rahmen dieser Tätigkeit zu reisen und für die Erfordernisse eines anderen Projekts in ein anderes Land entsandt zu werden.
Mercury ist ein Arbeitgeber für Chancengleichheit.
