Stellenbeschreibung
Wir suchen eine freundliche, engagierte Mitarbeiterin (m/w/d) zur Verstärkung unseres Teams. In dieser Position sind Sie verantwortlich für den Empfang und die effiziente Abwicklung der dort anfallenden Aufgaben.
Sie tragen dazu bei, einen reibungslosen Ablauf aller Termine sowie der Post-, Telefon- und elektronischen Kommunikation sicherzustellen und unterstützen bei administrativen sowie operativen Tätigkeiten. Ihre Einsatzbereitschaft und Ihr Organisationstalent machen Sie zu einer wertvollen Ergänzung unseres Teams.
Aufgaben
- persönlicher Empfang von Mandanten samt Abklärung offener Punkte und Anforderung fehlender Dokumente
- Entgegennahme von Telefonaten
- Bearbeitung von Posteingang, Postausgang, Verwaltung des E-Mail-Accounts,
- Digitalisierung von Urkunden und Dokumenten nebst Aktenzuweisung
- eigenverantwortliche Abwicklung aller Unterschriftsbeglaubigungen nebst Abrechnung
- Unterstützung bei sonstigen administrativen Tätigkeiten und Büroorganisation
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Dokumentationen
Qualifikationen
- Abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Bereich Praxismanagement, Büroorganisation, Front-Office-Management oder Empfang wünschenswert
- Gute Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel) und Outlook sowie Erfahrung in weiteren Datenmanagement-Softwareprogrammen
- Englisch-Kenntnisse
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Teamgeist
- Selbstständige Arbeitsweise und hohe Zuverlässigkeit
- Bereitschaft, sich in neue Aufgabenfelder und notarspezifische Softwareprogramme einzuarbeiten
Sonstiges
Sie sollten über einwandfreie Umgangsformen, eine hohe Kommunikationsfähigkeit und Organisationstalent verfügen und technisches Verständnis für moderne Bürokommunikation und andere IT-Anwendungen mitbringen.
Auch branchenfremde Quereinsteiger mit entsprechender Berufserfahrung sind uns willkommen.
Wir bieten eine langfristige Beschäftigung in einem freundlichen, kollegialen Team
bei hoher Arbeitsplatzsicherheit.
Die Vergütung hängt von den Qualifikationen und Vorerfahrungen ab.
Gehalt: 17,50€ - 22,00€ pro Stunde
Leistungen:
Arbeitsort: Vor Ort
