Verwaltungsfachkraft (m/w/d) in der Kinder- und Jugendhilfe
Standort: Bremen Gröpelingen
Anstellungsart: Vollzeit oder Teilzeit
Ab sofort/Zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Wer sind wir?
Wir von Wildfang Plus stehen für Vielfalt, Akzeptanz und ein respektvolles Miteinander. Als innovativer Träger der Kinder- und Jugendhilfe begleiten wir junge Menschen in herausfordernden Lebenslagen mit Haltung, Herz und hoher Fachlichkeit. Hinter unserer pädagogischen Arbeit steht ein starkes Verwaltungsteam in unserer Bremer Zentrale (Haus Papillon), das den Überblick behält und dafür sorgt, dass im Hintergrund alle Fäden zusammenlaufen.
Um unsere pädagogische Gesamtleitung und die Fachbereichsleitungen bestmöglich zu entlasten, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein organisatorisches Talent wie Dich!
Das erwartet Dich bei uns:
- Zentrale Anlaufstelle & Empfang: Du bist die professionelle und freundliche Stimme am Telefon, empfängst Gäste, Bewerber sowie Partner in unserer Bremer Verwaltungsstelle und steuerst den Postein- und -ausgang.
- Büroorganisation & Dokumentation: Du betreust die physische und digitale Ablage unserer Verwaltung in Bremen, pflegst interne Listen (z. B. Rufbereitschaftslisten) und kümmerst Dich um das Termin- und Raummanagement im Haus Papillon.
- Personaladministration & Onboarding: Du unterstützt bei der Pflege der Personalakten, betreust unsere Talent-Accounts/Tracking-Tabellen, richtest Dienst-E-Mails/Accounts für neue Kolleg:innen ein und erstellst Mitarbeitendenausweise.
- Spezifische Jugendhilfe-Verwaltung: Du unterstützt bei der Kontrolle und Pflege der Koju-Datenbank (Stammdaten von Klienten & Betreuungskräften), pflegst Belegungslisten und achtest auf die Einhaltung von Archivierungs- und Löschfristen.
- Material- & Gebäudeverwaltung: Du organisierst Büromaterialien, verwaltest technische Geräte sowie das Rufbereitschaftshandy, führst die Verwaltungskasse und koordinierst Handwerkertermine im Haus Papillon.
- Organisation von Inhouse-Schulungen: Du fragst passgenaue Fortbildungsangebote bei externen Institutionen an, legst diese der pädagogischen Gesamtleitung vor und übernahmst die komplette Organisation (Termin- & Teilnehmerkoordination, Caterer-Bestellung sowie die herzliche Betreuung der Dozent:innen vor Ort in Bremen).
- Kassenführung & Zuarbeit: Du führst die Portokasse/Verwaltungskasse sorgfältig und arbeitest der Hauptverwaltung in Bothel zu.
Das bringst Du mit:
- Ausbildung: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Erfahrung: Erste Berufserfahrung im Sekretariat oder der Verwaltung – idealerweise bei einem sozialen Träger oder im öffentlichen Sektor (kein Muss).
- IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook).
- Persönlichkeit: Du besitzt Organisationstalent, denkst mit und arbeitest präzise sowie selbstständig.
- Haltung & Werte: Du agierst stets diskret, empathisch und lösungsorientiert. Das Motto „Wir halten den Pädagogen den Rücken frei“ lebst Du mit Begeisterung.
- Sprache: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
Das bieten wir Dir:
- Sinnstiftende Arbeit: Eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem dynamischen, wertschätzenden Umfeld, in dem Deine Arbeit direkt den jungen Menschen zugutekommt.
- Verlässliche Arbeitszeiten: Geregelte Arbeitszeiten ohne Schicht- oder Wochenenddienste für eine hervorragende Work-Life-Balance.
- Starkes Team: Ein kollegiales, aufgeschlossenes Arbeitsklima mit flachen Hierarchien und einer Open-Door-Kultur.
- Einarbeitung & Fortbildung: Eine strukturierte Einarbeitung an der Seite erfahrener Kollegen sowie Möglichkeiten zur individuellen Weiterbildung.
- Faire Rahmenbedingungen: Attraktive Vergütung, ein moderner Arbeitsplatz
Klingt nach Deiner neuen Herausforderung?
Dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen!
Sende uns Deine Bewerbung (Lebenslauf und kurze Anschreiben/Zeugnisse) ganz einfach direkt hier über Indeed oder per E-Mail an:
E-Mail: [email protected]
Website: www.wildfangplus.de
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Kostenloser Parkplatz
Ausbildung:
- Lehre/Ausbildung (Erforderlich)
Berufserfahrung:
- Bürotätigkeiten: 1 Jahr (Erforderlich)
Arbeitsort: Vor Ort
